Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und organisiere spannende Seminare.
- Unternehmen: Kolping-Bildungswerk Köln – ein innovativer Arbeitgeber mit sozialer Verantwortung.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, 31 Tage Urlaub und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines sinnstiftenden Teams und gestalte die Zukunft mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute Organisationsfähigkeiten sind gefragt.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
Organisation und Kommunikation sind Deine Stärke – Menschen Deine Motivation? Dann werde Teil unseres Teams! Wir, das Kolping-Bildungswerk DV Köln e.V., arbeiten praxisnah, sinnstiftend, zukunftsorientiert – gemeinsam mit Dir als Verwaltungskraft (m/w/d).
Deine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und übernimmt zentrale Aufgaben in Verwaltung und Seminarorganisation.
Starttermin: schnellstmöglich
Arbeitsort: Zentrale Geschäftsstelle, Präses-Richter-Platz 1a, 51065 Köln
Arbeitszeitmodell: Teilzeit, 30 Stunden/Woche
Befristung: 2 Jahre
Was sind deine Aufgaben?
- Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Terminplanung, Kalenderpflege, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Fristenüberwachung.
- Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, einschließlich Posteingang und Postausgang, E-Mail-Management, Telefonaten und interner Weiterleitung relevanter Informationen.
- Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Vorlagen, Protokollen, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen.
- Unterstützung bei Rechnungsstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung.
- Koordination interner Abläufe und Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden.
- Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Seminaren, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Anmeldungen und Vertragsbestätigungen.
- Erstellung und Bearbeitung lehrgangsrelevanter Unterlagen wie Leistungsnachweise, Zertifikate, Bescheinigungen, Einladungen, Namensschilder, Klassenbücher, Handouts und Skripte.
- Unterstützung im Qualitätsmanagement einschließlich Vorbereitung von Audits.
Qualifikationen
Womit punktest du bei uns?
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung in Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Sachbearbeitung.
- Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Terminen, Fristen, Besprechungen und Wiedervorlagen.
- Sicherer Umgang mit MS Office.
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein professioneller Umgang mit Korrespondenz, Telefonaten, Protokollen und interner Kommunikation.
- Grundkenntnisse in buchhalterischen Verwaltungsabläufen, insbesondere Rechnungserstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung.
- Eigenständige Organisation von Seminaren und Lehrgängen, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Vertragsbestätigungen, Unterlagenerstellung und Nachbereitung.
- Bereitschaft, bei der Pflege von Dokumenten, der Einhaltung von Standards und der Vorbereitung von Audits mitzuwirken.
Benefits
Das bieten wir dir!
- Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen.
- 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag).
- Betriebliche Altersvorsorge.
- Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket.
- Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass.
- Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Das Kolping-Bildungswerk DV Köln e. V. ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 950 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.
Verwaltungskraft (m/w/d) für das Kolping-Bildungswerk Köln Arbeitgeber: Kolping Education Center
Das Kolping-Bildungswerk DV Köln e.V. ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine sinnstiftende und zukunftsorientierte Arbeitsumgebung bietet. Mit attraktiven Vergütungen, umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einem wertschätzenden und vielfältigen Arbeitsklima in der zentralen Geschäftsstelle in Köln, fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeitenden. Hier hast du die Chance, aktiv zur Bildung und Unterstützung von Menschen aller Altersgruppen beizutragen und Teil eines engagierten Teams zu werden.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Verwaltungskraft (m/w/d) für das Kolping-Bildungswerk Köln erhalten könnten
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, in sozialen Medien oder bei Veranstaltungen – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns helfen können, den Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen auf dich zukommen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren, und frage nach möglichen offenen Positionen. Wir können auch Initiativbewerbungen in Betracht ziehen, um unser Interesse zu zeigen.
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifische Rolle, für die du dich bewirbst. Wir sollten unsere Antworten auf häufige Fragen vorbereiten und auch eigene Fragen parat haben, um unser Interesse zu zeigen.
✨Nutze unsere Website!
Schau regelmäßig auf unserer Website vorbei, um die neuesten Stellenangebote zu finden. Wir haben viele spannende Möglichkeiten, die perfekt zu dir passen könnten. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungskraft (m/w/d) für das Kolping-Bildungswerk Köln mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Lass deinen individuellen Stil in dein Anschreiben einfließen und sei authentisch. Das macht einen guten Eindruck und hebt dich von anderen Bewerbungen ab.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Eine übersichtliche Bewerbung zeigt uns, dass du organisiert bist – genau das, was wir suchen!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen sorgfältig zu prüfen. Fehler können den Eindruck erwecken, dass du unaufmerksam bist – und das wollen wir nicht!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Website. Dort kannst du deine Bewerbung direkt einreichen und sicherstellen, dass sie an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kolping Education Center vorbereitet
✨Vorbereitung ist alles
Informiere dich gründlich über das Kolping-Bildungswerk und die spezifischen Aufgaben der Verwaltungskraft. Je mehr du über die Organisation und ihre Werte weißt, desto besser kannst du im Interview zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Organisationsfähigkeit und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Termine koordiniert oder Seminare organisiert hast.
✨Fragen stellen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Organisation. Frage nach den Herausforderungen, die die Verwaltungskraft erwartet, oder nach den Zielen des Teams.
✨Selbstbewusst auftreten
Sei selbstbewusst und authentisch. Zeige deine Motivation und Leidenschaft für die Aufgaben, die auf dich warten. Ein positives Auftreten kann einen großen Unterschied machen und hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
