Head of Office Management (m/w/d)

Wir suchen jemanden, der anpackt und die Anlaufstelle für unsere Teammitglieder ist. Du bist ein Brückenbauer, der Menschen und Teams durch zuverlässige tägliche Abläufe und einen Arbeitsplatz verbindet, der immer gut aussieht und sich gut anfühlt.

Zusammen mit dem Tagesgeschäft unterstützt du unseren CEO bei administrativen Aufgaben, hilfst bei bereichsübergreifenden administrativen Themen wie Gehaltsabrechnung oder Buchhaltung und sorgst dafür, dass jede Person, die unser Büro betritt, sei es Teammitglied, Kunde oder Partner, eine großartige Erfahrung hat.

Was du tun wirst:

• Front Office: Du bist die physische Präsenz im Büro. Besucher willkommen heißen, Post bearbeiten, die Tür verwalten und der erste Ansprechpartner für alles sein, was auftaucht.
• Erfahrung der Teammitglieder: Du bietest tägliche operative Unterstützung für unsere Teammitglieder. Du bist die Anlaufstelle, wenn etwas benötigt wird, eine Frage beantwortet werden muss oder eine Anfrage bearbeitet werden muss. Du planst und koordinierst auch Teamevents und Teamtage, die Menschen zusammenbringen.
• Der Raum: Du hältst das Büro in Topform. Ordentliche Räume, gefüllte Vorräte und Besprechungsräume, die immer bereit sind.
• Über das Büro hinaus: Unser Arbeitsplatz ist hybrid und so ist auch deine Verantwortung. Du arbeitest eng mit dem Team zusammen, um sicherzustellen, dass jeder, ob im Büro, zu Hause oder remote, eine konsistente Arbeitserfahrung und die richtige Ausstattung hat, um seine beste Arbeit zu leisten.
• People Lead: Du führst direkt ein kleines Team von zwei Personen. Das bedeutet regelmäßige Check-ins, Feedback- und Entwicklungsgespräche und sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu machen.
• Hallo & Auf Wiedersehen: Du übernimmst die Einarbeitungs- und Austrittsprozesse für unsere Teammitglieder und sorgst dafür, dass jeder neue Mitarbeiter einen großartigen Start hat.
• Technik, die funktioniert: Bildschirme, Videoanrufe, Raumaufbauten – du sorgst dafür, dass alles funktioniert. Du bist der erste Ansprechpartner und die Verbindung zur IT, wenn etwas repariert werden muss.
• Reiseorganisation: Du kümmerst dich um Reisebuchungen und -koordination für Teammitglieder und C-Level. Flüge, Hotels, Richtlinien, Nachverfolgungen – alles.
• Lieferanten & Verträge: Du pflegst die Beziehungen zu unseren Lieferanten und Dienstleistern in den Bereichen Einrichtungen, Vorräte und Verträge. Du sorgst dafür, dass die Leute liefern und die Kosten im Rahmen bleiben.
• Sicherheit: Du weißt, welche Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen erfüllt sein müssen, und sorgst dafür, dass sie eingehalten werden.
• Administrative Unterstützung: Du unterstützt den CEO bei der Dokumentenbearbeitung, Terminplanung, Korrespondenz, Kommunikation mit Aktionären und boardbezogenen administrativen Aufgaben, zuverlässig und mit Diskretion. Dies ist keine EA-Rolle.
• Wenn das Team dich braucht: Du springst bei bereichsübergreifenden Themen wie Gehaltsabrechnung oder Buchhaltungsadministration ein, wenn das Team Unterstützung benötigt.

Was Erfolg bedeutet:

• Du kommst jeden Morgen ins Büro, und es sieht bereits so aus, wie es aussehen sollte, weil du das möglich gemacht hast.
• Dein Team weiß genau, was erwartet wird und fühlt sich gut unterstützt.
• Der CEO kann sich auf dich für administrative Unterstützung verlassen, ohne nachhaken zu müssen.
• Besucher, Kunden und Partner verlassen unser Büro mit einem starken Eindruck von unserem Raum und unserem Team.
• Nichts geht verloren, weil du strukturiert genug bist, um alles im Blick zu behalten.

3+ Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Arbeitsplatzkoordination oder in einer ähnlichen Rolle; sicher im Umgang mit oder Unterstützung von C-Level.

Eine warme, aufgeschlossene Persönlichkeit. Die Menschen fühlen sich wohl, dich um Hilfe zu bitten, und du genießt es, die Person zu sein, die alles zusammenhält.

Eine praktische, anpackende Einstellung. Du wartest nicht darauf, dass jemand anderes es behebt.

Die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten. Du benötigst keine Anleitung, du übernimmst Verantwortung.

Starke organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise. Du kannst viele kleine Dinge jonglieren, ohne etwas fallen zu lassen.

Selbstbewusstsein in der Führung einer anderen Person. Du gibst klare Anweisungen und sorgst dafür, dass sie sich unterstützt fühlen.

Fließendes Englisch; Deutsch ist ein großer Vorteil für die Kommunikation mit Lieferanten und Einrichtungen.

Work-Life-Balance: Bei ctrl QS schätzen wir dein Wohlbefinden und ermutigen unsere Teammitglieder, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu wahren. Wir verstehen, dass das Agenturleben sehr dynamisch und schnelllebig sein kann, daher nutzen wir ein Zeiterfassungstool, um sicherzustellen, dass du angemessene Vergütung durch Freizeit für Überstunden erhältst. Unser Unternehmen bietet ein flexibles Arbeitsumfeld mit Optionen für Vollzeit- und Teilzeitstellen. Darüber hinaus genießt du 28 Tage Urlaub pro Jahr, um sicherzustellen, dass du Zeit zum Entspannen und Erkunden deiner Leidenschaften außerhalb der Arbeit hast.

Lebendiges Büro im zentralen Berlin: Unser helles Büro im digitalen Herzen Berlins fördert professionelle und persönliche Interaktionen.

Kontinuierliches Lernen und Karrierewachstum: Wir sind bestrebt, eine einzigartige Lernumgebung zu bieten, in der du deine Karriereziele verfolgen kannst. Wir helfen dir, deinen Platz bei ctrl QS zu finden, mit Fokus auf deine Entwicklungsziele. Du findest fließende Karrierewege mit Möglichkeiten zur Spezialisierung oder lateralem Wachstum. Auch unsere interne Akademie bietet eine Fülle von Lernmöglichkeiten.

Vielfältiges und unterstützendes Team: Schließe dich unserem Team leidenschaftlicher, engagierter und lustiger Menschen aus mehr als 40 Nationen an. Wir feiern Vielfalt und heißen alle willkommen, ihre einzigartigen Perspektiven einzubringen, Konventionen herauszufordern und Kreativität zu entfachen. Gemeinsam bilden wir ein multikulturelles und spaßliebendes Team, das auf Zusammenarbeit gedeiht.

Menschenorientierte Kultur: Bei ctrl QS stellen wir unsere Mitarbeiter über alles andere. Wir streben danach, eine gesunde Unternehmenskultur zu fördern, in der sich jeder sicher und zufrieden fühlt. Regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten, lustige Sport- und Gesundheitsinitiativen, monatliche Team-Mittagessen, wöchentliche Unternehmensfrühstücke und regelmäßige Teamevents sind Teil der Routine. Und natürlich dürfen unsere berühmten Sommer- und Weihnachtsfeiern nicht fehlen!