Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte und archiviere wichtige Dokumente, arbeite mit verschiedenen Fachbereichen zusammen.
- Unternehmen: KoBa Harz, ein innovativer Eigenbetrieb des Landkreises Harz.
- Vorteile: Tarifgerechte Bezahlung, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Strukturierte Einarbeitung und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Menschen im Landkreis Harz aktiv mit.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder als Verwaltungsfachangestellte/r.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 28800 - 35200 € pro Jahr.
Sie wünschen sich einen sinnstiftenden Job mit spannenden, vielseitigen und herausfordernden Aufgaben? Dann bewerben Sie sich bei uns, der KoBa Harz! Wir sind ein Eigenbetrieb des Landkreises Harz und erfüllen als sogenannte Optionskommune die Aufgaben nach dem Sozialgesetzbuch II an den Standorten Wernigerode, Halberstadt und Quedlinburg mit ca. 280 Beschäftigten. Unser vorrangiges Ziel ist es, Menschen, die aktuell auf Hilfeleistungen angewiesen sind, in den Arbeitsmarkt zu vermitteln oder zur Überbrückung finanzielle Hilfen zu gewähren.
Wir haben eine Stelle in Wernigerode in Vollzeit zu besetzen. Wir bieten Ihnen einen für 6 Monate befristeten Arbeitsvertrag auf Probe, nach Eignung für maximal weitere 18 Monate gem. § 14 Abs. 2 TzBfG (Befristung ohne Sachgrund). Daher ist, sofern bereits zu einem früheren Zeitpunkt ein Arbeitsverhältnis zum Landkreis Harz oder seinen Eigenbetrieben bestanden hat, keine neue Beschäftigung möglich. Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange möglich. Die Stelle ist nach der Entgeltgruppe 5 TVöD/ VKA bewertet.
Das sind Ihre Aufgaben:
- Übernahme aller für die Archivierung vorbereiteten Akten unter Beachtung der geltenden Dienstanweisung,
- Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen und dem Landkreisarchiv,
- Herausgabe der Akten bei Anforderung sowie deren Rückführung,
- Überwachung der Archivierungsfristen,
- Pflege und Sicherung der Kassation insbesondere Vorbereitung, Auslösung und Zuführung des Archivgutes, das das Ende der Archivierungsfrist erreicht hat, in die datenschutzgerechte Vernichtung,
- Beteiligung an der Archivierung der elektronischen Akten,
- Vollumfängliche Postbearbeitung,
- Registratur, Aufbereitung und Zuordnung des herkömmlichen Posteingangs zu den jeweiligen Regionalstellen und Organisationseinheiten,
- Aufbereitung und Scannen des Posteingangs für die e-Akte sowie Zuordnung zu den Organisationseinheiten und in der e-Akte,
- Aufbewahrung gescannter Schriftstücke und Rückgabe gescannter Originaldokumente,
- Filterung und Aufarbeitung des Postausgangs zur Übergabe an die Hauptpoststelle,
- Aufbereitung von Einschreiben/Einschreiben mit Rückschein sowie Bearbeitung von Schreiben mit Postzustellungsurkunde.
Übernahme der Verschlagwortung im Vertretungsfall mit folgenden Aufgaben:
- Prüfung der elektronischen Poststücke auf Aktenrelevanz,
- Definieren der Art des Poststücks, Zuordnung (Bearbeiter/Akte) und vollumfängliche Verschlagwortung,
- Reklamationsbearbeitung elektronischer Irrläufer.
Sie erfüllen unsere konstitutiven Anforderungen durch:
- eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder
- eine abgeschlossene 3-jährige Ausbildung im Verwaltungsbereich, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann, Fachkraft für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation.
Das bringen sie idealerweise auch noch mit:
- gute EDV-Anwenderkenntnisse,
- Kenntnisse im Bereich des Datenschutzes,
- Grundkenntnisse im SGB I, II und X,
- Teamfähigkeit und Leistungsbereitschaft,
- gute Kommunikations- und Kontaktfähigkeit,
- freundliches Auftreten,
- Belastbarkeit und Stressresistenz.
Ihre Vorteile bei uns:
- tarifgerechte Bezahlung, entsprechende Informationen finden Sie auf unserer Homepage,
- Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld) und leistungsorientiertes Entgelt für Tarifbeschäftigte entsprechend der einschlägigen tariflichen Bestimmungen (TVöD Verwaltung) bzw. aufgrund einer bestehenden Dienstvereinbarung,
- Altersversorgung für Tarifbeschäftigte durch die Versorgungskasse,
- Familienfreundlichkeit durch flexible Arbeitszeitgestaltung,
- wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden (bei Vollzeit),
- Urlaub 30 Arbeitstage jährlich, 31 Arbeitstage ab 2027 sowie arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.,
- betriebliches Gesundheitsmanagement,
- eine strukturierte Einarbeitung und bedarfsgerechte Fortbildung.
Fühlen Sie sich angesprochen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige und vollständige Bewerbung inkl. aller Unterlagen (tabellarischer Lebenslauf, Nachweise Ihrer Abschlüsse, Zertifikate, Arbeitszeugnisse), damit wir uns ein umfassendes Bild Ihrer Qualifikationen machen können. Richten Sie Ihre Bewerbung in einer oder mehreren PDF-Dateien per Mail an das Postfach 132-Personal@koba-jobcenter-harz.de unter dem Stichwort: „Bewerbung als MA Archiv/Verschlagwortung“. Die Bewerbungsfrist endet am 31.08.2026. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung unbedingt den frühesten Eintrittstermin an. Unvollständige bzw. nicht aussagefähige Bewerbungsunterlagen werden in das Auswahlverfahren nicht mit einbezogen.
Es wird daraufhin gewiesen, dass bei Angabe einer E-Mail-Adresse alle Benachrichtigungen über diesen Weg erfolgen. Die KoBa Harz sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Bitte fügen Sie in diesem Fall zur Sicherung Ihrer Rechte nach dem SGB IX eine Kopie Ihres Schwerbehindertenausweises oder des Gleichstellungsbescheides der Agentur für Arbeit bei. Weiterhin möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhoben werden. Nähere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie unserer Homepage KoBa Harz unter der Rubrik KoBa Harz informiert - Karriere / Stellenangebote. Bitte beachten Sie, dass Bewerbungs- und Vorstellungskosten von der KoBa Harz nicht erstattet werden können. Nähere Auskünfte zum Stellenangebot erhalten Sie durch Teamleiterin Personal, Frau Lindner Tel.: 03943 / 58-3003 oder E-Mail: 132-Personal@koba-jobcenter-harz.de.
Mitarbeiter Archiv / Verschlagwortung (m/w/d) Arbeitgeber: KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur
Die KoBa Harz ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur eine tarifgerechte Bezahlung und flexible Arbeitszeiten bietet, sondern auch ein starkes Engagement für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung fördert. Mit einem familienfreundlichen Arbeitsumfeld und einer strukturierten Einarbeitung in Wernigerode schaffen wir eine positive Arbeitskultur, die auf Teamarbeit und Wertschätzung basiert, während wir gleichzeitig einen sinnstiftenden Beitrag zur Gesellschaft leisten.
Kontaktdaten:
KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter Archiv / Verschlagwortung (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter Archiv / Verschlagwortung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei KoBa Jobcenter Landkreis Harz Kommunale Beschäftigungsagentur verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
