Projektassistenz (m/w/d) im Bauingenieurwesen, Berlin

Ihre Aufgaben

• Sie sind eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und externen Partnern.
• Sie sorgen dafür, dass kaufmännische Prozesse, Angebotsverfahren sowie Themen des Qualitätsmanagements zuverlässig laufen und wichtige Entscheidungen der Geschäftsführung optimal vorbereitet sind.
• Sie übernehmen dabei nicht nur klassische Assistenzaufgaben, sondern gestalten aktiv unsere Prozesse mit.
• Kaufmännische Unterstützung unserer Prüfingenieure bei Rechnungsstellung, Nachtragsvorbereitung und vorbereitender Buchhaltung.
• Sichtung und Betreuung von Anfragen sowie VgV-Verfahren und Aufbereitung für die Geschäftsführung während Teilnahmewettbewerb und Angebotsphase.
• Koordination der Angebotserstellung inklusive Fristenkontrolle und Vollständigkeitsprüfung.
• Organisation von Anfrage- und Angebotsunterlagen, Pflege auf Vergabeplattformen und Kommunikation mit Vergabestellen.
• Unterstützung bei Zertifizierungs- und Präqualifizierungsprozessen (z. B. PQ DB, ISO, EcoVadis) sowie Begleitung von Audits.
• Unterstützung bei Marketingaufgaben - Zusammenstellung von Bild- und Textmaterial für Veröffentlichungen, Referenzen und Werbematerial.
• Regelmäßige Prüfung und Optimierung von Büroprozessen, auch unter Einsatz digitaler Tools.

Ihr Profil

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische, technische oder baubezogene Ausbildung oder ein entsprechendes Studium.
• Erfahrung und Knowhow: mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position - vorzugsweise im Bau-, Ingenieur-, Architektur- oder Planungsumfeld; Kenntnisse im Umgang mit VgV-Verfahren bzw. öffentlichen Ausschreibungen sind von Vorteil.
• Sprache: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau), um Projekte sicher und souverän begleiten zu können.
• Persönlichkeit & Arbeitsweise: strukturiert, kommunikationsstark, analytisches Denken, Organisationsgeschick.

Wir bieten Ihnen

• Abwechslungsreiche Aufgaben: Die Position bietet die Möglichkeit, Verantwortung an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektgeschäft und kaufmännischen Prozessen zu übernehmen.
• Team & Atmosphäre: Flache Hierarchien und ein echtes Miteinander - so gelingt Ihr Einstieg bei uns ganz leicht.
• Entwicklungschancen: Wir fördern Ihre individuelle Weiterbildung und bieten Ihnen interne Perspektiven.
• Work Life Balance: Gleitzeit, mobiles Arbeiten und gute Vereinbarkeit von Job und Privatleben.
• Extras für Sie: JobRad, Zuschüsse zur Altersvorsorge oder zum ÖPNV-Ticket, Fitnessangebote, Unterstützung für Eltern und mehr.