Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Direktoren bei Terminen, Reisen und Meetings für reibungslose Abläufe.
- Unternehmen: Renommiertes Forschungsinstitut für Marketing- und Konsumklima-Forschung in Bayern.
- Vorteile: Unbefristete Festanstellung, flexible Arbeitsmodelle und modernes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Attraktiver Standort in Franken mit kurzen Entscheidungswegen.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und gestalte Prozesse aktiv mit.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und Erfahrung in Assistenz oder Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Führendes Institut für Marketing- & Konsumklima-Forschung in Bayern.
Das renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut.
Ihre Rolle als Executive Assistant: Als Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach – diskret und vorausschauend. Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z. B. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement). Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften sowie externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation sicher.
Ihre Aufgaben & Verantwortung:
- Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern)
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos
- Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher Inhalte
- Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, systematische Ablage
- HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare Verantwortlichkeiten
- HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung
- Koordination externer Partner (z. B. Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen Routinen
- Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien
- Backup für das Office-Team
Ihr Kompetenzprofil (m/w/d):
- Mindestens Bachelor-Abschluss, idealerweise mit Praxis als Executive Assistant, Direktionsassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Office Management oder HR-Koordination
- Ausgeprägtes Organisations- und Prioritätenmanagement; strukturiertes Arbeiten auch bei Parallelaufgaben
- Freude daran, Prozesse aufzusetzen, zu dokumentieren und praktikabel zu standardisieren
- Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten
- Sehr sicher in MS Office, insbesondere Powerpoint
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch für Abstimmungen und Unterlagen
- Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten
Das Vertragsangebot:
- Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit-Option
- Schlüsselrolle nah an der Institutsleitung mit Verantwortung für Struktur und reibungslose Abläufe
- Wissenschaftsnahes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und professionellen Standards
- Moderne Arbeitsmittel; je nach Aufgabenlage sind flexible Arbeitsmodelle möglich
- Attraktiver Standort in Franken mit guter Erreichbarkeit
Executive Assistant Direktion (m/w/d) Arbeitgeber: Kontrast Personalberatung
Die Stadtverwaltung in Niedersachsen bietet als Arbeitgeber eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit im Bereich des konstruktiven Ingenieurbaus. Mit einem starken Fokus auf die Entwicklung und Instandhaltung kommunaler Infrastrukturprojekte, profitieren Mitarbeiter von einem unterstützenden Arbeitsumfeld, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und der Chance, aktiv zur Verbesserung der Lebensqualität in der Region beizutragen. Die Position ermöglicht es Ihnen, an bedeutenden Bauvorhaben zu arbeiten, die direkt Einfluss auf Mobilität und Sicherheit haben.
Kontaktdaten:
Kontrast Personalberatung Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant Direktion (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Kontrast Personalberatung, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Kontrast Personalberatung im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Kontrast Personalberatung echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Kontrast Personalberatung zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant Direktion (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Kontrast Personalberatung reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kontrast Personalberatung vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Kontrast Personalberatung tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
