Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Büromanagement & Projekte in Teilzeit oder Vollzeit in Bochum

Wir sind die KEVOX GmbH, ein familiengeführtes Software-Unternehmen aus Bochum. KEVOX ist das digitale Klemmbrett für Prüfungen, Wartungen und Dokumentationspflichten. Wir helfen seit 2010 Unternehmen, aus der Papierwelt in die Gegenwart zu kommen und machen sie damit sicherer.

Deine Mission: Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) unterstützt du unsere beiden Geschäftsführer bei ihren administrativen Themen und arbeitest ihnen in Projekten aus allen Unternehmensbereichen zu. Du bist nah dran an den Entscheidungen, bekommst Einblick in verschiedene Bereiche und sorgst im Hintergrund dafür, dass im Büroalltag vieles reibungslos läuft. Die Stelle gibt es in Teilzeit ab 20 Wochenstunden oder in Vollzeit. Mit mehr Stunden übernimmst du mehr Projekte und mehr Verantwortung.

Deine Aufgaben

• Assistenz & Office: Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Terminorganisation, das Info-Postfach, Bestellungen und Einkauf laufen über dich. Du arbeitest eigenständig und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles verlässlich seinen Gang geht.
• Projektzuarbeit: Du arbeitest den Geschäftsführern bei Projekten aus ihren Unternehmensbereichen zu und bekommst so Einblick in ganz unterschiedliche Themen. Mal unterstützt du bei einer internen Auswertung im Vertrieb, mal übernimmst du ein eigenes Projekt mit viel Gestaltungsspielraum.
• Messen & Veranstaltungen: Du wirkst bei der Organisation von Live-Messen und Branchenveranstaltungen mit, zum Beispiel der FeuerTrutz, und pflegst Partnerschaften mit Anbietern wie WEKA. Zudem unterstützt du bei der Planung und Umsetzung von Team Events. Von der Vorbereitung bis zum Tag vor Ort sorgst du dafür, dass die Abläufe stehen.
• Systeme & Dokumentation: Du pflegst Daten, dokumentierst im internen KEVOX-Wiki und überarbeitest unsere Materialien. So bleibt das Wissen im Unternehmen auffindbar und aktuell für alle Mitglieder.

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Du arbeitest strukturiert, priorisierst eigenständig und bringst Themen zuverlässig zu Ende, auch wenn sich Anforderungen zwischendurch ändern.
• Du bringst Drive und Ehrgeiz mit und hast Lust auf die Abwechslung, die eine Assistenzrolle ausmacht.
• Du gehst diskret und vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um.
• Sicherer Umgang mit Excel: Tabellen, Filter, einfache Formeln gehören für dich zum Alltag.
• Du kommunizierst schriftlich auf sehr hohem Niveau und beherrschst Deutsch auf Muttersprachenniveau
• Zur Arbeitszeit in Teilzeit: Idealerweise arbeitest du an fünf Tagen mit Schwerpunkt am Vormittag. Wie genau das final ausgelegt wird, besprechen wir gemeinsam.

Wichtig: Wenn du heute noch nicht alles davon erfüllst, aber weißt, dass das genau der Job ist, den du machen willst – dann melde dich trotzdem!

Deine Benefits

• Einblick in alle Bereiche: Vom Vertrieb über den Einkauf bis zu Messen und internen Projekten. Kaum eine Rolle bei KEVOX zeigt dir das Unternehmen so vollständig wie diese.
• Verantwortung mit echtem Impact: Du verantwortest kaufmännische Kernprozesse in einem wachsenden Softwareunternehmen. Und das mit direktem Einfluss auf Qualität und Kundenzufriedenheit.
• Planbare Vormittage: Die präferierte Lage am Vormittag lässt dir den Nachmittag (ab ca. 14 Uhr) frei und ist somit gut planbar, egal ob für Familie, Weiterbildung oder anderes.
• Mitgestalten statt ausführen: Bei uns zählt die Idee, nicht der Titel. Du bringst Verbesserungen ein und siehst, was daraus wird.
• Onboarding: Strukturiertes Onboarding mit transparenter Einarbeitung, Buddy und Mentor an deiner Seite und regelmäßigen Feedbackterminen mit klaren Erwartungen.
• Attraktiver Standort in Bochum: Büro mit Aussicht über das Ruhrgebiet im Exzenterhaus Bochum – direkte Anbindung an Nah- und Fernverkehr (U-Bahn unter dem Haus, Bochumer Hauptbahnhof vor der Tür).
• Nachhaltig unterwegs: Wir bezuschussen dein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr.
• Flexibilität & Freizeit im Einklang: Flexible Arbeitszeit in Vollzeit & 30 Tage Urlaub (inkl. Jokertage)
• Weitere Benefits: Mitarbeiterrabatte für Shopping und Freizeit, flache Hierarchien, regelmäßige Feelgood-Meetings und Feedback-Gespräche sowie Team-Events.

Unser Bewerbungsprozess

1. Bewerbung: Bewirb dich direkt online und schicke mir deinen aussagekräftigen Lebenslauf

2. Digitales Kennenlerngespräch: Im nächsten Schritt gibt es einen digitalen Austausch von ca. 30 Minuten

3. Persönliches Gespräch vor Ort: Danach treffen wir uns in Person in unserem Office im Exzenterhaus Bochum für ein persönliches Gespräch

4. Entscheidung: Du erhältst zeitnah eine Rückmeldung von uns

Bei Fragen vorab kannst du dich gerne telefonisch oder per Mail an mich wenden:

Emilia Müller

+49 234 60609997

jobs@kevox.de

Du möchtest wechseln? Das bleibt unter uns!

Falls du dich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befindest, sichern wir dir natürlich höchste Vertraulichkeit deiner Bewerbung zu. Telefoninterviews und Vorstellungsgespräche, gerne auch nach deinem Feierabend.

Deine Einarbeitung

Als neues Mitglied im Team möchtest du schnell auf Flughöhe kommen. Dafür bringen wir dir alles über unsere Software und Prozesse bei. In den ersten zwei Wochen besteht dein persönlicher Onboardingplan unter anderem aus den folgenden Themen:

• Täglicher Austausch mit deinem Mentor und deinem Buddy
• Die Online-Schulungen in der KEVOX Academy ansehen
• Dich mit unserem KEVOX-Wiki vertraut machen und einen Überblick erhalten
• Interne Schulungen zu den verschiedensten Systemen und Prozessen rund um deine Rolle erhalten