Auf einen Blick
- Aufgaben: Strukturieren und organisieren Sie die Familienorganisation in einem anspruchsvollen Umfeld.
- Unternehmen: Unternehmerfamilie in Düsseldorf mit einem Fokus auf Diskretion und Professionalität.
- Vorteile: Gestaltungsspielraum, Verantwortung und die Möglichkeit, in einem exklusiven Umfeld zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Diskretion und Loyalität sind entscheidend für diese Rolle.
- Warum dieser Job: Seien Sie Teil einer einzigartigen Vertrauensposition und gestalten Sie die Zukunft der Familienorganisation.
- Qualifikationen: Erfahrung in Executive Assistance und sehr gute MS Office-Kenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Unser Mandat ist eine Unternehmerfamilie in Düsseldorf. In ihrem direkten Umfeld entsteht eine neu geschaffene Vertrauensposition mit besonderer Nähe zu familiären Organisations-, Kommunikations- und Entscheidungsprozessen. Gesucht wird keine klassische Assistenz, sondern eine absolut diskrete Persönlichkeit, die organisatorische Exzellenz und inhaltliches Mit- und Vorausdenken verbindet und eine professionelle Familienorganisation unterstützt und gestaltet.
Für diese Aufgabe suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als exklusive Gestaltungs- und Vertrauensposition im Umfeld einer Unternehmerfamilie in Düsseldorf.
Ihre Aufgaben:
- Sie schaffen Struktur, Verbindlichkeit und Überblick in einem anspruchsvollen, sensiblen Umfeld und entwickeln die Familienorganisation operativ wie organisatorisch weiter.
- Aufbau und Professionalisierung administrativer Abläufe, Standards sowie Dokumenten-, Ablage- und Informationsstrukturen.
- Organisation, Vor- und Nachbereitung vertraulicher Sitzungen einschließlich Agenden, Unterlagen, Protokollen sowie Aufgaben- und Fristennachverfolgung.
- Koordination von Terminen, interner Kommunikation und Schnittstellen zwischen Familienmitgliedern und ausgewählten Ansprechpartnern.
- Erstellung und Pflege hochwertiger Dokumente, Präsentationen, Übersichten, Stammdaten, Verteilerlisten und Korrespondenz.
- Betreuung digitaler Dokumenten-, Kommunikations- und Kollaborationsstrukturen sowie souveräne Klärung organisatorischer und IT-naher Fragestellungen.
- Planung und Nachbereitung exklusiver Familienveranstaltungen, Initiativen und Sonderthemen; perspektivisch Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Projektinhalten.
Sie haben in einem gehobenen, diskreten Umfeld bewiesen, dass Sie mehr können als verwalten: Sie denken mit, strukturieren komplexe Themen, erkennen Prioritäten und treten verbindlich sowie stilsicher auf.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in Executive Assistance, Office Management, Gremien-, Projekt- oder Family-Office-nahen Funktionen.
- Sehr sichere Praxis in Sitzungsorganisation, Protokollführung, Terminmanagement, Korrespondenz und der Erstellung professioneller Unterlagen.
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse, hohe digitale Affinität und Erfahrung mit Ablage-, Kommunikations- und Kollaborationstools.
- Absolute Diskretion, Loyalität und sorgsamer Umgang mit sensiblen Informationen und unterschiedlichen Interessenlagen.
- Strukturierte, sorgfältige und proaktive Arbeitsweise; Überblick auch bei parallelen Themen, wechselnden Prioritäten und vertraulichen Abstimmungen.
- Souveränes Auftreten, sprachliche Präzision, Serviceverständnis auf hohem Niveau und Freude daran, eine neue Rolle mit Substanz, Verantwortung und Gestaltungsspielraum aufzubauen.
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
Kontaktdaten:
Kienbaum Consultants International GmbH Recruiting-Team
