Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die WEGA Heizung, Lüftung, Sanitär GmbH mit Sitz in Ludwigshafen ist ein spezialisierter Fachbetrieb für Technische Gebäudeausrüstung (TGA) und Teil der KONZMANN Gruppe. Mit rund 25 Mitarbeitenden bietet das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Heizung, Lüftung und Sanitär und gilt als Spezialist für Strangsanierung und Fernwärmeübergabe. Die Leistungen zeichnen sich durch hohe Qualität, termingerechte Ausführung und passgenaue Umsetzung für unterschiedlichste Kundenprojekte aus.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Divisionleiters: Du unterstützt den Divisionleiter in seiner Funktion als Geschäftsführer mehrerer Tochtergesellschaften sowie als Mitglied des Boards im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Koordination und Begleitung geschäftsrelevanter Themen, Projekte und Entscheidungen auf Managementebene.
• Eigenverantwortliche organisatorische und administrative Aufgaben im internationalen Unternehmensumfeld.
• Erstellung professioneller Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen sowie Protokolle für Geschäftsführungs-, Board- und Managementtermine.
• Koordination von Terminen, Meetings, Workshops und Gremiensitzungen inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Unterstützung bei der Steuerung und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte sowie strategischer Initiativen.
• Pflege und Verwaltung relevanter Daten, Unterlagen und Dokumentationen in unseren internen Systemen.
• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder auf Managementebene.
• Koordination der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Partnern sowie unseren nationalen und internationalen Tochtergesellschaften.
• Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, Board, Fachbereichen und externen Ansprechpartnern.
• Selbstständige Bearbeitung von Korrespondenzen mit hoher Vertraulichkeit in deutscher und englischer Sprache.
• Organisation und Koordination nationaler sowie internationaler Geschäftsreisen inklusive Reiseplanung, Buchung und Reisekostenabrechnung.
• Behalten komplexer Terminpläne im Blick und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller Managementtermine.
• Sicherstellung eines professionellen und effizienten Büroalltags und Koordination sämtlicher organisatorischen Abläufe am Standort.
• Organisation von Meetings, Managementveranstaltungen, Workshops sowie internen und externen Events.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung und Maßnahmenverfolgung.
• Koordination standortbezogener Themen wie Facility Management, Fuhrpark, Bestellungen sowie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
• Aktive Unterstützung einer positiven Unternehmenskultur und Organisation von Mitarbeiterevents und internen Veranstaltungen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrungen in einer ähnlichen Position in einem dynamischen Umfeld.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise, eine hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Flexibilität, absolute Zuverlässigkeit und proaktive Arbeitsweise.
• Versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TEAMS) und idealerweise Erfahrung mit weiteren digitalen Tools und Systemen.

Warum wir?

• Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit in einer stark wachsenden Unternehmensgruppe.
• Zeitgemäße Arbeitsabläufe und ein sehr modern ausgestatteter Arbeitsplatz sowie flexible Arbeitszeiten.
• Förderung Ihrer Fort- und Weiterbildung in unserer hauseigenen Konzmann Akademie.
• Leistungsgerechte Vergütung.
• Weitere Benefits wie beispielsweise Jobrad, bezuschusste Kinderbetreuung und betriebliche Altersversorgung.

Die KONZMANN Gruppe ist ein 360 Grad voll integrierter TGA-Dienstleister der technischen Gebäudeausrüstung und steht für technologisch hocheffiziente energetische Systeme für Industrie, Gewerbe, öffentliche Hand und die Quartiersentwicklung. Wir sind der verlässliche Partner in Süddeutschland für eine umweltgerechte und nachhaltig wirtschaftliche, unabhängige Versorgung mit ressourceneffizienter und CO²-Emissionen reduzierter Primärenergie.