Senior Specialist Belegungs- & Vertragsmanagement (m/w/d) - Wuppertal

WAS WIR MACHEN IST KINDERGARTEN. MACH MIT!

Operativ stark. Fachlich verantwortlich. Mit Entwicklungsperspektive.

Du arbeitest gerne mit Zahlen, Daten und Prozessen und möchtest gleichzeitig fachliche Verantwortung übernehmen? Du willst operativ mitten im Geschehen sein, Abläufe koordinieren und das Team vor Ort unterstützen? Dann werde Fachkoordinator:in im Belegungs- und Vertragsmanagement und hilf uns, unsere Kita-Plätze effizient zu vergeben und unsere Prozesse weiter zu digitalisieren.

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass Eltern einen transparenten und einfachen Zugang zu Kita-Plätzen erhalten, unsere Daten stimmen und Verträge zuverlässig erstellt werden. Gleichzeitig übernimmst du fachliche Verantwortung, unterstützt das Team vor Ort in der täglichen Arbeit und bringst Ideen ein, um Prozesse stetig zu verbessern. Perspektivisch kann dein Verantwortungsbereich wachsen. Das betrifft sowohl inhaltliche Aufgaben als auch eine mögliche Erweiterung der zu betreuenden Region.

DEINE AUFGABEN BEI UNS

• Operative Aufgaben – du packst täglich aktiv mit an
• Verwaltung, Pflege und Qualitätssicherung der Belegungsdaten
• Schnittstelle zu unseren B2B Kunden für Belegungsthemen
• Erfassung und Prüfung von Online-Anmeldungen
• Erstellung, Prüfung und Versand von Betreuungsverträgen
• Platzvergabe sowie Kommunikation mit Familien, Kitas, Behörden und Kommunen
• Erstellung der monatlichen Abrechnung (z. B. Elternbeiträge, Verpflegungspauschalen)
• Unterstützung des Meldewesens (KiBiz.web, Online-Portale, Statistiken)
• Enge Zusammenarbeit mit Marketing, Pädagogik, IT und weiteren Abteilungen
• Mitarbeit an der Digitalisierung und Vereinfachung unserer Verwaltungsprozesse

Fachliche Koordination & Weiterentwicklung

• Fachliche Unterstützung und Orientierung für das Team vor Ort
• Organisation und Koordination von Abläufen im Tagesgeschäft
• Sicherstellung von Qualitätsstandards und effizienter Datenprozesse
• Weiterentwicklung bestehender Arbeitsabläufe sowie Mitarbeit an neuen Konzepten
• Austausch mit internen und externen Stakeholdern
• Perspektive: Ausbau des Verantwortungsbereichs auf zusätzliche Standorte/Regionen möglich

DAS BRINGST DU MIT

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Verwaltung, Vertragswesen oder im sozialen/bildungsnahen Bereich
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Freude an Zusammenarbeit
• Erste Erfahrung in fachlicher Anleitung oder klare Motivation, in diese Rolle hineinzuwachsen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Excel, Datenbanken, Kita-Management-Systeme)
• Bereitschaft, bei Bedarf standortübergreifend zu arbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse sind ein Plus

VERSPROCHEN IST VERSPROCHEN. UNSERE TOP-BENEFITS FÜR DICH!

• Eine zentrale Rolle im Belegungs- und Vertragsmanagement mit fachlicher Verantwortung
• Flexibles Arbeiten in Wuppertal – bis zu 50 % Homeoffice
• Faire Vergütung inkl. Sonderzahlungen
• Intensive Einarbeitung, regelmäßige Feedbackgespräche und Weiterbildung
• 30 Tage Urlaub + ein zusätzlicher freier Tag an Heiligabend & Silvester
• Arbeitgeberzuschuss für Fitnessangebote
• Betriebliche Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberanteil
• E‑Bike‑Leasing
• Moderne Büroräume & kostenlose Parkplätze
• Entwicklungsperspektiven – auch regional

DIREKTER DRAHT

Petra Podlogar, Head of Personalmarketing & Recruiting, Bewerbungen bitte über unser Bewerbungsformular!

Über uns

Kita|Concept ist seit 2022 Teil der internationalen Partou-Gruppe. Paula & Max seit 2024 und Kita Käptn Kaninchen seit 2025. In unseren 69 Kindertagesstätten in ganz Deutschland begleiten wir Kinder mit Herz, Hingabe und pädagogischem Feingefühl. Unser Ziel: liebevolle Orte zu schaffen, an denen sich jedes Kind sicher fühlt, seine Persönlichkeit entfalten kann und spielerisch die Welt entdeckt. Kita|Concept steht für individuelle, betriebsnahe Betreuungslösungen, die Familien und Unternehmen gleichermaßen entlasten. In enger Partnerschaft mit Arbeitgebern entstehen so besondere Kitas direkt am Arbeitsplatz oder in unmittelbarer Nähe. Paula & Max hingegen widmet sich ausschließlich dem Betrieb privater Kindertagesstätten – familiär, modern und mitten im Leben der Stadtteile verankert. Hier finden Kinder ein zweites Zuhause und Eltern eine verlässliche Begleitung im Alltag. Kita Käptn Kaninchen ist ein innovativer, familienorientierter Kita-Träger mit 18 Einrichtungen in Hamburg, der Kinder von ca. 11 Monaten bis zur Einschulung liebevoll betreut, ihnen vielfältige Bildungs- und Erlebnisräume bietet und sie inklusiv sowie spielerisch auf die Zukunft vorbereitet.