Spezialist Mandantenbetreuung (m/w/d) – Angebote & Ausschreibungen in Köln

Die KINAST Anwaltsservice GmbH ist auf die professionelle Unternehmensorganisation rechtsberatender Tätigkeiten spezialisiert. Sie erbringt umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personal, Marketing, Kommunikation, Mandantenbetreuung sowie IT und Technik.
Damit schafft sie die organisatorische, kaufmännische und technische Grundlage für eine effiziente und verlässliche Mandatsarbeit – insbesondere innerhalb des gemeinsamen KINAST-Auftritts, zugleich aber auch als Leistungsangebot für andere Kanzleien und rechtsnahe Dienstleistungsunternehmen.

Als Teil unserer Mandantenbetreuung und -gewinnung begleiten Sie bestehende und potenzielle Mandanten von der ersten Anfrage über Angebote und Ausschreibungen bis hin zur laufenden Mandatsbetreuung. Sie bewegen sich dabei an der Schnittstelle von Kommunikation, Organisation, Angebotsmanagement und Mandantenentwicklung.

Dabei übernehmen Sie eine zentrale Funktion zwischen Mandanten, Interessenten, unseren juristischen Beratungsteams und internen Fachbereichen. Die fachliche und rechtliche Beratung liegt bei unseren spezialisierten Berater:innen – Sie sorgen dafür, dass Informationen zusammenlaufen, Prozesse strukturiert gesteuert und Themen zuverlässig zum Abschluss gebracht werden.

Ihre Aufgaben:

• Sie bearbeiten und koordinieren Anfragen von Bestandsmandanten, Interessenten und internen Fachbereichen und übernehmen die telefonische Erstaufnahme.
• Sie recherchieren relevante Ausschreibungen und erstellen, koordinieren und qualitätssichern Angebots- und Ausschreibungsunterlagen in Abstimmung mit unseren Beratungsteams und Fachbereichen.
• Sie begleiten laufende Ausschreibungsverfahren, behalten Fristen im Blick und stellen die termingerechte Einreichung sicher.
• Sie betreuen bestehende Mandate, koordinieren Fristen, Wiedervorlagen und Vertragsverlängerungen und dokumentieren relevante Mandantenkontakte.
• Sie behalten die Mandantenzufriedenheit im Blick, erkennen kritische Entwicklungen sowie Cross- und Upselling-Potenziale und unterstützen bei Beschwerden und Eskalationen.
• Sie bündeln interne Rückmeldungen, stellen einen strukturierten Informationsfluss sicher und treiben offene Themen verlässlich voran.
• Sie unterstützen die Leitung Mandantenbetreuung im operativen Tagesgeschäft.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein wirtschaftlich geprägtes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen Erfahrung im Angebots- und Ausschreibungsmanagement sowie idealerweise in der Betreuung anspruchsvoller Kunden, Mandanten oder anderer Stakeholder mit.
• Sie kommunizieren souverän und verbindlich – sowohl telefonisch als auch in der schriftlichen Korrespondenz.
• Sie arbeiten eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert und haben den Anspruch, Themen nicht nur zu koordinieren, sondern zuverlässig zum Abschluss zu bringen.
• Auch bei mehreren parallelen Themen behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten sicher und haben ein gutes Gespür für Fristen und Zusammenhänge.
• Sie verfügen über ein gutes Verständnis für Unternehmensstrukturen und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge.
• Beratungsintensive Dienstleistungen sowie rechtliche und regulatorische Themen interessieren Sie und Sie arbeiten sich gerne in neue Sachverhalte ein.
• Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft 365 sowie ERP- und CRM-Systemen beziehungsweise bereit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Sicherheit: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Gestaltungsspielraum: Freiraum und Platz für Eigeninitiative, Individuelle Förderung.
• Strukturiertes Onboarding: Wir lassen Sie nicht allein! In den ersten Wochen begleiten wir Sie mit festen Ansprechpartner:innen.
• Weiterentwicklung: Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten bei internen Schulungen.
• Work-Life-Balance: Faire und flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen.
• Hybrides Arbeiten: Remote und in unserer Kanzlei im Herzen von Köln (aktuell: Agnesviertel, 50670 Köln). Zusätzlich: Bis zu 20 Tage im Jahr auch aus dem Ausland (Workation) möglich.
• Teamkultur: Ein offenes, diverses Team mit gelebter Duz-Kultur, kurzen Wegen und echter Kollegialität.
• Gemeinschaft: Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Feste.
• Attraktive Zusatzleistungen: steuerfreies Gehaltsextra und Mitarbeiterrabatte.

Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen!
Natürlich sind wir sowohl für Rückfragen als auch einen ersten Kontakt gerne telefonisch +49 221 222 183 0 oder per E-Mail kinast-jobs@m.personio.com erreichbar.