Assistenz der Geschäftsführung & Projektmanager (m/w/d)

BEI UNS SPIELT DIE MUSIK! Als waschechter Hidden-Champion ist unser Familienunternehmen mit 40 Mitarbeitern seit über 55 Jahren DIE Anlaufstelle für die renommiertesten Orchester und Schlagwerker der Welt. Vor Ort in Uhingen entstehen erstklassige Orchesterstühle, Pulte, Pauken, Trommeln und vieles mehr, die auf den größten Bühnen genutzt und geschätzt werden. Dafür unterhalten wir einen kompletten Maschinenpark für Metall und Holz. Zur Weiterentwicklung unserer Unternehmensabläufe suchen wir Dich als Assistenz der Geschäftsführung & Projektmanager (m/w/d). Bewerber jeden Alters sind willkommen!

Deine Aufgaben:

• Verantwortung für die klassischen Aufgaben einer Geschäftsführungsassistenz, insbesondere Terminkoordination, Korrespondenz, Kundenbetreuung, Dokumentenorganisation und Ablage.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen, organisatorischen und konzeptionellen Aufgaben.
• Vorbereitung von Entscheidungen, Recherchen und Auswertungen.
• Selbstständige Bearbeitung und Koordination von Projekten im Auftrag der Geschäftsführung.
• Nachverfolgung von Aufgaben und Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern.

Personal:

• Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen.
• Organisation und Begleitung des Bewerbungsprozesses.
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Zeugnissen und sonstigen Personalunterlagen.
• Pflege und Organisation der Personalakten.
• Betreuung der Zeiterfassung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.
• Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung und Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater.
• Zentraler Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter in administrativen Personalangelegenheiten.

Projektmanagement und Digitalisierung:

• Eigenständige Koordination und Begleitung interner Projekte.
• Mitarbeit bei der Digitalisierung und Optimierung betrieblicher Abläufe.
• Fachliche Begleitung von IT-Projekten.
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen IT-Dienstleistern.
• Aufnahme und Formulierung interner Anforderungen sowie Begleitung der Umsetzung.
• Einarbeitung in neue Software, Systeme und digitale Werkzeuge.

Künstliche Intelligenz:

Wir sind überzeugt, dass KI die Arbeitswelt und insbesondere administrative und organisatorische Prozesse nachhaltig verändern wird. Deshalb suchen wir ausdrücklich jemanden, der Lust auf dieses Thema hat. Du beschäftigst Dich mit den Möglichkeiten aktueller KI-Anwendungen und prüfst gemeinsam mit der Geschäftsführung, wo diese in unserem Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden können.

Das bringst Du mit:

• Eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium.
• Über eine schnelle Auffassungsgabe verfügen und Dich gerne in neue Themen einarbeiten.
• Strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich arbeiten.
• Organisatorisch stark sein und Aufgaben konsequent zu Ende bringen.
• Ein gutes Verständnis für IT, Software und digitale Prozesse besitzen.
• Echtes Interesse an Künstlicher Intelligenz und neuen Technologien haben.
• Probleme selbstständig erkennen und Lösungsvorschläge entwickeln.
• Sicher und professionell mit Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern kommunizieren.
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch beherrschen.
• Sicher mit den gängigen Office-Anwendungen arbeiten.

Das erwartet Dich:

• Ein professionelles, vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblick in nahezu alle Unternehmensbereiche.
• Ein inhabergeführtes Unternehmen mit gesundem Wachstum (seit 55 Jahren) und einem familiären Miteinander.
• Ein sicherer Arbeitsplatz mit klaren, zuverlässigen Strukturen in einem motivierten Team.
• Eine steile Lernkurve durch ein außergewöhnlich breites Aufgabengebiet.
• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, eigene Projekte zu übernehmen.
• Vielseitige Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.
• Die Möglichkeit, Digitalisierung und den Einsatz von KI aktiv mitzugestalten.
• 30 Tage Urlaub.
• Kolberg-Rente+ mit maximaler Förderung.
• Betriebliche Gesundheitszusatzversicherung: 800 € jährlich für Brille, Zahnreinigung, Heilpraktiker-Kosten u.v.m.
• Teamevents.

Je nach Qualifikation, Berufserfahrung und dem konkreten Mehrwert, den Du in dieser Position einbringen kannst, liegt das Jahresbruttogehalt bei 42.000 bis 52.000 Euro bei Vollzeit. Bei Teilzeit erfolgt die Vergütung entsprechend dem vereinbarten Beschäftigungsumfang.