Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Kanzleialltag und koordiniere zentrale Backoffice-Aufgaben.
- Unternehmen: KINAST Anwaltsservice GmbH, Spezialist für Unternehmensorganisation in der Rechtsberatung.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und regelmäßige Weiterbildung.
- Weitere Informationen: Offene Duz-Kultur, Teamevents und bis zu 20 Tage Workation im Jahr.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte den Kanzleialltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, Erfahrung im Servicebereich und gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Wer Wir Sind
Die KINAST Anwaltsservice Gmb H ist die Spezialistin für alle Themen rund um die Unternehmensorganisation für rechtsberatende Berufe.
Als Full-Service-Anbieterin übernimmt sie alle Aufgaben aus den Bereichen Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personal, Marketing, Kommunikation, Mandantenbetreuung und IT & Technik.
Neben der KINAST-Gruppe können auch externe Kanzleien diese Dienstleistungen in Anspruch nehmen und dabei von der vielfältigen und langjährigen Expertise der KINAST Anwaltsservice Gmb H profitieren.
Das Erwartet Sie Bei Uns
Sie sorgen für einen strukturierten und reibungslosen Kanzleialltag und bündeln zentrale Backoffice- und Assistenzsaufgaben.
- Ihre Aufgaben
- Sie verantworten die Organisation und Koordination des gesamten Verwaltungsbereichs der KINAST-Gesellschaften und stellen effiziente Abläufe sicher.
- Sie steuern zentrale Backoffice-Themen wie Telefonzentrale, Postbearbeitung, Bestellwesen und Dokumentenmanagement.
- Sie koordinieren Facility-Management-Themen, die Standortorganisation sowie externe Dienstleister.
- Sie planen und organisieren Meetings, Dienstreisen und interne Veranstaltungen.
- Sie übernehmen das Terminmanagement sowie die interne und externe Korrespondenz.
- Sie betreuen administrative Themen wie Fuhrpark und allgemeine Büroorganisation.
- Sie wirken bei der Betreuung und Koordination unserer Auszubildenden mit.
- Sie unterstützen unsere vier Geschäftsführungen im operativen Tagesgeschäft.
- Ihr Profil – Das Macht Sie Aus
- Sie haben eine fundierte kaufm. Berufsausbildung oder ein erfolgreich abgeschlossenes Studium.
- Sie bringen Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit und identifizieren sich durch und durch mit dem Servicegedanken.
- Sie sind eine überzeugende und zielstrebige Persönlichkeit mit eigenverantwortlicher Arbeitsweise, Analyse- und Konzeptionsstärke sowie Engagement und Kommunikationskompetenz.
- Sie sind ein echter Teamplayer und ein Organisationstalent.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, idealerweise Office365.
Benefits – Wir Bieten Ihnen
- Ein unbefristeter Arbeitsvertrag.
- Freiraum und Platz für Eigeninitiative, individuelle Förderung.
- Strukturiertes Onboarding: Wir lassen Sie nicht allein! In den ersten Wochen begleiten wir Sie mit festen Ansprechpartner: innen.
- Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten bei internen Schulungen.
- Faire und flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen.
- Hybrides
Arbeiten: Remote und in unserer Kanzlei im Herzen von Köln (aktuell: Agnesviertel, 50670 Köln).
Zusätzlich bis zu 20 Tage im Jahr auch aus dem Ausland (Workation) möglich.
- Ein offenes, diverses Team mit gelebter Duz‑Kultur, kurzen Wegen und echter Kollegialität.
- Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Feste.
- Steuerfreies Gehaltsextra und Mitarbeiterrabatte.
- #J-18808-Ljbffr
Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: KINAST Rechtsanwälte
KINAST Rechtsanwälte ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, eigenverantwortlich an anspruchsvollen Mandaten zu arbeiten und Ihre Expertise im Bereich Datenschutz, Digitalregulierung und Compliance weiterzuentwickeln. Mit einem strukturierten Onboarding-Prozess, flexiblen Arbeitszeiten und der Option auf hybrides Arbeiten in Köln fördern wir eine positive Work-Life-Balance und bieten zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Unsere offene Teamkultur und regelmäßige Teamevents schaffen ein angenehmes Arbeitsumfeld, in dem Kollegialität und individuelle Förderung großgeschrieben werden.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei KINAST Rechtsanwälte
Wenn du auf der Website von KINAST Rechtsanwälte stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei KINAST Rechtsanwälte erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei KINAST Rechtsanwälte vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
