Fachadministrator*in Dokumentenmanagementsystem (DMS) (w/m/d)

Wir sind ein dynamisch wachsender IT-Zweckverband, der von dem Kreis Pinneberg und der Stadt Quickborn im Sommer 2008 gegründet wurde. Unseren kommunalen Verbandspartnern bieten wir kompetente Beratung und Betreuung in allen IT-Bereichen an. Wir betreuen in Schleswig-Holstein aktuell mit ca. 260 Kolleginnen und Kollegen rund 7.500 Arbeitsplätze verteilt auf 250 Standorte. kommunit ist ein moderner Arbeitgeber, der sinnstiftende Aufgaben mit spannenden und zukunftsweisenden Themen verbindet. Unser Zweckverband unterstützt Kreise, Gemeinden, Städte und Ämter auf dem Weg in die Digitalisierung. Darüber hinaus betreuen wir derzeit 31 Schulstandorte.

Für dieses Verwaltungs-Upgrade suchen wir Ärmelhochkrempler*innen, Macher*innen und Überdentellerrandgucker*innen. Wir freuen uns, wenn du uns unbefristet und in Vollzeit unterstützt als Fachadministrator*in Dokumentenmanagementsystem (DMS) (w/m/d) an einem unserer Standorte in Elmshorn bei Hamburg, Husum, Schleswig oder Büdelsdorf.

Aufgaben

Als DMS-Fachadministrator*in bei kommunit bist du die erste Anlaufstelle für Fragen rund um unser Dokumentenmanagementsystem enaio. Gemeinsam mit einem Team aus unterschiedlichen Expertinnen und Experten sorgst du dafür, dass die digitalen Dokumentenprozesse unserer Verbandsmitglieder reibungslos funktionieren. Du kombinierst technisches Know-how mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit und unterstützt unsere Verbandsmitglieder bei allen Fragen rund um das DMS. Diese Schlüsselposition verbindet IT-Expertise mit Kundenorientierung und bietet spannende Herausforderungen in der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung.

• Du bist die zentrale Ansprechperson für unsere Verbandsmitglieder für alle Fragen rund um das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und trägst die Verantwortung für dessen administrative Betreuung.
• In dieser Rolle übernimmst du die System- und Benutzeradministration des DMS, einschließlich Benutzerverwaltung, Berechtigungsmanagement, Pflege von Aktenplänen sowie Anpassung von Vorlagen und Workflows.
• Du analysierst und löst als 1st-Level-Support Störungen und Incidents.
• Du betreust Schnittstellen zu Fachverfahren, erhebst erste Anforderungen für neue Lösungen, begleitest Integrationsszenarien und Lösungsworkshops.
• Du berätst unsere Verbandsmitglieder aktiv und unterstützt sie bei der Anpassung und Weiterentwicklung des DMS.
• Du wirkst aktiv in DMS Projekten mit und übernimmst die administrative Begleitung bei der Weiterentwicklung des Systems.
• Du stehst im engen Austausch mit dem internen technischen DMS Support, der DMS Projektkoordination und den weiteren Fachbereichen innerhalb von kommunit.

Profil

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im IT-Bereich (z. B. Fachinformatiker*in, IT-Systemkaufmann/-frau, o.ä.) oder kannst auf Berufserfahrung in der IT-Administration oder Systembetreuung zurückblicken. Wir freuen uns ebenfalls über Bewerbungen von Quereinsteiger*innen mit guten IT-Kenntnissen oder einschlägigen Erfahrungen aus dem Bereich der Fachanwendungsbetreuung, z.B. in einer Kreis-, Amts- oder Gemeindeverwaltung.
• Wünschenswert sind erste Erfahrungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung.
• Du hast idealerweise Grundkenntnisse in der Systemadministration und in Berechtigungskonzepten.
• Du bist ein engagierter Teamplayer mit hoher Kundenorientierung sowie einer gewinnenden und kommunikativen Persönlichkeit.
• Du besitzt analytische Fähigkeiten, arbeitest strukturiert, zeigst Eigeninitiative und bleibst auch in stressigen Situationen belastbar.
• Du hast einen Führerschein der Klasse B.
• Nachweisbare sehr gute Deutschkenntnisse runden dein Profil ab (Zertifikat Deutsch auf Sprachniveau C1, falls Deutsch nicht Muttersprache ist).

Wir bieten

• Eine ausgewogene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten auf Basis einer 39 Stundenwoche und 30 Tage Urlaub sowie die Möglichkeit, bis zu drei Tage/Woche mobiles Arbeiten zu nutzen.
• Eine attraktive Vergütung bei 13,6 Gehältern.
• Zusatzleistungen, wie z.B. Altersvorsorge und private Krankenzusatzversicherung sowie diverse Gesundheitsangebote.
• Zuschuss zum Deutschlandticket.
• Die Möglichkeit, dein Wissen in der Breite oder Tiefe in internen und externen Schulungen auszubauen.
• Die Gelegenheit, dich und deine Ideen einzubringen, um damit als eine*r von uns das stetige Wachstum des IT-Zweckverbandes aktiv mitzugestalten.
• Eine angenehme familiäre Arbeitsatmosphäre mit regelmäßigen Teamevents, Feiern und Familienveranstaltungen.
• Eine engagierte Crew, die gemeinsam Lösungen für unsere Verbandsmitglieder findet.