Office & Operations Manager (m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent, denkst gerne einen Schritt voraus und hast Freude daran, unterschiedliche Themen zusammenzubringen? Du möchtest nicht nur administrative Aufgaben bearbeiten, sondern Verantwortung für interne Abläufe übernehmen, Prozesse verbessern und dafür sorgen, dass im Hintergrund eines Unternehmens alles zuverlässig funktioniert?

Als Office & Operations Manager (m/w/d) übernimmst du eine zentrale Rolle in unserer internen Organisation. Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung und dem gesamten KFP-Team zusammen und sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Prozesse reibungslos laufen.

Dabei ist dein Aufgabenbereich bewusst vielseitig: Von Finance und Controlling über Office Management und Management Support bis hin zu People, Marketing und Sales Operations. Gleichzeitig erhältst du den Freiraum, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.

Deine Verantwortungsbereiche

• Du stellst sicher, dass unser operatives Tagesgeschäft funktioniert und unsere Mitarbeitenden die organisatorischen Rahmenbedingungen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Organisation der laufenden Büro- und Unternehmensbedarfe – von IT-Equipment und Verbrauchsmaterialien bis hin zu weiteren Beschaffungen.
• Koordination unseres Standort- und Fuhrparkmanagements sowie die Abstimmung mit externen Dienstleistern und Ansprechpartnern.
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen, Lizenzen und relevanten Unternehmensunterlagen.
• Organisation und Pflege unserer Dokumentenablage sowie Koordination des internen Aufgabenmanagements.
• Unterstützung bei der Koordination unserer Partner und weiterer administrativer Themen.

Du unterstützt und koordinierst unsere laufenden kaufmännischen Prozesse und sorgst gemeinsam mit der Geschäftsführung für transparente und verlässliche Abläufe.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen sowie Überwachung offener Rechnungen und Posten.
• Koordination und Bearbeitung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen.
• Unterstützung bei Kapazitäts- und Umsatzplanung sowie bei weiteren kaufmännischen Auswertungen.
• Pflege und Verwaltung kaufmännischer Projekt- und Abrechnungsdaten.
• Reise- und Eventmanagement.

Du koordinierst Reisen, interne Veranstaltungen und externe Termine und stellst sicher, dass organisatorisch alles vorbereitet ist.

Deine Aufgaben umfassen:

• Reiseplanung für unsere Mitarbeitenden inklusive Hotelbuchungen und Vorbereitung der Reisekostens.
• Selbstständige Recherche und Bewertung potenziell relevanter Messen, Tagungen und Veranstaltungen.
• Organisation und Durchführung eigener KFP-Veranstaltungen.

Du unterstützt unsere Marketing- und Vertriebsaktivitäten organisatorisch und sorgst dafür, dass Themen konsequent weiterverfolgt werden.

Deine Aufgaben umfassen unter anderem:

• Koordination unserer LinkedIn-Aktivitäten sowie Betreuung des KFP LinkedIn Accounts.
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Marketingmaßnahmen sowie Pflege unserer Design Standards.
• Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Pitches und Präsentationen.
• Pflege von Kunden- und Opportunity-Daten sowie Nachverfolgung offener Angebote.
• Unterstützung bei der Recherche und Analyse potenzieller Kunden.

Das solltest du mitbringen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Bereich Office Management, Business Operations, kaufmännische Administration oder einer vergleichbaren Position.
• Ein gutes kaufmännisches Verständnis.
• Proaktivität im Tagesgeschäft und eine selbstständige Arbeitsweise.
• Erfahrung mit Rechnungsstellung, vorbereitender Buchhaltung und kaufmännischen Abläufen.
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitswerkzeugen.
• Eine sehr strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren und sinnvoll zu priorisieren.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse.
• Eine klare und professionelle Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Partnern und externen Dienstleistern.

Das bieten wir:

• Work-Life-Balance: Zeit für Familie, Freunde und deine Hobbies dank Gleitzeit 35h, der Möglichkeit von Homeoffice und 30 Urlaubstagen.
• Entwicklung: Raum für eigene Ideen und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, Lernen und Vorankommen im Team durch vielfältige Aufgaben.
• Arbeitsplatz: sehr gut ausgestattete Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen, aktuelle Hard- und Software.
• Büro: Zentral liegendes Büro im Herzen von Traunstein mit festen Parkmöglichkeiten und vielen Mittagsangeboten.
• Arbeitsklima: Bei uns sind wir stets per Du und arbeiten auf Augenhöhe. Flache Hierarchien, kurze Kommunikationswege und ein kollegiales Miteinander sorgen für eine offene und unkomplizierte Zusammenarbeit.
• Gewinnbeteiligung: Dein Beitrag zu unserem gemeinsamen Erfolg zahlt sich aus – du profitierst von einer jährlichen Beteiligung am Unternehmenserfolg.