Billing Specialist (m/w/d) in Vollzeit

Im Rahmen der Zentralisierung unserer Abrechnungsprozesse suchen wir Sie als spezialisierter Experte für unseren Standort Frankfurt am Main. Sie übernehmen das Billing aus dem Verantwortungsbereich der Assistenz und werden zur zentralen Anlaufstelle für alle Themen rund um Honorare, Auslagen und E‑Billing. Honorarvereinbarungen, Zeiteinträge und Auslagen haben Sie stets im Blick und sorgen dafür, dass jede Position korrekt abgerechnet wird.

Was Sie bei uns erwartet:

• Schnittstelle & Koordination: Sie verantworten den gesamten Abrechnungsfluss. Dabei stimmen Sie sich eng mit den Partnern und Assistenzen ab und sind der direkte Ansprechpartner für die Finanzabteilungen unserer Mandanten – im Inland aber auch international.
• E‑Billing‑Expertise: Ob Legal Tracker, Collaborati oder das hauseigene Mandantenportal – Sie bewegen sich routiniert in den gängigen Systemen. Sie befüllen die unterschiedlichsten Systeme, wenden Billing Guidelines sicher an und sorgen dafür, dass keine Position zwischen Timekeeper‑Codes und Tax‑Rules verloren geht.
• Präzisionsarbeit: Sie erstellen Ausgangsrechnungen für das In- und Ausland, bearbeiten Rechnungskorrekturen und prüfen Belege, Zeiteinträge und VAT‑IDs sorgfältig, bis jede Position korrekt zugeordnet ist.
• Kommunikation & Mahnwesen: Sie sind die diplomatische Schnittstelle und führen Korrespondenz sowie Telefonate mit Mandanten zu Rechnungsangelegenheiten mit dem nötigen Fingerspitzengefühl. Zudem haben Sie die Außenstände im Blick und verantworten die Vorbereitung sowie Umsetzung eines strukturierten Mahnwesens.
• Proaktive Klärung: Wo Honorarvereinbarungen unklar sind oder Mandanten‑Anforderungen komplex sind, fragen Sie gezielt nach, anstatt Annahmen zu treffen – und sorgen dafür, dass spätere Diskussionen gar nicht erst entstehen.
• KI‑gestützte Effizienz: Sie setzen KI‑Tools wie Co‑Pilot & Co. gezielt ein, nicht als Selbstzweck, sondern als gezielten Hebel für Effizienz. Routineerklärungen an Mandanten, ausführliche Mahnschreiben oder die englische Version eines Sachverhalts lassen Sie KI‑gestützt in Sekunden vorformulieren, anstatt sie zeitaufwändig selbst zu verfassen. Die gewonnene Zeit investieren Sie dort, wo es zählt: in die saubere Abrechnung und die nächste Prozessoptimierung.

Was Sie mitbringen sollten:

• Qualifikation und Erfahrung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium und bringen fundierte Berufserfahrung im Billing einer Kanzlei oder im Professional‑Services‑Umfeld mit. Sie beherrschen Ihr Fach sicher, kennen die Tücken zwischen Stundensätzen, Pauschalen und Auslagen und bedienen gängige E‑Billing‑Portale selbstsicher.
• KI‑Affinität: Prompting ist für Sie kein Buzzword – Sie haben mit KI‑Tools schon gearbeitet und möchten den Abrechnungsprozess kontinuierlich weiterentwickeln.
• Strukturierte Arbeitsweise: Sie arbeiten strukturiert und sorgfältig. Sie nutzen moderne DMS/KMS‑Systeme sicher und haben einen Sinn für digitale Ordnung.
• Digitale Kompetenz: MS Office beherrschen Sie sicher, aber Sie sind auch neugierig auf die Weiterentwicklung der Kanzlei‑Digitalisierung.
• Mindset: Sie sind zuverlässig, diskret und haben den Anspruch, etwas zu bewegen.

Was wir Ihnen bieten:

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung in einer Top‑Kanzlei.
• Einen spannenden und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem sehr kollegialen Team.
• Einen modernen Arbeitsplatz mit Blick auf die Frankfurter Skyline und sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
• Raum für eigene Ideen und Entwicklungsperspektiven.
• Frisches Obst, kostenlose Getränke und Süßes.
• Echte Wertschätzung: Corporate Benefits, Wellpass und ein Umfeld, das Einsatz nicht nur sieht, sondern auch belohnt.

KLIEMT.Arbeitsrecht ist eine der führenden und größten auf Arbeitsrecht spezialisierten Kanzleien Deutschlands mit Büros in Düsseldorf, Frankfurt am Main, Berlin, München, Hamburg und Köln. Mit rund 100 auf Arbeitsrecht spezialisierten Rechtsanwälten bietet KLIEMT.Arbeitsrecht nationalen und internationalen Unternehmen eine umfassende und hochkarätige Beratung in allen Fragen des Arbeitsrechts – verlässlich, kreativ, praxisorientiert und auf die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten.