Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und verwalte alle Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsleitung.
- Unternehmen: Kindertagesstätten SüdOst, ein Eigenbetrieb des Landes Berlin.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Altersvorsorge, Gesundheitsmanagement und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige und inklusive Arbeitsumgebung mit guten Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Trage aktiv zur Verbesserung der Gesellschaft bei und unterstütze die Betreuung von Kindern.
- Qualifikationen: Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation sowie Erfahrung im Sekretariatsbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Die Kindertagesstätten SüdOst sind ein Eigenbetrieb des Landes Berlin. Wir betreiben 44 Kindertagesstätten in den Berliner Bezirken Treptow-Köpenick und Neukölln, in denen täglich bis zu 4.800 Kinder betreut und gefördert werden. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verstärkung unseres Sekretariats, befristet mit 24 Wochenstunden, für die Dauer der Arbeitszeitreduzierungen der Stelleninhaberinnen, aktuell längstens bis 31.12.2027.
Ihre Aufgaben:
- Organisation und Administration aller Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsstelle
- Organisation des Ablagesystems der Geschäftsleitung (Aktenführung, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen)
- Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Kopier- und Verteilarbeiten, Terminmanagement, Aufgabennachverfolgung usw.)
- Bestellungen und Einholung von Angeboten
- Recherchearbeiten
- Anlassbezogene Protokollführung (z. B. bei Dienstbesprechungen und anderen Sitzungsterminen)
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
- Unterstützung der anderen Abteilungen bei Bedarf
- Empfangen und Betreuen von Besucher*innen, einschließlich Gästebewirtung
- Vertretung innerhalb des Teams
Ihr Profil:
- Ausbildungsabschluss als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
- Mehrjährige berufliche Erfahrungen im Sekretariatsbereich
- Gute Kenntnisse über die Struktur und Arbeitsweise der Berliner Verwaltung sowie der GGO
- Sicherheit in der Anwendung der Informationstechnik, insbesondere der Standardsoftware (MS Office) und des Internets
- Sehr gute Kenntnisse der Rechtschreibung, Grammatik, Ausdruckweise und Interpunktion (Sprachniveau C1 gem. Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER))
- Zuverlässigkeit, Umsichtigkeit und Verschwiegenheit sowie eine hohe Serviceorientierung und eine gute Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und die Fähigkeit „über den Tellerrand zu schauen“
- Eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in schwierigen und hektischen Situationen sicher, freundlich und verbindlich zu agieren
- Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit
Das bieten wir:
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung
- Altersversorgung: Zusätzliche Altersvorsorge über die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)
- Gesundheitsmanagement: Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Firmenticket: Monatliche Hauptstadtzulage von bis zu 150 € oder ein steuerfreier Zuschuss für Ihr Firmenticket
- Weiterbildung: Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie fachliche Unterstützung
- Kinderbetreuung: Unterstützung bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für Ihre Kinder
- Diversity: Aktive Förderung eines wertschätzenden, diskriminierungsfreien Arbeitsumfeldes
- Arbeiten für das Gemeinwohl: Wichtiger Beitrag für die Gesellschaft
Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen:
Bewerbungen werden elektronisch über das Karriereportal der Berl. Verwaltung erbeten. Die Eingabe Ihrer Daten erfolgt über den Button “Jetzt bewerben!” am Ausschreibungsende. Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, akt. Lebenslauf, Arbeitszeugnisse). Die vollständigen Unterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bitte beachten Sie, dass im weiteren Verlauf des Verfahrens nur vollständige Bewerbungen Berücksichtigung finden können.
Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.
Ansprechperson für Ihre Fragen zum Bewerbungsverfahren: Frau Schulz, Tel. 030 239821 044. Aufgabengebiet: Frau Haut, Tel. 030 239821 002.
Weitere Informationen zur ausschreibenden Dienststelle unter Kindertagesstätten SüdOst, Eigenbetrieb von Berlin, Groß-Berliner Damm 151, 12489 Berlin.
Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d) Arbeitgeber: Kindertagesstätten SüdOst
Die Kindertagesstätten SüdOst bieten Ihnen als Arbeitgeber ein unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst mit einer attraktiven Bezahlung nach Tarif. Unsere flexible Arbeitszeitgestaltung ermöglicht eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie, während wir durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement und Unterstützung bei der Kinderbetreuung ein wertschätzendes Arbeitsumfeld schaffen. Zudem fördern wir aktiv die Vielfalt und Chancengleichheit in unserem Team und bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
Kontaktdaten:
Kindertagesstätten SüdOst Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Kindertagesstätten SüdOst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Kindertagesstätten SüdOst teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d) bei Kindertagesstätten SüdOst besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Sekretär*in der Geschäftsleitung (w/m/d) bei Kindertagesstätten SüdOst nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kindertagesstätten SüdOst vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Kindertagesstätten SüdOst. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Kindertagesstätten SüdOst?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
