Sachbearbeitung Rechnungswesen & Vertragsmanagement (m/w/d) - Büromanagement

Wir sind KEVOX, ein familiengeführtes Software-Unternehmen aus Bochum. KEVOX ist das digitale Klemmbrett für Prüfungen, Wartungen und Dokumentationspflichten. Wir helfen seit 2010 Unternehmen, aus der Papierwelt in die Gegenwart zu kommen und machen sie damit sicherer. Bei uns trägt deine Arbeit direkt dazu bei, dass KEVOX zuverlässig wächst. Du verantwortest die kaufmännischen Prozesse, auf die das gesamte Unternehmen täglich baut - in Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Stunden pro Woche.

Deine Mission: Als Sachbearbeiter Rechnungswesen & Vertragsmanagement (m/w/d) verantwortest du zwei Kernbereiche eigenständig: das laufende Rechnungswesen und das vollständige Vertragsmanagement unserer Kundenbasis. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und dem Vertrieb zusammen, mit kurzen Wegen, direkter Abstimmung und echter Wirkung.

Deine Aufgaben:

• Rechnungswesen: Du erstellst Rechnungen für Bestands- und Neukunden, buchst Zahlungseingänge und hast offene Posten wöchentlich im Blick. Mahnwesen und Monatsabschluss steuerst du eigenständig.
• Vertragsmanagement: Du legst digital Neukundenverträge an, verlängerst Bestandsverträge proaktiv und passt Lizenzen bei Änderungen an. Stammdaten und Kundenkonten pflegst du laufend im ERP. Dabei entwickelst du ein gutes Gespür dafür, wie unsere Prozesse noch besser werden können, und bringst das aktiv ein.
• Kundenkommunikation: Du bist per E-Mail und Telefon Ansprechperson für Kunden bei Rückfragen zu Rechnungen und Verträgen. Du kommunizierst freundlich, klar und lösungsorientiert und weißt, wie du unterschiedliche Gesprächspartner gut abholst.

Dein Profil:

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Rechnungswesen, in der Vertragsadministration oder einer vergleichbaren kaufmännischen Position
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Sicherer Umgang mit mindestens einer Rechnungs- oder Buchhaltungslösung (z. B. Lexware, DATEV, sevDesk)
• Sehr sicherer Umgang mit Excel: Tabellen, Filter, einfache Formeln gehören für dich zum Alltag
• Du arbeitest strukturiert, erkennst eigenständig Prioritäten und erledigst offene Punkte zuverlässig
• Du kommunizierst schriftlich auf sehr hohem Niveau und beherrscht Deutsch auf Muttersprachenniveau
• Nice-to-have: Du hast bereits Verträge geprüft oder angelegt

Deine Benefits:

• Abwechslung statt Monotonie: Dein Aufgabenbereich verbindet Rechnungswesen und Vertragsmanagement. Also kein reiner Zahlenjob, sondern eine Rolle mit Breite und echtem Kundenkontakt.
• Kurze Entscheidungswege: Du arbeitest direkt mit Geschäftsführung, Vertrieb und Support zusammen.
• Teilzeit und Vollzeit zwischen 30 - 38 Stunden möglich: wir besprechen deinen Einstieg gemeinsam.
• Strukturiertes Onboarding: Transparente und individuelle Einarbeitung, Buddy und Mentor an deiner Seite und regelmäßige Feedbacktermine.
• Attraktiver Standort in Bochum: Büro mit Aussicht über das Ruhrgebiet im Exzenterhaus Bochum – direkte Anbindung an Nah- und Fernverkehr (U-Bahn unter dem Haus, Bochumer Hauptbahnhof vor der Tür).
• Nachhaltig unterwegs: Wir bezuschussen dein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr.
• Flexibilität & Freizeit im Einklang: 38‑Stunden‑Woche in Vollzeit & 30 Tage Urlaub (inkl. Jokertage), kurzer sowie optionaler Remote‑Arbeitstag am Freitag.
• Weitere Benefits: Mitarbeiterrabatte für Shopping & Freizeit, flache Hierarchien, regelmäßige Feelgood‑Meetings und Feedback‑Gespräche, sowie tolle Team‑Events.