Verwaltungsreferent*in (m/w/d) Neuss

Dein Impact für unser Zukunftswerk Rhein-Kreis Neuss. Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in einem unserer Zukunftswerke: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen.

Arbeitsort: Neuss

Arbeitszeitmodell: Vollzeit

Was sind Deine Aufgaben?

• Finanzcontrolling & Reporting: Unterstützung bei Wirtschaftsplan, Forecast und Kalkulationen inkl. Kommentierung sowie regelmäßiges Reporting mit Abweichungsanalysen.
• Stellenplanmanagement & Personalkennzahlen: Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung.
• Vorbereitende Buchhaltung & Jahresabschluss-Zuarbeit: Prüfung komplexer Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, ordnungsgemäße Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten.
• Kassenführung: Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben.
• Maßnahmensteuerung: Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen.
• Personalmanagement-Administration & Recruiting: Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte.
• Vertrags-, Immobilien-, IT- und Infrastrukturthemen: Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen.
• Compliance, Prozess- & Qualitätsmanagement sowie interne Steuerung: Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale „Administration & Services“ sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz.

Qualifikationen

Womit punktest Du bei uns?

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im Verwaltungs-Umfeld, idealerweise mit Fokus auf Prozessmanagement einschl. Digitalisierung.
• Sehr gutes Zahlenverständnis und erste Erfahrung in Controlling, Reporting, Forecast/Wirtschaftsplanung.
• Buchhalterische Sicherheit in Rechnungsprüfung, Kontierung und strukturierter Beleglogik.
• Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement (Verträge, Abgaben, Nachweise, Wiedervorlagen).
• Gutes Verständnis für Compliance-Anforderungen (Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz, Standards) und konsequente Nachverfolgung.
• Starke Schnittstellen- und Kommunikationsfähigkeit zwischen Teams, Zukunftswerksleitung und Zentrale „Administration & Services“.
• Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise.

Benefits

Das bieten wir dir!

• Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen.
• 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag).
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket.
• Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass sowie zum Jobrad.
• Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Über uns

Das Kolping-Bildungswerk DV Köln e. V. ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 900 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.