Mitarbeiter (m/w/d) für das Büromanagement

Der Geschäftsbereich 1 Pflege- und Stationsmanagement sucht zum nächstmöglichen Termin einen Mitarbeiter (m/w/d) für das Büromanagement mit drei verschiedenen Schwerpunktaufgaben.

Erster Schwerpunkt - Personalmanagement: Der Geschäftsbereich 1 (GB1) verantwortet im Wesentlichen das Personalmanagement der Pflegefachkräfte, Hebammen und der nicht-ärztlichen Mitarbeiter sämtlicher Stationen, der Zentralen Notaufnahme, des Kreißsaals sowie mehrerer Ambulanzen. Des Weiteren zählen hierzu verschiedene Komplementärbereiche, das Ausbildungszentrum sowie die Fort- und Weiterbildungseinrichtung, Physiotherapie, Soziale Dienste und das PSL-Team (Pflege, Support und Logistik).

Zweiter Schwerpunkt - die Fort- und Weiterbildungseinrichtung: Sie gehört seit Jahren zum Profil des Klinikums Hanau. Um die Professionalität zu entwickeln, bieten wir berufsbegleitende pflegerische Weiterbildungen sowie ein umfassendes Fortbildungsprogramm für alle Berufsgruppen an.

Dritter Schwerpunkt - unser Patientenbesuchsdienst: Hier engagieren sich ehrenamtliche Damen und Herren. Unser Ziel ist es dabei, einen Beitrag zur Genesung der Patienten zu leisten, neben der medizinischen und pflegerischen Versorgung. Die Arbeit der ehrenamtlich Tätigen liegt schwerpunktmäßig im zwischenmenschlichen und kommunikativen Bereich. In diesen benannten Bereichen ist Ihre Koordinations- und Organisationskompetenz gefragt.

Folgende vielseitige Aufgaben erwarten Sie:

• Im zentralen GB1-Sekretariat (Stellenanteil 60%):

• Administratives Bewerbungsmanagement – Pflege unserer Bewerbungsplattform Softgarden
• Verwaltung der Spinde aller Mitarbeitenden
• Anmeldeverfahren der Pflichtfortbildungen in Zusammenarbeit mit dem Personalservice
• Unterstützung bei Schriftverkehr und Ablage
• Büromanagement, insbesondere mit Übernahme der gesamten Korrespondenz, Annahme sämtlicher Telefonate und Abwicklung von Praktikanteneinsätzen
• Koordination Ehrenamtlicher Besuchsdienst
• Recruiting durch Aktionen und Öffentlichkeitsarbeit
• Bewerberverfahren – Einarbeitung neuer ehrenamtlicher Besuchsdienstdamen und -herren
• Organisation von regelmäßigen Treffen und Fortbildungen
• Administrative Abwicklung Fahrtkostenerstattung, Bescheinigungen u. ä.
• Netzwerkarbeit (Freiwilligen-Agentur, Teilnahme an Projekten)

• Übernahme des E-Learning-Prozesses (Erstellung der Kurse nach Vorgabe, Veröffentlichung, Dokumentation und Auswertung nach Absolvierung)
• Für Präsenzfortbildungen den Rahmen organisieren (Abstimmung mit Dozenten, Raum, Schulungsportal, Teilnehmersteuerung, Übertragung in das Dienstplanprogramm, Auswertungen, ggf. Catering organisieren)
• Befragungen zur Kundenzufriedenheit, Statistiken, allgemeine Tätigkeiten
• Unterstützung bei Schriftverkehr und Ablage

Sie bieten folgendes Profil:

• Sie verfügen über eine Qualifikation und Fähigkeiten aus dem Bereich der Bürokommunikation und oder dem Personalwesen.
• Sie haben geübten Umgang mit MS-Office.
• Sie begegnen den Menschen offen und zugewandt mit einer positiven Ausstrahlung, sowohl im telefonischen als auch persönlichen Kontakt.
• Ihre Anliegen bearbeiten Sie in strukturierter, nachvollziehbarer und kompetenter Art.
• Auch in Zeiten höherer Arbeitsbelastung bewahren Sie Ruhe und Übersicht, professionelle Kommunikationsfähigkeit, Sozialkompetenz und Teamfähigkeit.

Die Vergütung erfolgt nach TVöD einschließlich der üblichen Sozialleistungen. Wir besetzen die Stelle befristet als Abwesenheitsvertretung. Es ist nicht ausgeschlossen, dass sich währenddessen eine weitere Perspektive ergibt. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Ihre aussagekräftige Bewerbung senden Sie bitte bis spätestens zum 16.03.2025 an: Esther Klug, Geschäftsbereichsleiterin, Pflege- und Stationsmanagement, Leimenstraße 206, 3450 Hanau, eMail oder über diese Plattform.