Verwaltungskraft (m/w/d) für das Kolping-Bildungswerk Köln

Organisation und Kommunikation sind Deine Stärke – Menschen Deine Motivation? Dann werde Teil unseres Teams! Wir, das Kolping-Bildungswerk DV Köln e.V., arbeiten praxisnah, sinnstiftend, zukunftsorientiert – gemeinsam mit Dir als Verwaltungskraft (m/w/d). Deine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und übernimmt zentrale Aufgaben in Verwaltung und Seminarorganisation.

Starttermin: schnellstmöglich

Arbeitsort: Zentrale Geschäftsstelle, Präses-Richter-Platz 1a, 51065 Köln

Arbeitszeitmodell: Teilzeit, 30 Stunden/Woche

Befristung: 2 Jahre

Was sind deine Aufgaben?

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Terminplanung, Kalenderpflege, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Fristenüberwachung.
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, einschließlich Posteingang und Postausgang, E-Mail-Management, Telefonaten und interner Weiterleitung relevanter Informationen.
• Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Vorlagen, Protokollen, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen.
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung.
• Koordination interner Abläufe und Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden.
• Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Seminaren, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Anmeldungen und Vertragsbestätigungen.
• Erstellung und Bearbeitung lehrgangsrelevanter Unterlagen wie Leistungsnachweise, Zertifikate, Bescheinigungen, Einladungen, Namensschilder, Klassenbücher, Handouts und Skripte.
• Unterstützung im Qualitätsmanagement, einschließlich Vorbereitung von Audits.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Sachbearbeitung.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Terminen, Fristen, Besprechungen und Wiedervorlagen.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein professioneller Umgang mit Korrespondenz, Telefonaten, Protokollen und interner Kommunikation.
• Grundkenntnisse in buchhalterischen Verwaltungsabläufen, insbesondere Rechnungserstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung.
• Eigenständige Organisation von Seminaren und Lehrgängen, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Vertragsbestätigungen, Unterlagenerstellung und Nachbereitung.
• Bereitschaft, bei der Pflege von Dokumenten, der Einhaltung von Standards und der Vorbereitung von Audits mitzuwirken.

Das bieten wir dir!

• Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen.
• 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z. B. Rosenmontag).
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket.
• Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass.
• Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.