Assistent:in

Die KÖTTER Unternehmensgruppe steht seit über 90 Jahren für ganzheitliche Sicherheits- und Servicelösungen aus einer Hand. Als verlässlicher Partner für Wirtschaft, Industrie und öffentliche Auftraggeber vereinen wir Sicherheitsdienstleistungen, Sicherheitstechnik, Reinigungsservices sowie Personalservices zu integrierten Gesamtkonzepten.

Ein zentraler Schwerpunkt unseres Leistungsportfolios liegt in der Sicherheitstechnik. Mit innovativen und zuverlässigen Lösungen sorgen wir für den umfassenden Schutz. Von der Planung und Installation bis hin zur Wartung und Betreuung sicherheitstechnischer Systeme. Dabei setzen wir Maßstäbe in Qualität, Zuverlässigkeit und technischer Kompetenz.

Als Back Office Mitarbeiter (m/w/d) für unseren Standort in Düsseldorf sind Sie eigenständig, proaktiv zur wirkungsvollen Entlastung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben zuständig.

Ihre Aufgaben:

• Administration & Organisation: Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Bestellwesen, Wareneingangsprüfung, Postbearbeitung sowie Mitwirkung bei Inventuren und Qualitätssicherungsmaßnahmen.
• Auftrags- und Vertragsmanagement: Sie verantworten die Anlage und Pflege von Aufträgen, Kunden- und Anlagendaten sowie die zuverlässige Abwicklung des Vertragswesens.
• Daten- und Dokumentenmanagement: Sie pflegen Stammdaten in unseren ERP-Systemen (ES Office, Basware) und stellen eine strukturierte, nachvollziehbare sowie revisionssichere Dokumentenablage sicher.
• Fakturierung und kaufmännische Abwicklung: Sie erstellen und prüfen Rechnungen (inkl. Akontorechnungen) und gewährleisten eine korrekte sowie termingerechte Abrechnung.
• Koordination von Service- und Projektabläufen: Sie unterstützen bei Service- und Projektaufträge inklusive Terminabstimmung, Materialdisposition sowie Wartungsplanung für unsere Kunden.
• Zusammenarbeit & Teamverantwortung: Sie agieren als Schnittstelle zwischen Kunden, Technik, Vertrieb und Niederlassungsleitung, unterstützen im Helpdesk, wirken bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender mit und übernehmen bei Bedarf standortübergreifend Aufgaben in der Auftragskoordination.

Ihr Profil:

• Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bevorzugt aus einem dienstleistungsorientierten Unternehmen mit technischem Schwerpunkt oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen relevante Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich - idealerweise aus der Branche der Sicherheitstechnik und/oder Gebäudeautomation mit.
• Sie besitzen Interesse an betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Affinität zu vertrieblichen Fragestellungen.
• Sie sind bereit, Verantwortung zu übernehmen und sich aktiv einzubringen.
• Ihre Kommunikationsstärke und Ihr sicheres Auftreten zeichnet Sie aus - intern wie extern.
• Ihr Profil wird abgerundet mit hervorragenden Deutschkenntnissen und guten Englischkenntnissen.

Was wir Ihnen versprechen:

• Ein tolles Team erwartet Sie.
• Einen unbefristeten und krisensicheren Arbeitsvertrag.
• 30 Tage Jahresurlaub.
• Hybrides Arbeiten möglich als wichtiger Baustein für eine gesunde Work-Life-Balance.
• Ein überdurchschnittliches Gehalt.
• Betriebliche Altersvorsorge im gesetzlichen Rahmen.
• Eine betriebliche Zusatzkrankenversicherung für kostenpflichtige Behandlungen.
• Eine professionelle Einarbeitung durch das bereits bestehende Team.
• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit guten Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Entwicklungsmöglichkeiten.
• Zertifizierte Lehrgänge (die Zertifikate erhalten Sie für Ihre persönlichen Unterlagen ausgehändigt).
• Eine teamorientierte, respektvolle und kollegiale Atmosphäre als Basis unserer Unternehmenskultur.
• Corporate Benefits: Profitieren Sie von Mitarbeiterrabatten bei über 800 namhaften Anbietern.
• Beteiligung bei aktiven Wohnortwechsel.
• Regelmäßige Team-Events stärken bei uns den Zusammenhalt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung oder Ihren Anruf.