Sekretär in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Die Kindertagesstätten SüdOst sind ein Eigenbetrieb des Landes Berlin. Wir betreiben 44 Kindertagesstätten in den Berliner Bezirken Treptow-Köpenick und Neukölln, in denen täglich bis zu 4.800 Kinder betreut und gefördert werden.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verstärkung unseres Sekretariats, befristet mit 24 Wochenstunden, für die Dauer der Arbeitszeitreduzierungen der Stelleninhaberinnen, aktuell längstens bis 31.12.2027 eine n engagierte n Sekretär in der Geschäftsleitung (w/m/d).

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Administration aller Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsstelle
• Organisation des Ablagesystems der Geschäftsleitung (Aktenführung, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen)
• Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Kopier- und Verteilarbeiten, Terminmanagement, Aufgabennachverfolgung usw.)
• Bestellungen und Einholung von Angeboten
• Recherchearbeiten
• Anlassbezogene Protokollführung (z. B. bei Dienstbesprechungen und anderen Sitzungsterminen)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
• Unterstützung der anderen Abteilungen bei Bedarf
• Empfangen und Betreuen von Besucher innen, einschließlich Gästebewirtung
• Vertretung innerhalb des Teams

Ihr Profil:

• Ausbildungsabschluss als Verwaltungsfachangestellte r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Mehrjährige berufliche Erfahrungen im Sekretariatsbereich
• Gute Kenntnisse über die Struktur und Arbeitsweise der Berliner Verwaltung sowie der GGO I
• Sicherheit in der Anwendung der Informationstechnik, insbesondere der Standardsoftware (MS Office) und des Internets, gute Kenntnisse in der Nutzung der üblichen Bürokommunikationsmittel sind unabdingbar
• Sehr gute Kenntnisse der Rechtschreibung, Grammatik, Ausdruckweise und Interpunktion (Sprachniveau C1 gem. Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER))
• Zuverlässigkeit, Umsichtigkeit und Verschwiegenheit sowie eine hohe Serviceorientierung und eine gute Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und die Fähigkeit "über den Tellerrand zu schauen"
• Eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in schwierigen und hektischen Situationen sicher, freundlich und verbindlich zu agieren, sind unabdingbar
• Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit

Das bieten wir:

• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Für eine optimale Balance zwischen Karriere und Freizeit bieten wir Ihnen eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.
• Altersversorgung: Wir bieten Ihnen eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder).
• Gesundheitsmanagement: Nutzen Sie unsere Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements: Von Firmenläufen bis Fitnessstudio-Partnerschaften - für Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
• Firmenticket: Profitieren Sie von einer monatlichen Hauptstadtzulage von bis zu 150 € oder einem steuerfreien Zuschuss für Ihr Firmenticket.
• Weiterbildung: Nutzen Sie bei uns Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Chance, aktiv in Projekten und Arbeitsgruppen mitzugestalten, sowie fachliche Unterstützung.
• Kinderbetreuung: Wir helfen Ihnen, den idealen Betreuungsplatz für Ihre Kinder in einer unserer Kindertagesstätten zu finden.
• Diversity: Wir schätzen Vielfalt und leben sie aktiv. Das Land Berlin setzt sich mit zahlreichen Maßnahmen stetig für ein wertschätzendes, diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden ein.
• Arbeiten für das Gemeinwohl: Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Gesellschaft und schaffen nachhaltige Verbesserungen, die das Leben vieler Menschen unserer Stadt positiv beeinflussen.

Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen:

Bewerbungen werden elektronisch über das Karriereportal der Berl. Verwaltung erbeten. Die Eingabe Ihrer Daten erfolgt über den Button "Jetzt bewerben!" am Ausschreibungsende.

Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, akt. Lebenslauf, Arbeitszeugnisse). Die vollständigen Unterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bitte beachten Sie, dass im weiteren Verlauf des Verfahrens nur vollständige Bewerbungen Berücksichtigung finden können. Bei im Ausland erworbenen Qualifikationen ist ein Nachweis über ihre Anerkennung in Deutschland bzw. die Feststellung der Gleichwertigkeit mit einem in Deutschland anerkannten Ausbildungsberuf und eine beglaubigte Übersetzung beizufügen.

Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, können nicht erstattet werden.

Ansprechperson für Ihre Fragen zum Bewerbungsverfahren: Frau Schulz, Tel. Aufgabengebiet: Frau Haut, Tel.

Weitere Informationen zur ausschreibenden Dienststelle unter Kindertagesstätten SüdOst, Eigenbetrieb von Berlin, Groß-Berliner Damm 151, 12489 Berlin.