Kaufmännische Geschäftsführung (m/w/d)

Ihre Aufgaben: Verantwortung für den gesamten kaufmännisch-administrativen Bereich des Instituts, insbesondere Finanzen, Controlling, Personalverwaltung, Drittmittelmanagement, Recht, Vergabe sowie für das Liegenschaftsmanagement. Steuerung des Haushalts (ca. 6 Mio. Euro jährlich), inklusive Erstellung und Überwachung des Wirtschaftsplans, Jahresabschluss und Berichterstattung an Gesellschafter und Aufsichtsrat. Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten rechtlichen und förderrechtlichen Vorgaben, insbesondere im Rahmen der institutionellen Förderung durch das Land NRW sowie der Drittmittelfinanzierung durch Bund, EU und internationale Organisationen. Weiterentwicklung und Digitalisierung von Verwaltungsstrukturen, u.a. im Bereich ERP-Vernetzung, DATEV, HR-Systeme (z.B. HRworks). Gestaltung und Überwachung eines Compliance-Managements, das rechtliche Vorgaben und wirtschaftliche Kontrollmechanismen integriert – während die wissenschaftliche Integrität von der wissenschaftlichen Geschäftsführung verantwortet wird. Steuerung der IT-Infrastruktur in enger Zusammenarbeit mit der wissenschaftlichen Leitung. Weiterentwicklung der Personalentwicklung, des Risiko- und Sicherheitsmanagements sowie Verantwortung für den Arbeitsschutz und die Sicherheit der Mitarbeitenden, insbesondere bei Auslandsreisen und Projektarbeit in Krisen- und Konfliktregionen. Begleitung und Unterstützung der wissenschaftlichen Arbeit durch verlässliche administrative Rahmenbedingungen – mit einem guten Gespür für die spezifischen Anforderungen eines interdisziplinären, international tätigen Instituts. Enge Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Geschäftsführer, auf Augenhöhe und im kooperativen Miteinander, mit dem gemeinsamen Ziel, das BICC nachhaltig zu stärken. Gremienmanagement sowie vertrauensvolle Kommunikation mit dem Gesellschafter, dem Aufsichtsrat und weiteren externen Partnern. Ihr Profil: Fachliche Qualifikationen und Erfahrungen Ein abgeschlossenes Hochschulstudium mit kaufmännischem, juristischem oder verwaltungswissenschaftlichem Schwerpunkt (z.B. Betriebswirtschaft, Wirtschaftsrecht, Verwaltungswissenschaften) oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Erfahrung in der kaufmännischen oder administrativen Leitung komplexer Organisationen – idealerweise im öffentlichen oder wissenschaftsnahen Bereich. Erfahrung in der Steuerung von Drittmittelprojekten sowie im Rechnungswesen, Controlling, Berichtswesen und Finanzmanagement. Fundierte Kenntnisse in den relevanten Rechtsgebieten (v. a. Haushalts-, Vergabe- Zuwendungs- und Arbeitsrecht (TV-L)). Praxis in der Digitalisierung administrativer Prozesse (z.B. Einführung oder Steuerung von DATEV- oder HR-Systemen). Erfahrung mit dem Aufbau und der Steuerung administrativer Prozesse aus einer ganzheitlichen Perspektive (vom Personal über IT bis zur Compliance). Vertrautheit mit der Zusammenarbeit in wissenschaftlichen Kontexten – z.B. mit Universitäten und Forschungseinrichtungen Hohes Maß an Kommunikationsstärke, Entscheidungsfreude und diplomatischem Geschick nach innen und außen. Erfahrung in der Führung interkultureller Teams, mit einem kooperativen, motivierenden Führungsstil und Gespür für unterschiedliche Arbeitsweisen. Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und verhandlungssichere Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift. Wünschenswert sind außerdem: Kenntnisse über die Anforderungen an Forschungs- und Beratungsprojekte in internationalen oder entwicklungspolitischen Kontexten – idealerweise mit Bezug zu Ländern des Globalen Südens. Erfahrung mit der Verantwortung für Sicherheit, Gesundheits- und Arbeitsschutz, insbesondere im Hinblick auf Mitarbeitende in Krisen- und Konfliktregionen. Persönlichkeit Ausgeprägte Führungs-, Organisations- und Projektkompetenz. Hohe soziale Kompetenz und Entscheidungsfreude. Souveräne und nahbare Führungspersönlichkeit mit klarem Werteverständnis. Kommunikativ, verbindlich und sensibel im Umgang mit unterschiedlichen Akteuren. Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Integrität. Identifikation mit den Zielen und Werten einer gemeinwohlorientierten Forschungseinrichtung. Ausgeprägte interkulturelle Sensibilität und Offenheit für eine internationale, wissenschaftsgeprägte Arbeitsumgebung. Bereitschaft, sich langfristig mit der Aufgabe zu identifizieren. Wenn Sie sich für diese spannende, herausfordernde und zukunftsorientierte Führungsaufgabe mit großem Gestaltungsspielraum interessieren, steht Ihnen zur ersten Kontaktaufnahme das Beratungsteam Bernhard Walter unter der Rufnummer +49 89 45 8778-72 oder Jonas Smidt unter der Rufnummer +49 30 88 01 98-17 zur Verfügung. Diskretion und die Einhaltung von Sperrvermerken sind selbstverständlich. Bitte bewerben Sie sich bis zum 02.10.2025 über Kienbaum Jobs mit Ihren aussagefähigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben und ausführlicher Lebenslauf, Zeugniskopien und möglicher Eintrittstermin) unter der Kennziffer 49975. Informationen zu unserem Umgang mit Ihren Daten erhalten Sie hier. Kienbaum Consultants International GmbH www.kienbaum.comWissenschaftsmanagement Wirtschaftswissenschaften, Management, Verwaltung Recht Wissenschaftsmanagement Hochschulleitung, Institutsleitung, Amtsleitung, Geschäftsführung, Direktor, Direktorin, Vorstand Verwaltung, Management Forschungseinrichtung Vollzeit