Commercial Operations Specialist

Kiva Confections ist ein erstklassiges Unternehmen für cannabis-infused Süßwaren in Kalifornien, dem größten Cannabis-Markt der Welt. Kivas Produktlinie umfasst Kiva Schokoladenriegel, Terra Bites, Petra Mints, Lost Farms Gummies & Chews und Camino Gummies. Unsere Produkte werden aus hochwertigen Zutaten hergestellt und sorgfältig mit kalifornischem Cannabis kombiniert. Seit unserer Gründung im Jahr 2010 ist es unser Ziel, Süßwaren zu kreieren, die neu definieren, was eine Cannabis-Süßigkeit sein sollte. Durch die Anwendung von Kunst und Wissenschaft stellen wir ein köstlich konsistentes Erlebnis sicher. Wir haben ehrgeizige Wachstumspläne, während der legale Markt und die Verbraucherakzeptanz wachsen. Zu den wichtigsten Wachstumsinitiativen gehören ehrgeizige Plattforminnovationen, herausragendes Marketing, geografische Expansion, strategische Partnerschaften und mehr. Wir sind für dieses spektakuläre Wachstum ausgestattet und suchen großartige Menschen, die uns helfen, auf die nächste Stufe zu gelangen.

Wir suchen einen hochorganisierten und proaktiven Commercial Operations Specialist, der eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Effizienz und Effektivität unserer Abläufe spielt. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit unseren Vertriebs-, Marken- und Betriebsteams zusammen, um nahtlose Prozesse, genaue Auftragserfassung und hervorragenden Kundenservice sicherzustellen. Sie nutzen verschiedene Kommunikationsplattformen wie unser internes Aufgabensystem, Slack und E-Mail, um einen klaren Informationsfluss zu gewährleisten und die fristgerechte Ausführung von Aufgaben innerhalb der erforderlichen Fristen sicherzustellen.

Dies ist der Job für Sie, wenn…

• Sie Probleme lösen und eine bessere Branche aufbauen möchten.
• Man hat Ihnen (mehr als einmal) gesagt, dass Sie eine tatkräftige, anpackende Person sind, die organisiert, ehrlich und nachdenklich ist.
• Ihre Freunde beschreiben Sie als vertrauenswürdig, loyal und zuverlässig.
• Sie wurden als Überflieger bezeichnet.
• Sie verlassen nichts dem Zufall und verlassen sich nicht darauf, „es einfach zu machen“. Vielmehr sind Sie kalkuliert, vorbereitet und gehen abgewogene Risiken ein.
• Sie möchten keine Politik und Bürospiele spielen, um voranzukommen.
• Sie haben SEHR starke kommunikative Fähigkeiten.
• Sie spielen gerne im Gewinnerteam.
• Sie interessieren sich für einen sinnvollen Job bei einem wachsenden Cannabisvertrieb, wo Sie an einer Vielzahl von Projekten gleichzeitig arbeiten werden.

Als Commercial Operations Specialist werden Sie…

Ihre Verantwortlichkeiten konzentrieren sich auf die genaue und effiziente Ausführung der täglichen kommerziellen und systemtechnischen Abläufe in drei Schlüsselbereichen:

• Aufgaben- und Datenmanagement
• Auftragserfassung und -verarbeitung: Effizientes Management und Verarbeitung aller eingehenden Bestellanfragen, die per E-Mail, Aufgabensystemen und Telefonanrufen eingehen, um Genauigkeit und zeitgerechte Erfüllung der Bestellungen sicherzustellen.
• Preis- und Aktionsmanagement: Aktive Pflege aktueller Preisinformationen und Durchführung aller erforderlichen Aktionen innerhalb der internen Systeme.
• Produkt- und Kundeneinrichtung: Sicherstellen, dass genaue und vollständige Produkt- und Kundeninformationen in unserem internen System Encompass gepflegt werden, um reibungslose und konforme Transaktionen zu ermöglichen.
• Qualitätssicherung & Compliance: Durchführung regelmäßiger Audits und Kontrollen zur Gewährleistung der Datenintegrität, der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und der Beachtung der besten kommerziellen Praktiken.

• Technische und betriebliche Unterstützung
• Systemtechnische Unterstützung: Umfassende Bestell- und technische Unterstützung für Encompass für interne Benutzer, externe Partner und Unterstützung von Lieferantenbenutzern bezüglich Dashboards und Tools innerhalb des Systems bereitstellen.
• Vertriebsunterstützung: Direkte Unterstützung des Vertriebsteams durch effiziente Eingabe von Bestellungen, die über das Encompass-Aufgabensystem eingereicht werden.
• Aufgabenbasierte Abläufe & Fristen: Enge Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams zur Durchführung zeitkritischer Aufgaben im Zusammenhang mit der Auftragsbearbeitung, dem Bestandsmanagement und dem Kundenservice. Sicherstellen, dass alle Aufgabenfristen konsequent eingehalten werden und bei Bedarf bei der Neupriorisierung von Aufgaben helfen.

• Kommunikation und Problemlösung
• Kunden- & Lieferantenlösung: Als kritischer Ansprechpartner fungieren, um Fragen per Telefon, E-Mail und Aufgabensystemen für Kunden und Lieferanten zu beantworten, die sich auf Aufgabenübermittlungen, Preisgestaltung, Kunden, Zuteilungen, Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung (AR) und Produktstatus beziehen, und Anfragen bei Bedarf an die entsprechenden Abteilungen weiterzuleiten.
• Kommunikationskoordination: Als zentrale Kommunikationsdrehscheibe zwischen den Abteilungen fungieren, Slack, E-Mail und Aufgabensysteme nutzen, um den Informationsfluss zu optimieren und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern.

Was wir suchen…

• Mindestens 2 Jahre nachweisliche Erfahrung in einer ähnlichen Rolle, idealerweise in einem schnelllebigen Vertriebs- oder Logistikumfeld.
• SQL-Kenntnisse und Erfahrung im Großhandel sind ideal.
• Kenntnisse in der Nutzung interner Systeme wie Encompass sind von Vorteil.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit einem ausgeprägten Auge für Details.
• Starke analytische und problemlösende Fähigkeiten zur effektiven Lösung von Problemen.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.
• Proaktive Einstellung mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung und die Bereitschaft, Initiative zu ergreifen.
• Teamplayer-Mentalität mit der Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Abteilungen zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.
• Erfahrung im Cannabisbereich ist von Vorteil.

Körperliche Anforderungen

• Langandauernde Sitzzeiten am Schreibtisch und Arbeiten am Computer.
• Gelegentliches Heben von bis zu 15 Pfund.
• Fähigkeit zur klaren Kommunikation per Telefon, Video und persönlich.
• Regelmäßige Nutzung der Hände zum Handhaben, Tippen oder Fühlen; Erreichen mit Händen und Armen.
• Gelegentliches Stehen, Bücken oder Gehen zum Ablegen oder Abrufen von Materialien kann erforderlich sein.

Arbeitsumgebung

Diese Rolle wird hauptsächlich in einer Remote-/Heimbüroumgebung unter Verwendung von Standardbüroausstattung wie Computer, Telefon und Videokonferenztools durchgeführt. Der Mitarbeiter wird erwartet, einen professionellen Arbeitsplatz ohne übermäßigen Lärm oder Ablenkungen während der Arbeitszeiten aufrechtzuerhalten. Regelmäßige virtuelle Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in mehreren Zeitzonen kann erforderlich sein. Gelegentliche Reisen zu Unternehmensbüros, Kundenstandorten oder Teambesprechungen können je nach geschäftlichen Bedürfnissen notwendig sein. Das Geräuschniveau in der Arbeitsumgebung ist typischerweise niedrig. Die Mitarbeiter müssen über einen zuverlässigen Internetzugang und einen geeigneten Remote-Arbeitsplatz verfügen, der Vertraulichkeit und Produktivität unterstützt.

Alle qualifizierten Bewerber erhalten unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft, Geburt oder verwandte medizinische Bedingungen), sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, nationaler Herkunft, Abstammung, Alter, Behinderung, medizinischen Zustand, genetischen Informationen, Familienstand, Veteranenstatus oder einer anderen durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützten Eigenschaft Berücksichtigung für eine Anstellung. Wir verpflichten uns, angemessene Vorkehrungen für qualifizierte Personen mit Behinderungen und für Bewerber mit Behinderungen in unserem Bewerbungs- und Einstellungsprozess zu treffen.