Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Die Kindertagesstätten SüdOst sind ein Eigenbetrieb des Landes Berlin. Wir betreiben 44 Kindertagesstätten in den Berliner Bezirken Treptow-Köpenick und Neukölln, in denen täglich bis zu 4.800 Kinder betreut und gefördert werden.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verstärkung unserer Abteilung Sekretariat, unbefristet in Vollzeit eine*n engagierte*n

Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Kennziffer: Sekr 01/25
Entgeltgruppe: E6 TV-L
Vollzeit (39,4 Wochenstunden)
Bewerbungsfrist bis 07.03.2025

Ihre Aufgaben

• Organisation und Administration aller Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsstelle
• Organisation des Ablagesystems der Geschäftsleitung (Aktenführung, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen)
• allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Kopier- und Verteilarbeiten, Terminmanagement, Aufgabennachverfolgung usw.)
• Bestellungen und Einholung von Angeboten
• Recherchearbeiten
• anlassbezogene Protokollführung (z. B. bei Dienstbesprechungen und anderen Sitzungsterminen)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, AGs, Fortbildungen und weiteren Veranstaltungen
• Unterstützung der anderen Abteilungen bei Bedarf
• Empfangen und Betreuen von Besucher*innen, einschließlich Gästebewirtung
• Vertretung innerhalb des Teams

Das sollten Sie mitbringen

• einen Ausbildungsabschluss als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation.
• mehrjährige berufliche Erfahrungen im Sekretariatsbereich sind unabdingbar, Erfahrungen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit/Veranstaltungsorganisation sind wünschenswert.
• gute Kenntnisse über die Struktur und Arbeitsweise der Berliner Verwaltung sowie der GGO I.
• die Sicherheit in der Anwendung der Informationstechnik, insbesondere der Standardsoftware (MS Office) und des Internets, gute Kenntnisse in der Nutzung der üblichen Bürokommunikationsmittel sind unabdingbar.
• sehr gute Kenntnisse der Rechtschreibung, Grammatik, Ausdruckweise und Interpunktion (Sprachniveau C1 gem. Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)).
• Zuverlässigkeit, Umsichtigkeit und Verschwiegenheit sowie eine hohe Serviceorientierung und eine gute Kommunikationsfähigkeit.
• Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und die Fähigkeit „über den Tellerrand zu schauen“.
• eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in schwierigen und hektischen Situationen sicher, freundlich und verbindlich zu agieren, sind unabdingbar.
• Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit (Bereitschaft zur Übernahme von Diensten zu ungünstigen Zeiten, d. h. gelegentliche bzw. anlassbezogene Arbeit auch an Wochenenden sowie die Übernahme von kurzfristigen Sonderaufgaben).

Wir bieten Ihnen

• ein vielfältiges Aufgabengebiet und die Möglichkeit zur Gestaltung.
• einen modernen Arbeitsplatz und ein erfahrenes Team.
• eine Bezahlung nach den im Land Berlin geltenden Tarifverträgen des öffentlichen Dienstes.
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.
• eine Prüfung der Anerkennung von förderlichen Beschäftigungszeiten sowie die Vorweggewährung von Erfahrungsstufen im Rahmen des Auswahlverfahrens in Abhängigkeit von den individuellen Voraussetzungen und der Bewerber*innenlage.
• eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder).
• eine Jahressonderzahlung („13. Monatsgehalt“).
• bis zu 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12./31.12.
• eine Hauptstadtzulage von monatlich bis zu 150,- EUR oder alternativ einen steuerfreien Zuschuss zum Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg, alternativ Deutschlandticket Job, und die entstehende Differenz zur Hauptstadtzulage.
• vermögenswirksame Leistungen.
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement.
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Unterstützung bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für Ihre Kinder in einer unserer Kindertagesstätten.
• die kostenfreie Teilnahme an Fortbildungen, sowie Mitgestaltungsmöglichkeiten in verschiedenen Arbeitsgruppen und Projekten.

Sie sind interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, ausführlicher Lebenslauf sowie Qualifikationsnachweise (Nachweis über die abgeschlossene Ausbildung, Arbeitszeugnisse oder dienstliche Beurteilung o. ä.)). Bei im Ausland erworbenen Qualifikationen ist ein Nachweis über ihre Anerkennung in Deutschland bzw. die Feststellung der Gleichwertigkeit mit einem in Deutschland anerkannten Ausbildungsberuf und eine beglaubigte Übersetzung beizufügen. Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.

Bewerbungen sind prinzipiell unter Angabe der in der Ausschreibung erwähnten Kennzahl bzw. der Stellenbezeichnung einzureichen. Grundsätzlich sollten Bewerbungen direkt online über das Karriereportal der Berliner Verwaltung ( getätigt werden, um eine zügige Bearbeitung zu gewährleisten.

Über den QR-Code gelangen Sie direkt zu unserer Stellenausschreibung im Karriereportal und zum Button „Jetzt bewerben!“:

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, uns Ihre Bewerbung per Mail zukommen zu lassen. Bitte entnehmen Sie die entsprechende (E-Mail-)Adresse der jeweiligen Stellenausschreibung. Ihre Bewerbung und die Anlagen sollten Sie hierfür in einer Datei (als .pdf) zusammenfassen (max. 15 MB). Die Möglichkeit der traditionellen postalischen Übersendung ist auch existent. Hierbei können Sie gern auf die Verwendung von teuren Bewerbungsmappen verzichten und dürfen die Bewerbung auch mit doppelseitig bedruckten Blättern einreichen.

Kindertagesstätten SüdOst – Eigenbetrieb von Berlin
Personalmanagement, Groß-Berliner Damm 151, 12489 Berlin
E-Mail:

Das Stellenangebot richtet sich an Bewerber*innen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Religion, Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung und Weltanschauung etc. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Wir haben uns die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und begrüßen entsprechende Bewerbungen. Anerkannte schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, wie z. B. Fahrtkosten, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten o. ä., können nicht erstattet werden.

Ansprechpersonen für Ihre Fragen rund um das Bewerbungsverfahren: Frau Schulz, Tel. 030 239821 044
Ansprechpersonen für Ihre Fragen rund um das Aufgabengebiet: Frau Haut, Tel. 030 239821 002

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