Projektmanagement-Organisation (PMO) & Projektassistenz in Unna

Die Kommunix GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das seit über 30 Jahren erfolgreich anwenderfreundliche und moderne Softwarelösungen für den kommunalen Verwaltungsbereich entwickelt und vertreibt. Wir sind krisenerprobt, passen uns als familiengeführtes Unternehmen den vielfältigen Wünschen unserer Mitarbeitenden und unserer Kunden an. Unser Denken ist langfristig. Erfolg und Bilanz müssen am Ende stimmen, für alle.

Unsere Softwareprodukte werden laufend den aktuellen technischen und gesetzlichen Anforderungen angepasst. Auch Kundenwünsche sind uns bei der Produktentwicklung wichtig, so bleiben wir up to date und erfolgreich am Markt. Fertig sind wir nie. So ist der zentrale Baustein für den Erfolg unseres Unternehmens und der Produkte das Motto: „Aus der Praxis – für die Praxis”! Das sagen auch die Anwender.

Krisen überstehen wir nicht nur, wir nutzen sie als Herausforderung, schnell und effizient zu handeln und innovative Lösungen zu etablieren. Das Geschäft mit Kommunen gestaltet sich dadurch interessant und gleichzeitig zuverlässig und zukunftssicher. Ein engagiertes und motiviertes Mitarbeitenden-Team aus über 90 Mitarbeitenden arbeitet Hand in Hand. Der Erfolg spiegelt sich wider in der Zahl der Kunden, die uns vertrauen. Bestens zu sein ist unser erreichbares Ziel mit allen Produkten.

Unsere Fachanwendungen und Lösungen im Verbund der VOIS-Plattform sind deutschlandweit bei Hunderten von Städten, Kreisen und Gemeinden im täglichen Einsatz. Bei der stetig wachsenden Zahl an Neukunden sowie Versions- und Systemumstellungen spielen strukturierte, verlässliche Einführungsprojekte eine zentrale Rolle.

Für diese anspruchsvolle Drehscheibenfunktion suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unser bestehendes Projektmanagementteam u. a. für folgende Tätigkeiten ergänzt:

• Termin- & Projektplanung: Strukturierte Planung der Kundenprojekte zur Einführung unserer Softwarelösungen; Umplanungen und Erweiterungen der Termine nach Bedarf.
• Schnittstellenkoordination: Organisation und Abstimmung interner sowie externer Termine zwischen unseren Projektleitern, Consultants, Entwicklern und den Ansprechpartnern auf Kundenseite (Kommunen und IT-Dienstleister).
• Projektcontrolling: Überwachung und Dokumentation von Projektstatus; kontinuierliche Pflege der Projektdaten.
• Sekretariats- & Assistenzaufgaben: Zuverlässige Übernahme vertretungsweiser Sekretariatsaufgaben wie die telefonische Erreichbarkeit (Telefonzentrale), die Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie die Postbearbeitung.

Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement), eine informationstechnische Ausbildung oder fühlst dich als Quereinsteiger auf vergleichbarem Niveau und verfügst idealerweise über fundierte Erfahrung in der Projektassistenz, im PMO oder im Bereich der operativen Projektkoordination. Als Teamplayer legst Du Wert auf einen professionellen und verbindlichen Umgang mit Kollegen und Kunden, schätzt eigenverantwortliches Arbeiten und bewahrst auch bei parallelen Anforderungen stets die Übersicht.

• Struktur & Organisation: Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe bei komplexen Abläufen.
• Kommunikationsstärke: Freude am Austausch mit Kunden und Kollegen, hohe Dienstleistungsorientierung und verbindliches, professionelles Auftreten.
• Software-Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office, ggf. Atlassian Jira/Confluence, aber zumindest die Offenheit gegenüber modernen (Projektmanagement-)Tools.
• Flexibilität & Zuverlässigkeit: Bereitschaft und Freude daran, bei Bedarf flexibel im administrativen Assistenz- und Sekretariatsbereich zu unterstützen.
• Sprachkompetenz: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Bei uns findest Du Dich in einem wachsenden Unternehmen mit modernem Arbeitsumfeld und spannenden Aufgaben in einem starken Team wieder. Wir arbeiten Dich sorgfältig in Dein Aufgabengebiet ein, wodurch Du schnell in den Workflow und die Produktivität kommst.

Wir fördern und fordern Deine Talente und nutzen Dein Know-how gerne. Wir entwickeln Deine Fähigkeiten weiter, auch durch fachliche und organisatorische Fortbildungsangebote. Dafür erhältst Du während der flexiblen Arbeitszeiten einen ergonomischen Arbeitsplatz im Büro.

Mit mobilem Arbeiten haben wir positive Erfahrungen gesammelt und ermöglichen das unseren Mitarbeitenden auch weiterhin. Zuschüsse zur Physio, zum Sport und zur Alters-/Berufsunfähigkeitsvorsorge sowie die Möglichkeit auf ein E-Bike sind für uns seit langem ein Zeichen der Wertschätzung derjenigen, die unsern Erfolg ausmachen.