IT-Lieferantenmanager:in (w/m/d)

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) arbeitet als Kommunalverband mit mehr als 20.000 Beschäftigten für die 8,3 Millionen Menschen in der Region. Der LWL betreibt 35 Förderschulen, 21 Krankenhäuser, 18 Museen, zwei Besucherzentren und ist einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderung. Er erfüllt damit Aufgaben im sozialen Bereich, in der Behinderten- und Jugendhilfe, in der Psychiatrie und in der Kultur, die sinnvollerweise westfalenweit wahrgenommen werden. Ebenso engagiert er sich für eine inklusive Gesellschaft in allen Lebensbereichen.

Wir suchen Sie zum frühestmöglichen Eintrittstermin als IT-Lieferantenmanager:in (w/m/d) A 12 LBesG NRW bzw. EG 12 TVöD VKA für unsere Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe im Team Lieferanten- und Prozessmanagement des Referates kvw-Informationstechnologie. Wir bieten eine unbefristete Vollzeitstelle (41 bzw. 39 Stunden/Woche) an. Teilzeit ist ebenfalls möglich. Die Eingruppierung richtet sich nach der Qualifikation und der fachspezifischen Berufserfahrung.

Das Referat kvw-Informationstechnologie (kvw-IT) verantwortet die Informationssysteme und IT-Infrastruktur der kvw, unterstützt die Dienstleistungen der kvw durch die Bereitstellung und Weiterentwicklung des zentralen Fachverfahrens OPAL, schafft digitale Schnittstellen zu Nachbarsystemen wie auch zu externen Partnern und treibt die Etablierung und Digitalisierung von Ende-zu-Ende-Prozessen aus Kundensicht voran.

DAS ERWARTEN WIR VON IHNEN

• Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Diplom/Bachelor) der Informatik, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftswissenschaften, Verwaltungs- bzw. Organisationswirtschaften mit langjähriger Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen oder ein anderes einschlägiges (Fach-)Hochschulstudium mit Bezügen zu den genannten Aufgabenfeldern und langjähriger einschlägiger Berufserfahrung.
• Sonstige Beschäftigte, die aufgrund langjähriger Berufstätigkeit gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen nachweisen können; hierunter fallen insbesondere Bewerber:innen mit einer Ausbildung (z. B. als Fachinformatiker:in oder Kaufleute für IT-System-Management oder Digitalisierungsmanagement) und mit langjähriger Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen und der Bereitschaft zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Fundierte Kenntnisse in IT-Service-Prozessen und insb. im Supplier Management, vorzugsweise nach ITIL.
• Kenntnisse im Bereich von Vertragsarten, Service-Level-Agreements (SLA), Leistungskennzahlen (KPI) und Eskalationsmechanismen.
• Erfahrungen mit regulatorischen Anforderungen im IT-Lieferantenmanagement (z. B. DORA, NIS-2).
• Grundlegendes Wissen zu Methoden und Standards in der Prozessmodellierung sowie erste Erfahrungen in der Modellierung mit BPMN 2.0.
• Erfahrungen mit Lieferanten- oder Vertragsmanagementsystemen wünschenswert.
• Erfahrungen bei der Mitarbeit in Projekten sowie im Projektmanagement, idealerweise auch in agilen Kontexten.
• Starkes analytisches und strukturiertes Denkvermögen.
• Innovationsfreude und digitale Affinität.
• Kooperations- und Konfliktlösungskompetenz.
• Organisationstalent - auch unter regulatorischem Zeitdruck.
• Fortgeschrittene Deutschkenntnisse (mindestens C-Niveau).

IHRE AUFGABEN

• Die bzw. der IT-Lieferantenmanager:in ist verantwortlich für die Steuerung und kontinuierliche Betreuung sowie Weiterentwicklung eines IT-basierten Lieferanten- und Vertragsmanagements bei den kvw unter Berücksichtigung interner, nationaler und europäischer Regularien.
• Gewährleistung der übergreifenden Kontrolle und Optimierung bestehender IT-Dienstleisterbeziehungen.
• Einführung und Weiterentwicklung standardisierter Prozesse und Sicherstellung der Einhaltung regulatorischer Anforderungen (wie z.B. DORA).
• Unterstützung im Rahmen von Zertifizierungs- und Auditierungsprüfungen.
• Implementierung, kontinuierliche Weiterentwicklung und Betrieb eines Vertragsmanagementsystems sowie eines Lizenzmanagementsystems.
• Auswahl eines geeigneten Vertragsmanagementsystems und eines Lizenzmanagementsystems inkl. Anforderungsmanagement.
• Unterstützung bei der technischen Einführung, Individualisierung und Anbindung des Vertrags- und Lizenzmanagementsystems an vorhandene Systeme.
• Aufbau und Etablierung eines bereichsübergreifenden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses für das Vertrags- und das Lizenzmanagementsystem.
• Operatives IT-Lieferanten- und Vertragsmanagement.
• Analyse der Bedarfe im IT-Lieferanten- und Vertragsmanagement bei den kvw.
• Steuerung, Kontrolle und Monitoring bestehender IT-Verträge (z.B. Hardware, Software, Lizenzen).
• Entwicklung von Vorgaben für Vertragsverantwortliche, Monitoring von KPIs und SLAs.
• Beratung und Unterstützung der Verantwortlichen sowie Unterstützung (bei Bedarf) bei der Erfüllung und Umsetzung ihrer Rollenaufgaben.
• Mitarbeit in/Leitung von Projekten und Steuerung projektbezogener Aufgaben im Kontext des IT-Lieferanten-, Vertrags- und Lizenzmanagements.
• Unterstützung und Zuarbeit im Rahmen der Durchführung von IT-bezogenen Vergabeverfahren.
• Analyse, Dokumentation, Optimierung und Automatisierung von Prozessen im IT-Lieferanten- und Vertragsmanagement.
• Etablierung und Weiterentwicklung der dem IT-Lieferanten- und Vertragsmanagement zugrundeliegenden Prozessen und Sicherstellung der Festlegung von Pflichten und Verantwortlichkeiten.
• Moderation (interdisziplinärer) Workshops und Modellierung von Ist- und Soll-Prozessen.
• Identifikation und Beratung von Optimierungs- und Automatisierungsmaßnahmen.
• Aufbau von Kennzahlensystemen für Reporting, Controlling und Qualitätsmanagement.
• Compliance im IT-Lieferantenmanagement.
• Adaptierung und Sicherstellung der Einhaltung von internen, nationalen und europäischen regulatorischen Anforderungen an das IT-Lieferantenmanagement der kvw, z.B. aus dem Digital Operational Resiliance Act (DORA) oder der NIS-2-Richtlinie, gemeinsam mit dem IT-Risiko-Management.
• (Weiter-)Entwicklung und Sicherstellung von Vorgaben für Dokumentations- und Berichtspflichten.
• Übernahme und Koordination von Kontrolltätigkeiten im IT-Lieferantenmanagement, wie z. B. Durchführung, Dokumentation und Qualitätssicherung von Kontrollen im Rahmen der Prüfung des IKS der kvw nach IDW PS 951 n.F.
• Unterstützung bei Risikobewertungen in Ausschreibungen und laufenden Vertragsbeziehungen.

UNSERE BENEFITS

Es gibt viele gute Gründe, warum der LWL der richtige Arbeitgeber ist. Neben der Sicherheit des Jobs bieten wir eine transparente Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) und hervorragende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Unsere flexiblen Arbeitszeiten und die verschiedensten Arbeitszeitmodelle schaffen Flexibilität und tragen maßgeblich zu einer guten Work-Life-Balance bei. Profitieren Sie außerdem von einer leistungsstarken, vom LWL finanzierten, Betriebsrente sowie von vermögenswirksamen Leistungen!