Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Direktion bei Terminen, Meetings und HR-Prozessen.
- Unternehmen: Renommiertes Forschungsinstitut für Marketing- und Konsumklimaforschung in Bayern.
- Vorteile: Unbefristete Festanstellung, flexible Arbeitsmodelle und modernes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Attraktiver Standort in Franken mit kurzen Entscheidungswegen.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines innovativen Teams und gestalte Prozesse aktiv mit.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und Erfahrung in Assistenz oder Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Führendes Institut für Marketing- & Konsumklima-Forschung in Bayern. Das renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut.
Als Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach – diskret und vorausschauend. Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z. B. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement).
Ihre Aufgaben & Verantwortung:
- Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern)
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos
- Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher Inhalte
- Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, systematische Ablage
- HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare Verantwortlichkeiten
- HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung
- Koordination externer Partner (z. B. Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen Routinen
- Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien
- Backup für das Office-Team
Ihr Kompetenzprofil (m/w/d):
- Mindestens Bachelor-Abschluss, idealerweise mit Praxis als Executive Assistant, Direktionsassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Office Management oder HR-Koordination
- Ausgeprägtes Organisations- und Prioritätenmanagement; strukturiertes Arbeiten auch bei Parallelaufgaben
- Freude daran, Prozesse aufzusetzen, zu dokumentieren und praktikabel zu standardisieren
- Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten
- Sehr sicher in MS Office, insbesondere Powerpoint
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch für Abstimmungen und Unterlagen
Das Vertragsangebot:
- Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit-Option
- Schlüsselrolle nah an der Institutsleitung mit Verantwortung für Struktur und reibungslose Abläufe
- Wissenschaftsnahes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und professionellen Standards
- Moderne Arbeitsmittel; je nach Aufgabenlage sind flexible Arbeitsmodelle möglich
- Attraktiver Standort in Franken mit guter Erreichbarkeit
Executive Assistant Direktion (m/w/d) Arbeitgeber: Kontrast Personalberatung GmbH
Die staatlich anerkannte Berufsfachschule in Hamburg bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für Pflegepädagoginnen und -pädagogen, die Wert auf praxisnahe Lehre und individuelle Förderung legen. Mit einem kollegialen Team, flexiblen Arbeitsmodellen und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten schaffen wir Raum für persönliche und berufliche Entwicklung. Unsere moderne Lehrumgebung und enge Zusammenarbeit mit regionalen Kliniken garantieren eine sinnstiftende Tätigkeit in der Pflegeausbildung.
Kontaktdaten:
Kontrast Personalberatung GmbH Recruiting-Team
