Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Abläufe mit modernen KI-Tools.
- Unternehmen: Moderne Unternehmensgruppe mit 100 % Homeoffice und digitaler Kultur.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und 28 Urlaubstage.
- Weitere Informationen: Herzliches Team mit flachen Hierarchien und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Verwaltung aktiv mit und arbeite eigenverantwortlich.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Verwaltung oder Personal.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Was wir dir bieten
Verwaltungsfachkraft (m/w/d) – Verwaltung, Personal & KI | 100 % Homeoffice | Vollzeit (40 Std.)
Organisation ist deine Stärke? Multitasking liegt dir im Blut? Du arbeitest gerne digital und möchtest mit modernen KI-Tools die Zukunft der Verwaltung aktiv mitgestalten?
Dann suchen wir genau dich.
Wir sind eine moderne Unternehmensgruppe mit vollständig digitalen Prozessen.
Unser gesamtes Team arbeitet zu 100 % remote – vom Homeoffice aus.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Verwaltungsfachkraft (m/w/d) für Verwaltung, Personal & KI in Vollzeit.
Bei uns erwartet dich kein eintöniger Büroalltag.
Stattdessen bist du die organisatorische Schnittstelle unseres Unternehmens, übernimmst administrative Aufgaben im Personalbereich und unterstützt uns dabei, unsere internen Prozesse mithilfe moderner KI-Technologien kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu automatisieren.
- Über uns Unsere Unternehmensgruppe ist unter anderem in folgenden Bereichen tätig:
- Finanzbuchhaltung & Lohnabrechnung
- Online-Marketing
- Webentwicklung
- Grafik & Design
- E-Commerce-Beratung
- Dienstleistungsbereich
- Das erwartet dich
- Unbefristete Festanstellung
- Vollzeit (40 Stunden/Woche)
- 100 % Homeoffice – auch die Einarbeitung erfolgt vollständig remote
- Flexible Arbeitszeiten
- Attraktive Vergütung mit pünktlicher Gehaltszahlung
- Monatliche Internetpauschale
- 28 Urlaubstage
- Sonderurlaub an deinem Geburtstag sowie an Heiligabend und Silvester
- Modernes Hardware-Equipment
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum
- Die Möglichkeit, unsere Digitalisierung und den Einsatz von KI aktiv mitzugestalten
- Digitale Prozesse ohne Papierchaos
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten – insbesondere im Bereich KI und Digitalisierung
- Ein herzliches Team mit wertschätzender Unternehmenskultur
- Deine Aufgaben bei uns
- Deine Aufgaben
Kein Tag ist wie der andere. Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem
- Verwaltung & Organisation
- Organisation und Koordination administrativer Abläufe
- Bearbeitung und Verwaltung von Kunden- und Unternehmensunterlagen
- Pflege unserer internen Systeme und Stammdaten
- Termin- und Fristenmanagement
- Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben
- Aktive Nutzung und Pflege unserer KI-gestützten Systeme im Arbeitsalltag
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Automatisierung interner Prozesse mithilfe moderner KI-Tools
- Identifikation von Optimierungspotenzialen und Mitwirkung an der Digitalisierung unserer Verwaltungsabläufe
- Personalsachbearbeitung (ca. 30 %)
- Betreuung administrativer Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt
- Erstellung und Pflege von Personalunterlagen und Personalakten
- Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Fehlzeiten
- Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei administrativen Personalthemen
- Vorbereitung personalrelevanter Dokumente und Bescheinigungen
- Enge Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung und der Geschäftsführung
- Kundenservice
- Ansprechpartner/in für unsere Kunden per Telefon und E-Mail
- Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen
- Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit
Unterstützung verschiedener Unternehmensbereiche Je nach Auslastung unterstützt du unser Team flexibel beispielsweise in:
- Vertrieb
- Buchhaltung
- Kundenberatung
- Backoffice
- allgemeinen Verwaltungsaufgaben
Du bist ein echtes Organisationstalent und springst dort ein, wo deine Unterstützung gerade benötigt wird.
- Was du mitbringst
- Das solltest du mitbringen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Erfahrung in der Verwaltung sowie in der Personalsachbearbeitung
- Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationstalent
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie absolute Diskretion im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Freude daran, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
- Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel und Outlook)
- Hohe digitale Affinität und Freude an moderner Software (z. B. Microsoft Teams, Easy Bill, Asana, Pipedrive oder vergleichbare Systeme)
- KI-Kompetenz setzen wir voraus
Wir arbeiten vollständig digital und setzen moderne KI-Technologien täglich ein. Deshalb erwarten wir von dir:
- Sicherer Umgang mit Chat GPT und modernen KI-Tools
- Erfahrung im Umgang mit Cloud-Lösungen und digitalen Arbeitsprozessen
- Freude daran, KI aktiv im Arbeitsalltag einzusetzen und neue Möglichkeiten zu entdecken
- Eigenständige Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie Entwicklung von Ideen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Offenheit, neue KI-Anwendungen schnell zu erlernen und produktiv einzusetzen
Erfahrung im Homeoffice ist von Vorteil.
Unsere Überzeugung
Wir freuen uns auf deine Bewerbung – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Beeinträchtigung oder sexueller Identität.
- Über uns
- Die
KLBX Services Group fungiert als zentrales Shared Service Center und bündelt administrative Tätigkeiten in den Bereichen Verwaltung, Marketing, Vertrieb und Personalwesen.
Als Spitzendienstleister bietet sie maßgeschneiderte Systemlösungen – von der strategischen Planung über operative Unterstützung bis hin zur Digitalisierung von Prozessen.
Unter dem Dach der KLBX Gruppe werden Synergien genutzt, um interdisziplinäre Teams effizient zu vernetzen und so ein ganzheitliches, service-orientiertes Leistungsportfolio bereitzustellen.
Verwaltungsfachkraft (m/w/d) – Verwaltung, Personal & KI | 100 % Homeoffice | Vollzeit (40 Std.) Arbeitgeber: KLBX Gruppe
Die KLBX Services Group ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und modernen Umfeld zu arbeiten. Mit 100 % Homeoffice, flexiblen Arbeitszeiten und einer wertschätzenden Unternehmenskultur fördern wir deine individuelle Entwicklung und bieten dir zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Hier kannst du eigenverantwortlich arbeiten und Teil eines herzlichen Teams werden, das innovative digitale Prozesse lebt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Verwaltungsfachkraft (m/w/d) – Verwaltung, Personal & KI | 100 % Homeoffice | Vollzeit (40 Std.) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei KLBX Gruppe
Wenn du auf der Website von KLBX Gruppe stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsfachkraft (m/w/d) – Verwaltung, Personal & KI | 100 % Homeoffice | Vollzeit (40 Std.) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei KLBX Gruppe erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei KLBX Gruppe vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
