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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Kanzleialltag und koordiniere zentrale Backoffice-Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die KINAST-Gruppe bietet Expertise in Datenschutz und Compliance.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Hybrides Arbeiten und regelmäßige Teamevents für eine tolle Gemeinschaft.
- Warum dieser Job: Gestalte den Kanzleialltag und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die KINAST-Gruppe bieten gemeinsam eine hochspezialisierte Expertise für alle rechtlichen und technisch-organisatorischen Fragen rund um die Themen Datenschutz, Datensicherheit und Compliance. Die KINAST Anwaltsservice GmbH ist die Spezialistin für alle Themen rund um die Unternehmensorganisation für rechtsberatende Berufe. Als Full-Service-Anbieterin übernimmt sie alle Aufgaben aus den Bereichen Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personal, Marketing, Kommunikation, Mandantenbetreuung und IT & Technik.
Aufgaben:
- Sie sorgen für einen strukturierten und reibungslosen Kanzleialltag und bündeln zentrale Backoffice- und Assistenzaufgaben.
- Sie verantworten die Organisation und Koordination des gesamten Verwaltungsbereichs der KINAST-Gesellschaften und stellen effiziente Abläufe sicher.
- Sie steuern zentrale Backoffice-Themen wie Telefonzentrale, Postbearbeitung, Bestellwesen und Dokumentenmanagement.
- Sie koordinieren Facility-Management-Themen, die Standortorganisation sowie externe Dienstleister.
- Sie planen und organisieren Meetings, Dienstreisen und interne Veranstaltungen.
- Sie übernehmen das Terminmanagement sowie die interne und externe Korrespondenz.
- Sie betreuen administrative Themen wie Fuhrpark und allgemeine Büroorganisation.
- Sie wirken bei der Betreuung und Koordination unserer Auszubildenden mit.
- Sie unterstützen unsere vier Geschäftsführungen im operativen Tagesgeschäft.
Profil:
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie bringen Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit und identifizieren sich durch und durch mit dem Servicegedanken.
- Sie sind eine überzeugende und zielstrebige Persönlichkeit mit eigenverantwortlicher Arbeitsweise, Analyse- und Konzeptionsstärke sowie Engagement und Kommunikationskompetenz.
- Sie sind ein echter Teamplayer und ein Organisationstalent.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, idealerweise Office365.
Wir bieten:
- Sicherheit: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
- Gestaltungsspielraum: Freiraum und Platz für Eigeninitiative, individuelle Förderung.
- Strukturiertes Onboarding: Wir lassen Sie nicht allein! In den ersten Wochen begleiten wir Sie mit festen Ansprechpartner:innen.
- Weiterentwicklung: Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten bei internen Schulungen.
- Work-Life-Balance: Faire und flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen.
- Hybrides Arbeiten: Remote und in unserer Kanzlei im Herzen von Köln (aktuell: Agnesviertel, 50670 Köln). Zusätzlich: Bis zu 20 Tage im Jahr auch aus dem Ausland (Workation) möglich.
- Teamkultur: Ein offenes, diverses Team mit gelebter Duz-Kultur, kurzen Wegen und echter Kollegialität.
- Gemeinschaft: Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Feste.
- Attraktive Zusatzleistungen: steuerfreies Gehaltsextra und Mitarbeiterrabatte.
Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Kinast Anwaltsservice GmbH
Kontaktperson:
Kinast Anwaltsservice GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufzunehmen. Frag nach, ob sie noch Fragen zu deiner Bewerbung haben oder wie der Prozess weitergeht.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen, was deine Chancen erhöht.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die KINAST-Gruppe und ihre Dienstleistungen. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und weißt, was sie tun – das kommt immer gut an!
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Motivation klar zu kommunizieren!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine lockere Sprache und bringe deine individuelle Note in dein Anschreiben ein. Das macht dich authentisch und hebt dich von anderen Bewerbungen ab.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles klar und professionell ist.
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!: Schau dir die Aufgaben und Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den spezifischen Anforderungen der Stelle passen. Das zeigt, dass du dich mit der Position auseinandergesetzt hast.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kinast Anwaltsservice GmbH vorbereitest
✨Informiere dich über die KINAST-Gruppe
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die KINAST-Gruppe und ihre Dienstleistungen verschaffen. Schau dir an, wie sie im Bereich Datenschutz und Compliance arbeiten und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Bereiche passen.
✨Bereite Beispiele für deine Organisationstalente vor
Da die Position viel Organisation und Koordination erfordert, ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat zu haben. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast und sei bereit, diese im Interview zu teilen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle wirst du viel kommunizieren müssen, sowohl intern als auch extern. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsstrategien betreffen. Vielleicht kannst du auch eine Situation schildern, in der du erfolgreich ein Missverständnis geklärt hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du immer nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig wertvolle Informationen darüber, wie es weitergeht. Zeige, dass du motiviert bist, Teil des Teams zu werden!