Organisationstalent gesucht - werde die zentrale Schnittstelle unseres Unternehmens (m/w/d)

Du bist die Person, bei der alles zusammenläuft? Du liebst es, Struktur in Chaos zu bringen und Dinge wirklich voranzubringen? Dann bist du bei uns nicht „nur im Büro“ – sondern ein entscheidender Teil unseres Erfolgs. Wir wachsen und suchen eine kaufmännische Assistenz in Vollzeit (38,5 Stunden), die Organisationstalent mitbringt, eigenständig arbeitet und Verantwortung übernimmt und unser Büro aktiv mit strukturiert und weiterentwickelt.

Aufgaben

• Du bist die zentrale Schnittstelle, bei der alle Fäden zusammenlaufen – zwischen Kunden, Technik und Geschäftsführung.
• Du sorgst dafür, dass unsere Projekte strukturiert, effizient und ohne Reibungsverluste ablaufen.
• Du hältst der Geschäftsführung aktiv den Rücken frei und bringst Ordnung und Klarheit in unsere Abläufe.
• Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Kunden und sorgst für einen professionellen, verbindlichen Erstkontakt.
• Du koordinierst Termine so, dass unsere Monteure effizient arbeiten können und Projekte im Zeitplan bleiben.
• Du behältst den Überblick über laufende Aufträge und stellst sicher, dass nichts liegen bleibt oder vergessen wird.
• Du kümmerst dich um Rechnungen, Lieferscheine und Wartungsverträge – strukturiert, zuverlässig und nachvollziehbar.
• Du sorgst dafür, dass unser Büro organisiert läuft – digital wie analog.
• Du koordinierst die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern und stellst sicher, dass alle Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
• Du erkennst selbst, wo Dinge besser laufen können – und bringst dich aktiv ein.

Qualifikation

• Du hast bereits mehrere Jahre im Büro gearbeitet und weißt, wie wichtig klare Strukturen und saubere Abläufe sind.
• Du denkst mit, erkennst Zusammenhänge und siehst, wo etwas hakt – bevor es zum Problem wird.
• Du möchtest nicht einfach „abarbeiten“, sondern Verantwortung übernehmen und aktiv mitgestalten.
• Du hast ein freundliches, verbindliches Auftreten – am Telefon genauso wie im Schriftverkehr.
• Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und setzt Prioritäten sinnvoll.
• Auf dich ist Verlass: Pünktlichkeit, Verbindlichkeit und ein positiver Grundton sind für dich selbstverständlich – auch wenn es mal stressiger wird.
• Du arbeitest gerne im Team, kannst dich aber auch selbst organisieren und brauchst keine ständige Anleitung.

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Rolle mit echten Gestaltungsmöglichkeiten – du bist ein wichtiger Teil unseres Tagesgeschäfts, nicht nur Unterstützung im Hintergrund.
• Direkter Austausch mit der Geschäftsführung: kurze Wege, schnelle Entscheidungen und klare Strukturen statt Konzern-Denken.
• Ein attraktives Gehalt mit Entwicklungsperspektive – je nach Erfahrung und Verantwortung wächst deine Rolle bei uns mit.
• Verlässliche Rahmenbedingungen: 30 Tage Urlaub, geregelte Arbeitszeiten und ein Arbeitsplatz, auf den du dich verlassen kannst.
• Ein eingespieltes Team und ein Umfeld, in dem Zusammenhalt, Respekt und ein guter Umgang im Alltag selbstverständlich sind.
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem stabilen, etabliertem Handwerksbetrieb mit klarer Zukunftsperspektive.
• Moderne Arbeitsweise mit digitalen Prozessen (kein Papierchaos).
• Strukturierte Einarbeitung, damit du schnell sicher im Job bist.

Klingt gut? Dann bewirb dich jetzt unkompliziert – wir lernen uns am liebsten persönlich kennen. Ich freue mich auf deine Bewerbung!