Project & Office Administrator (f/m/x)

Aufgrund der Einwanderungsgesetze ist diese Position nur für EU- oder Schengen-Bürger oder Kandidaten mit einer unbefristeten Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis geöffnet.

Kongsberg Maritime ist ein Technologie-Pionier, der eine nachhaltigere Zukunft für unsere Ozeane ermöglicht. Unsere integrierten Technologien fördern die maritime Industrie und lösen die schwierigsten Probleme unserer Kunden. Als Project & Office Administrator (m/w/d) sind Sie das operative Rückgrat unseres Büros in Hamburg. Sie sind der Ermöglicher, der sicherstellt, dass unsere Projekte durch präzise Verwaltung, nahtlose Logistik und Exzellenz in der Geschäftsanalyse unterstützt werden.

In dieser Rolle überbrücken Sie die Lücke zwischen kommerzieller Präzision und operativer Agilität und stellen sicher, dass wir ein vertrauenswürdiger Partner im maritimen Bereich bleiben.

Von der Projektstruktur bis zu nahtlosen Abläufen – Ihr Einfluss:

• Wartung der ERP-Projektstrukturen (MS Dynamics AX) zur Kostenverteilung
• Vorbereitung und Validierung projektbezogener Daten für den Monatsabschluss
• Überwachung von Projektmeilensteinen und Durchführung der Rechnungsstellung gemäß vertraglichen Anforderungen
• Unterstützung der Projektmanager mit Excel-Tracking und Datenprüfungen
• Verwaltung der Büroorganisation, einschließlich Terminplanung und Dokumentenverwaltung
• Kommunikation mit der Finanzabteilung für Rechnungs- und Verwaltungsfragen
• Verwaltung von Büromaterialien, Verträgen, Abonnements und Versicherungsthemen
• Durchführung der Zollabwicklung für Import und Export
• Bearbeitung operativer Aufträge von Angeboten bis zu Lieferscheinen
• Koordination von Rücksendungen, Reparaturen und Garantiefällen mit Lieferanten
• Überwachung der Logistik und Koordination von Ersatzteilen einschließlich Unterstützung bei der Bestandsverwaltung

Was Sie erwartet – Ihre Erfolge stärken:

• Wettbewerbsfähiges Gehaltspaket einschließlich jährlicher Erhöhungen und jährlichem Bonus
• Flexible Arbeitszeiten, hybride Arbeitsoptionen und genaue Zeiterfassung
• Fitness- und Gesundheitsleistungen, JobRad und ein robustes Unternehmenspensionssystem
• Arbeiten mit bedeutenden, nachhaltigen maritimen Lösungen auf globaler Ebene
• Hochwertige technische Ausstattung (Laptop/Mobiltelefon) sowie eine Firmenkreditkarte für Reisen
• Mitarbeiterbeteiligungsprogramm zur Teilnahme an unserem globalen Erfolg
• Kollaboratives Expertenteam, das sich auf professionelle Ausführung und Exzellenz konzentriert

Strategische Partnerschaften – Bereitstellung von mission-kritischer Synergie:

Als Project & Office Administrator sind Sie der Architekt der administrativen Umgebung, die es unseren technischen Teams ermöglicht, zu glänzen. Durch die Verbindung von präziser Projektkontrolle mit proaktivem Büromanagement und konformer Zollabwicklung schaffen Sie die Stabilität, die für eine erstklassige Leistung erforderlich ist. Sie arbeiten im Herzen unseres Büros in Hamburg und stellen sicher, dass jeder Prozess „Right First Time“ ist und unsere Position als bevorzugter Partner in der maritimen Industrie stärkt.

Ihr Werdegang – und die passende Denkweise:

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung: Relevante Erfahrung in der Projektadministration, im Betrieb oder in der Geschäftsanalyse
• Technische Fähigkeiten: Starke Excel-Kenntnisse und Routine im strukturierten Datenhandling
• Systeme: Erfahrung mit ERP-Systemen (idealerweise Microsoft Dynamics AX)
• Kommunikation: Gute Englischkenntnisse in schriftlicher und mündlicher Kommunikation
• Denkweise: Strukturierte, zuverlässige, praktische Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit

Bereit, das Kommando zu übernehmen? Bewerben Sie sich jetzt über unsere Karriereseite oder wenden Sie sich an unser HR-Team in Hamburg für einen ersten Austausch.

HR.Germany@km.kongsberg.com (Patrick Scholz - HR & Business Support Advisor)

Unser gemeinsames Engagement:

Wir können Sie bitten, andere Abteilungen oder Aufgaben zu unterstützen, wenn dies erforderlich ist – Flexibilität und Zusammenarbeit sind Teil unserer Kultur. Bei Kongsberg Maritime halten wir unsere Werte hoch und nehmen Umwelt- und soziale Verantwortung ernst. Jeder Mitarbeiter trägt zu einem sicheren, ethischen und nachhaltigen Arbeitsumfeld bei. Den Schutz von Menschen und Planeten betrachten wir nicht nur als Ziel – es ist Teil unserer Betriebsweise.

Wo Sie arbeiten werden: Hamburg (Deutschland)

Wir glauben, dass Vielfalt Innovation fördert! Wir ermutigen Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Forschung zeigt, dass Frauen und Minderheiten seltener Bewerbungen einreichen, es sei denn, sie erfüllen jede einzelne Qualifikation. Ihre einzigartige Perspektive ist uns wertvoll. Ihre Fähigkeiten, Ihre Einstellung und Ihre Perspektive könnten genau das sein, wonach wir suchen!