Office Assistenz (m/w/d) in Aschaffenburg

## Office Assistenz (m/w/d)Postuler: Hybrid: Aschaffenburg, Germany: Full time: Offre publiée aujourd'hui: JR-0095551Organisation ist Dein Ding und Du bist gerne mittendrin statt nur dabei? Für unser IT-Team in Aschaffenburg/Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.12.2028, eine Office Assistenz (m/w/d). Dich erwartet eine vielseitige Rolle, in der Du Dein Organisationstalent, Deine Kommunikationsstärke und Deine Eigeninitiative einbringen kannst, unser IT-Management im Tagesgeschäft unterstützt und dafür sorgst, dass im Team alles rundläuft.# **Ce que nous proposons:** * **Ein Unternehmen mit Zukunft:** Schon heute beschäftigen wir als börsennotiertes M-Dax Unternehmen mehr als 42.000 MitarbeiterInnen in über 100 Ländern und treiben damit maßgeblich die Zukunft der Intralogistik voran verfolgen dabei eine klare Nachhaltigkeitsstrategie* **Gemeinsam vorankommen**: Standardisierter und dokumentierter Feedbackprozess mit internationalen Karrieremöglichkeiten und individuellen Weiterbildungsangeboten* **Individuelle Benefits**: Moderne IT-Ausstattung (auch für das Home Office) & Mobile Devices, Employee Assistance Program –ganzheitliches Unterstützungsprogramm für individuelle Krisensituationen, bezuschusstes Deutschlandticket, Parkplätze, Möglichkeit zum Leasen eines Dienstrads, Exklusive Vorteile / Rabatte für MitarbeiterInnen* **Unsere Basics:** Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle, Möglichkeit zum regelmäßigen Mobilen Arbeiten aus dem Home Office, Gleitzeitkonto, attraktives Vergütungspaket, betriebliche Altersvorsorge, Kantine # **Tâches et qualifications:** ## Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Office Assistenz (m/w/d) befristet bis zum 31.12.2028. # **Deine Aufgaben** * Du **assistierst unserem IT-Management im Tagesgeschäft** und übernimmst eigenständig die Kalender- und Terminorganisation sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Meetings. Dabei behältst Du auch die Action Items im Blick* Als **zentrale Schnittstelle koordinierst Du die Zusammenarbeit** zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitern, Business-Stakeholdern und externen Dienstleistern* Du bist **erster Ansprechpartner für allgemeine Fragen vor Ort und unterstützt unsere IT-Kolleginnen und -Kollegen bei administrativen und organisatorischen Themen**, beispielsweise rund um Empfang, Post, Materialienverwaltung oder Zutrittsmanagement* Du **organisierst Meetings, Workshops, Team-Events und Gästebesuche** und kümmerst Dich dabei um alles, was dazugehört: von Räumen und Technik über Catering bis hin zu Reiseorganisation* Du **koordinierst und buchst Dienstreisen** in Zusammenarbeit mit AMEX GBT und unterstützt bei Fragen zur Travel Policy sowie zur Reisekostenabrechnung in ADP* Du **betreust die Zeiterfassung in SAP (ESS)**, An- und Abwesenheiten, koordinierst Korrekturen und Reportings und bist Schnittstelle zu den Key Usern, der Payroll und HR* Du **koordinierst Dokumenten- und Informationsprozesse**, pflegst unter anderem Teams-Bereiche, übernimmst die Erstellung sowie die Ablage von Dokumenten und stellst sicher, dass interne Richtlinien eingehalten werden* Bei Standortprojekten, wie Renovierungen oder internen Umzügen, arbeitest Du eng mit dem Standortverantwortlichen zusammen und unterstützt bei der Planung und Koordination # **Das bringst Du mit** ### **Deine fachlichen Qualifikationen:** * Du hast eine **abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium** und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise auf Management-Level* Du verfügst über **sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift*** Im Umgang mit **MS Teams, PowerPoint, Excel und Outlook** bist Du sicher und hast Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen* Du bringst Erfahrung in der **Organisation und Abwicklung von Dienstreisen** mit, von der Reisebuchung über die Einhaltung von Reiserichtlinien bis hin zur Reisekostenabrechnung* Idealerweise hast Du bereits mit **generativen KI-Tools wie Microsoft Copilot** gearbeitet und weißt, wie Du diese zur effizienteren Gestaltung von Arbeitsprozessen einsetzen kannst* Kenntnisse in **Zeitwirtschafts- und Zeiterfassungssystemen**, beispielsweise SAP (ESS), sowie in der Pflege von Anwesenheits- und Zeiterfassungsdaten sind von Vorteil ### **Deine persönlichen Stärken:** * Du überzeugst durch **ausgeprägte Kommunikationsstärke** und ein freundliches, professionelles sowie serviceorientiertes Auftreten* Deine Arbeitsweise ist **strukturiert, proaktiv und lösungsorientiert**, und Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick* Du kannst **Prioritäten sicher setzen** und unterschiedliche Aufgaben und Projekte eigenständig und zuverlässig koordinieren* Du bist flexibel und kannst **gelegentlich auch aus unserem KION HQ in Frankfurt am Main arbeiten** # **Interessiert?** Dann freuen wir uns auf Deine Online-Bewerbung. Dein Ansprechpartner ist **Anne-Christin Fritzsche.** #J-18808-Ljbffr