Kauffrau / Kaufmann Büromanagement (m/w/d) – Auftragsabwicklung & Rechnungswesen in Teilzeit / Vollzeit in Bochum

Kauffrau / Kaufmann Büromanagement (m/w/d) – Auftragsabwicklung & Rechnungswesen in Teilzeit / Vollzeit in Bochum

Wir sind die KEVOX GmbH, ein familiengeführtes Software-Unternehmen aus Bochum. KEVOX ist das digitale Klemmbrett für Prüfungen, Wartungen und Dokumentationspflichten. Wir helfen seit 2010 Unternehmen, aus der Papierwelt in die Gegenwart zu kommen und machen sie damit sicherer.

Deine Mission: Als Kauffrau / Kaufmann im Büromanagement (m/w/d) verantwortest du unser laufendes Rechnungswesen und die Auftragsabwicklung unserer Kunden. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und dem Vertrieb zusammen.Diese Stelle ist als Teilzeit gedacht, ideal sind 20 bis 25 Wochenstunden. Wenn du auf Vollzeit aufstocken möchtest, kommen weitere kaufmännische Aufgaben dazu. Sag uns in deiner Bewerbung, welches Modell zu dir passt, und wir finden die passende Lösung.

Deine Aufgaben

• Auftragsabwicklung: Du legst Neukundenverträge digital an, verlängerst Bestandsverträge proaktiv und passt Lizenzen bei Änderungen an. Unsere digitalen Systeme geben dir dafür klare Struktur: du pflegst Stammdaten und Kundenkonten laufend im ERP.
• Rechnungswesen: Du erstellst Rechnungen termingerecht, buchst Zahlungseingänge und hast offene Posten wöchentlich im Blick. Mahnwesen und Monatsabschluss laufen zuverlässig über dich.
• Kundenkommunikation: Bei Rückfragen zu Rechnungen bist du per E-Mail und Telefon die erste Anlaufstelle. Du gibst klare, verbindliche Antworten und holst unterschiedliche Gesprächspartner passend ab.
• Freiraum & Verantwortung: Du arbeitest eigenständig, setzt deine beiden Kernbereiche direkt um und entwickelst gemeinsam mit dem Team bestehende Abläufe kontinuierlich weiter.

Dein Profil

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Rechnungswesen, in der Auftragsabwicklung, im Vertrieb oder einer vergleichbaren kaufmännischen Position
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit Excel: Tabellen, Filter, einfache Formeln gehören für dich zum Alltag
• Du arbeitest strukturiert, priorisierst eigenständig und bringst Themen zuverlässig zu Ende, auch wenn sich Anforderungen zwischendurch ändern
• Du formulierst schriftlich klar und verbindlich, gerade in der Rechnungs- und Kundenkorrespondenz, und beherrschst Deutsch verhandlungssicher.
• Nice-to-have: Sicherer Umgang mit einer Rechnungs- oder Buchhaltungslösung (z. B. Lexware, DATEV, sevDesk)
• Zur Teilzeit: Idealerweise arbeitest du an fünf Tagen mit Schwerpunkt am Vormittag. Wie genau das final ausgelegt wird, besprechen wir gemeinsam.

Wichtig: Wenn du heute noch nicht alles davon erfüllst, aber weißt, dass das genau der Job ist, den du machen willst – dann melde dich trotzdem!

Deine Benefits

• Verantwortung mit echtem Impact: Du verantwortest kaufmännische Kernprozesse in einem wachsenden Softwareunternehmen. Und das mit direktem Einfluss auf Qualität und Kundenzufriedenheit.
• Planbare Vormittage in Teilzeit: Die präferierte Lage am Vormittag lässt dir den Nachmittag (ab ca. 14 Uhr) frei und ist somit gut planbar.
• Mitgestalten statt ausführen: Bei uns zählt die Idee, nicht der Titel. Du bringst Verbesserungen ein und siehst, was daraus wird.
• Onboarding: Strukturiertes Onboarding mit transparenter Einarbeitung, Buddy und Mentor an deiner Seite und regelmäßigen Feedbackterminen mit klaren Erwartungen.
• Attraktiver Standort in Bochum: Büro mit Aussicht über das Ruhrgebiet im Exzenterhaus Bochum – direkte Anbindung an Nah- und Fernverkehr (U-Bahn unter dem Haus, Bochumer Hauptbahnhof vor der Tür).
• Nachhaltig unterwegs: Wir bezuschussen dein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr.
• Flexibilität & Freizeit im Einklang: Flexible Arbeitszeit in Vollzeit & 30 Tage Urlaub (inkl. Jokertage)
• Weitere Benefits: Mitarbeiterrabatte für Shopping und Freizeit, flache Hierarchien, regelmäßige Feelgood-Meetings und Feedback-Gespräche sowie Team-Events.

Deine Einarbeitung

Als neues Mitglied im Team möchtest du schnell auf Flughöhe kommen. Dafür bringen wir dir alles über unsere Software und Prozesse bei. In den ersten zwei Wochen besteht dein persönlicher Onboardingplan unter anderem aus den folgenden Themen:

• Täglicher Austausch mit deinem Mentor und deinem Buddy
• Die Online-Schulungen in der KEVOX Academy ansehen
• Dich mit unserem KEVOX-Wiki vertraut machen und einen Überblick erhalten
• Interne Schulungen zu den verschiedensten Systemen und Prozessen rund um deine Rolle erhalten