Assistenz Young Researchers Relations (m/w/d)

Die gemeinnützige Heidelberg Laureate Forum Foundation (HLFF) wurde 2013 vom SAP-Mitgründer Klaus Tschira gegründet und hat das Ziel, Mathematik und Informatik zu fördern. Zu diesem Zweck organisiert die HLFF jährlich das Heidelberg Laureate Forum (HLF), ein wissenschaftliches Netzwerktreffen, das die Trägerinnen und Träger der renommiertesten Auszeichnungen in Mathematik und Informatik mit 200 herausragenden Nachwuchsforschenden dieser Fachgebiete zusammenbringt. Ein weiterer Fokus der Stiftung liegt darauf, die öffentliche Aufmerksamkeit auf die beiden Disziplinen Mathematik und Informatik zu lenken, das Interesse daran zu wecken und nachhaltig zu stärken.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als Koordinator:in im Bereich Young Researchers Relations mit Schwerpunkt Teilnehmermanagement, Reisemanagement und Veranstaltungsorganisation.

Deine Aufgaben

• Ganzheitliche Betreuung von rund 200 internationalen Young Researchers vor und während des Heidelberg Laureate Forum (September)
• Verantwortung für das Teilnehmer- und Gästemanagement eines internationalen Wissenschaftsevents
• Organisation und Abwicklung von Reisestipendien, Reisebuchungen und Visa-Prozessen
• Verwaltung, Pflege und Auswertung von Teilnehmendendaten im CRM-System
• Koordination von Hotelkontingenten sowie enge Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Partnern

Dein Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, duales Studium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Veranstaltungsmanagement, Eventmanagement, Tourismus, Projektmanagement oder vergleichbare Qualifikation - wichtig ist uns vor allem Deine praktische Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe
• Erste Erfahrung im Event-, Teilnehmer- oder Veranstaltungsmanagement, idealerweise im internationalen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift zur sicheren Kommunikation mit internationalen Teilnehmenden
• Sehr sichere MS-Office-Kenntnisse insbesondere Excel, (fortgeschritten) sowie idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen
• Sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise sowie sicherer Umgang mit umfangreichen Datensätzen und organisatorischen Prozessen
• Hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit internationalen Teilnehmenden
• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in intensiven Veranstaltungsphasen rund um die Veranstaltung

Was wir Dir bieten

• Sinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen Stiftung mit gesellschaftlicher Relevanz
• Ein engagiertes, wertschätzendes und motiviertes Team
• Aktive Mitgestaltung einer renommierten wissenschaftlichen Konferenz in einem internationalen Arbeitsumfeld mit direktem Austausch mit führenden Wissenschaftler:innen
• Work-Life-Balance: Gleitzeit, 30 Urlaubstage und zusätzliche betriebliche Feiertage sowie die Möglichkeit, anteilig ortsflexibel arbeiten zu können
• Jobticket, Kita-Zuschuss, Vermögenswirksame Leistungen, Betriebliche Altersversorgung, Vorsorgeschecks und weitere attraktive Leistungen.

Du möchtest internationale Wissenschaft aktiv mitgestalten und Organisation auf höchstem Niveau verantworten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Zeugnissen unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins.

Wir stehen für Chancengleichheit und freuen uns auf Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Religion oder Behinderung.