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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Kanzleialltag und koordiniere zentrale Backoffice-Aufgaben.
- Arbeitgeber: KINAST Anwaltsservice GmbH, Spezialist für Unternehmensorganisation im Rechtsbereich.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Team-Events.
- Andere Informationen: Hybrides Arbeiten möglich, inklusive Workation aus dem Ausland.
- Warum dieser Job: Gestalte den Kanzleialltag mit und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, Erfahrung im Servicebereich und gute Englischkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wer wir sind: Die KINAST Anwaltsservice GmbH ist die Spezialistin für alle Themen rund um die Unternehmensorganisation für rechtsberatende Berufe. Als Full-Service-Anbieterin übernimmt sie alle Aufgaben aus den Bereichen Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personal, Marketing, Kommunikation, Mandantenbetreuung und IT & Technik.
Das erwartet Sie bei uns: Sie sorgen für einen strukturierten und reibungslosen Kanzleialltag und bündeln zentrale Backoffice- und Assistenzaufgaben.
Ihre Aufgaben:
- Sie verantworten die Organisation und Koordination des gesamten Verwaltungsbereichs der KINAST-Gesellschaften und stellen effiziente Abläufe sicher.
- Sie steuern zentrale Backoffice-Themen wie Telefonzentrale, Postbearbeitung, Bestellwesen und Dokumentenmanagement.
- Sie koordinieren Facility-Management-Themen, die Standortorganisation sowie externe Dienstleister.
- Sie planen und organisieren Meetings, Dienstreisen und interne Veranstaltungen.
- Sie übernehmen das Terminmanagement sowie die interne und externe Korrespondenz.
- Sie betreuen administrative Themen wie Fuhrpark und allgemeine Büroorganisation.
- Sie wirken bei der Betreuung und Koordination unserer Auszubildenden mit.
- Sie unterstützen unsere vier Geschäftsführungen im operativen Tagesgeschäft.
Ihr Profil - das macht Sie aus:
- Sie haben eine fundierte kaufm. Berufsausbildung oder ein erfolgreich abgeschlossenes Studium.
- Sie bringen Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit und identifizieren sich durch und durch mit dem Servicegedanken.
- Sie sind eine überzeugende und zielstrebige Persönlichkeit mit eigenverantwortlicher Arbeitsweise, Analyse- und Konzeptionsstärke sowie Engagement und Kommunikationskompetenz.
- Sie sind ein echter Teamplayer und ein Organisationstalent.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, idealerweise Office365.
Benefits - wir bieten Ihnen:
- Sicherheit: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
- Gestaltungsspielraum: Freiraum und Platz für Eigeninitiative, individuelle Förderung.
- Strukturiertes Onboarding: Wir lassen Sie nicht allein! In den ersten Wochen begleiten wir Sie mit festen Ansprechpartner:innen.
- Weiterentwicklung: Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten bei internen Schulungen.
- Work-Life-Balance: Faire und flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen.
- Hybrides Arbeiten: Remote und in unserer Kanzlei im Herzen von Köln (aktuell: Agnesviertel, 50670 Köln). Zusätzlich: Bis zu 20 Tage im Jahr auch aus dem Ausland (Workation) möglich.
- Teamkultur: Ein offenes, diverses Team mit gelebter Duz-Kultur, kurzen Wegen und echter Kollegialität.
- Gemeinschaft: Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Feste.
- Attraktive Zusatzleistungen: steuerfreies Gehaltsextra und Mitarbeiterrabatte.
Kontakt: Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! Natürlich sind wir sowohl für Rückfragen als auch einen ersten Kontakt gerne telefonisch +49 221 222 183 0 oder per E-Mail kinast-jobs@m.personio.com erreichbar.
Über uns: Die Gesellschaften der KINAST-Gruppe bieten gemeinsam eine hochspezialisierte Expertise für alle rechtlichen und technisch-organisatorischen Fragen rund um die Themen Datenschutz, Datensicherheit und Compliance.
Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Kinast
Kontaktperson:
Kinast HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Spezialist Backoffice & Assistenz interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Ein kurzes Telefonat kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei uns arbeiten oder uns kennen. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Dienstleistungen und über die KINAST-Gruppe. Zeige uns, dass du die Unternehmensphilosophie verstehst und wie du dazu beitragen kannst, unseren Kanzleialltag zu optimieren.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es strukturiert!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Sprich unsere Sprache!: Nutze die Begriffe und den Stil aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit unserer Unternehmenskultur identifizieren kannst.
Bewirb dich direkt bei uns!: Der einfachste Weg zu uns ist über unsere Website. Dort kannst du deine Unterlagen unkompliziert hochladen und sicherstellen, dass sie direkt bei uns landen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kinast vorbereitest
✨Informiere dich über die KINAST Anwaltsservice GmbH
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die KINAST Anwaltsservice GmbH verschaffen. Schau dir ihre Dienstleistungen und Werte an, um zu verstehen, wie du in das Team passen könntest. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite Beispiele für deine Organisationstalente vor
Da die Position viel mit Organisation und Koordination zu tun hat, bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Tools du verwendet hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In der Assistenzrolle ist Kommunikation entscheidend. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationskompetenz testen. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel geben, wo du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.