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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organize the director's office, manage correspondence, and coordinate meetings.
- Arbeitgeber: Join the University Medicine Mannheim, a leading medical facility and research center.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible work options, professional development, and a supportive team environment.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team in a prestigious institution with diverse responsibilities.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed secretarial training or similar qualification; experience is a plus but not required.
- Andere Informationen: Equal opportunity employer; applications from individuals with disabilities are encouraged.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Schlägt Ihr Herz für spannende Aufgaben in der Universitätsmedizin? Dann suchen wir Sie!
Die Universitätsmedizin Mannheim steht für qualitätsgesicherte, universitäre Maximalversorgung und zählt zu den größten medizinischen Einrichtungen und Forschungszentren der Region. Mit der Medizinischen Fakultät Mannheim der traditionsreichen Universität Heidelberg und dem Universitätsklinikum Mannheim vereinen wir zwei starke Partner. Jährlich bieten wir rund 52.000 stationär und teilstationär sowie 212.000 ambulant aufgenommenen Patienten ein breit gefächertes Spektrum modernster Diagnostik und Therapieverfahren. In 30 Fachkliniken und Instituten engagieren sich 5.000 Mitarbeiter gleichermaßen in Krankenversorgung, Forschung und Lehre.
Die Neurologische Klinik (Klinikdirektor: Prof. Dr. med. Michael Platten) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll- oder Teilzeit unbefristet einen
Das Aufgabengebiet umfasst:
- Organisation des Sekretariats des Klinikdirektors, interne und externe Korrespondenz (Deutsch und Englisch) sowie Postbearbeitung und Terminkoordination
- Organisation von Dienstreisen sowie die Erstellung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
- Unterstützung bei administrativen Personalangelegenheiten
- Organisation von internen Meetings sowie wissenschaftlichen Retreats und anderen Veranstaltungen
- Betreuung des internen Bestellwesens
Sie verfügen über:
- Erfolgreich abgeschlossene Sekretariatsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung im Sekretariatsbereich ist wünschenswert, aber nicht Voraussetzung
- Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (mindestens sehr gute Outlook- und Word-Kenntnisse sowie Grundkenntnisse in Excel)
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine selbständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit sowie ein freundliches Auftreten und ein ausgeprägtes Organisationstalent
- Eine mit hoher Verantwortung verbundene Tätigkeit und ein vielseitiges Aufgabenspektrum
- Ein aufgeschlossenes und motiviertes Team mit modernen Arbeitsplätzen in Mannheim und Heidelberg
- Angebote zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Unterstützung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg
- Eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
- Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)
Wir stehen für Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.
Für Informationen und Fragen in fachlicher Hinsicht steht Ihnen gerneAnnette Pscheidt, Telefon 0621/383-2918 zur Verfügung.
Bewerbungsschluss: 08.03.2025; Kennziffer: 811-095
#J-18808-Ljbffr
Chefsekretär (w/m/d) Arbeitgeber: Klinikum Mannheim GmbH
Kontaktperson:
Klinikum Mannheim GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Chefsekretär (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Universitätsmedizin Mannheim und ihre spezifischen Fachkliniken. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Struktur und die Werte der Einrichtung verstehst und schätzt.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Termine koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Tip Nummer 3
Da gute Englischkenntnisse gefordert sind, übe, deine Sprachfähigkeiten in einem professionellen Kontext zu präsentieren. Vielleicht kannst du ein kurzes Beispiel für eine interne oder externe Korrespondenz auf Englisch vorbereiten.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit und dein freundliches Auftreten im Gespräch. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Chefsekretär (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweisen über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle als Chefsekretär darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Sekretariatsbereich, auch wenn diese nicht zwingend erforderlich ist.
Sprache beachten: Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, achte darauf, dass du in deinem Anschreiben und Lebenslauf beide Sprachen korrekt verwendest. Zeige deine Sprachkenntnisse durch Beispiele oder relevante Erfahrungen.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über die offizielle Website der Universitätsmedizin Mannheim ein. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen vollständig und korrekt sind, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Klinikum Mannheim GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben des Chefsekretärs, insbesondere in Bezug auf die Organisation von Dienstreisen und internen Meetings. Zeige im Interview, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, diese zu erfüllen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position sowohl interne als auch externe Korrespondenz umfasst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich kommuniziert hast, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent. Teile im Interview konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben oder Projekte organisiert hast, um deine Eignung für die Stelle zu unterstreichen.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Teamfähigkeit ist ein wichtiger Aspekt dieser Position. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen betreffen. Überlege dir, wie du in einem Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
