Head of Office Management (m/w/d)

Wir suchen jemanden, der anpackt und die Anlaufstelle für unsere Teammitglieder ist. Sie sind ein Brückenbauer, der Menschen und Teams durch zuverlässige tägliche Abläufe und einen Arbeitsplatz verbindet, der immer gut aussieht und sich gut anfühlt.

Zusammen mit den täglichen Aufgaben unterstützen Sie unseren CEO bei administrativen Aufgaben, helfen bei bereichsübergreifenden Themen wie Gehaltsabrechnung oder Buchhaltung und sorgen dafür, dass jede Person, die unser Büro betritt, sei es Teammitglied, Kunde oder Partner, eine großartige Erfahrung hat.

Was Sie tun werden:

• Front Office: Sie sind die physische Präsenz im Büro. Besucher empfangen, Post bearbeiten, die Tür verwalten und der erste Ansprechpartner für alles sein, was auftaucht.
• Erfahrung der Teammitglieder: Sie bieten tägliche Unterstützung für unsere Teammitglieder. Sie sind die Anlaufstelle, wenn etwas benötigt wird, eine Frage beantwortet werden muss oder eine Anfrage bearbeitet werden muss. Sie planen und koordinieren auch Teamevents und Teamtage, die Menschen zusammenbringen.
• Der Raum: Sie halten das Büro in Topform. Ordentliche Räume, gefüllte Vorräte und Besprechungsräume, die immer bereit sind.
• Über das Büro hinaus: Unser Arbeitsplatz ist hybrid und so ist auch Ihre Verantwortung. Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, um sicherzustellen, dass jeder, ob im Büro, zu Hause oder remote, eine konsistente Arbeitserfahrung hat und die richtige Ausstattung, um seine beste Arbeit zu leisten.
• People Lead: Sie führen direkt ein kleines Team von zwei Personen. Das bedeutet regelmäßige Check-ins, Feedback- und Entwicklungsgespräche und sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu machen.
• Hallo & Auf Wiedersehen: Sie sind verantwortlich für die Einarbeitungs- und Austrittsprozesse unserer Teammitglieder und stellen sicher, dass jeder neue Mitarbeiter einen großartigen Start hat.
• Technik, die funktioniert: Bildschirme, Videoanrufe, Raumaufbauten – Sie sorgen dafür, dass alles funktioniert. Sie sind der erste Ansprechpartner und die Verbindung zur IT, wenn etwas repariert werden muss.
• Reiseorganisation: Sie kümmern sich um Reisebuchungen und -koordination für Teammitglieder und C-Level. Flüge, Hotels, Richtlinien, Nachverfolgungen – alles.
• Anbieter & Verträge: Sie pflegen die Beziehungen zu unseren Anbietern und Dienstleistern in den Bereichen Einrichtungen, Vorräte und Verträge. Sie stellen sicher, dass die Leistungen erbracht werden und die Kosten im Rahmen bleiben.
• Sicherheit: Sie wissen, welche Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen erfüllt sein müssen, und stellen sicher, dass diese eingehalten werden.
• Administrative Unterstützung: Sie unterstützen den CEO bei der Dokumentenbearbeitung, Terminplanung, Korrespondenz, Kommunikation mit Aktionären und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Vorstand, zuverlässig und mit Diskretion. Dies ist keine EA-Rolle.
• Wenn das Team Sie braucht: Sie springen bei bereichsübergreifenden Themen wie Gehaltsabrechnung oder Buchhaltungsadministration ein, wenn das Team Unterstützung benötigt.

Was Erfolg bedeutet:

• Sie kommen jeden Morgen ins Büro, und es sieht bereits so aus, wie es sollte, weil Sie das möglich gemacht haben.
• Ihr Team weiß genau, was erwartet wird, und fühlt sich gut unterstützt.
• Der CEO kann sich auf Sie für administrative Unterstützung verlassen, ohne nachhaken zu müssen.
• Besucher, Kunden und Partner verlassen unser Büro mit einem starken Eindruck von unserem Raum und unserem Team.
• Nichts geht verloren, weil Sie strukturiert genug sind, um alles im Blick zu behalten.

Voraussetzungen:

• 3+ Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Arbeitsplatzkoordination oder in einer ähnlichen Rolle; sicher im Umgang mit oder Unterstützung von C-Level.
• Eine warme, aufgeschlossene Persönlichkeit. Menschen fühlen sich wohl, Sie um Hilfe zu bitten, und Sie genießen es, die Person zu sein, die alles zusammenhält.
• Eine praktische, anpackende Einstellung. Sie warten nicht darauf, dass jemand anderes es behebt.
• Die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten. Sie benötigen keine Anleitung, Sie übernehmen Verantwortung.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise. Sie können viele kleine Dinge jonglieren, ohne etwas fallen zu lassen.
• Selbstbewusstsein in der Führung einer anderen Person. Sie geben klare Anweisungen und stellen sicher, dass sie sich unterstützt fühlen.
• Fließendes Englisch; Deutsch ist ein großer Vorteil für die Kommunikation mit Anbietern und Einrichtungen.

Leistungen:

• Work-Life-Balance: Bei ctrl QS schätzen wir Ihr Wohlbefinden und ermutigen unsere Teammitglieder, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu wahren. Wir verstehen, dass das Agenturleben sehr dynamisch und schnelllebig sein kann, daher nutzen wir ein Zeiterfassungstool, um sicherzustellen, dass Sie angemessene Vergütung durch Freizeit für Überstunden erhalten. Unser Unternehmen bietet ein flexibles Arbeitsumfeld mit Optionen für Vollzeit- und Teilzeitstellen. Darüber hinaus genießen Sie 28 Tage Urlaub pro Jahr, um sicherzustellen, dass Sie Zeit zum Entspannen und Erkunden Ihrer Leidenschaften außerhalb der Arbeit haben.
• Lebendiges Büro im Zentrum Berlins: Unser helles Büro im digitalen Herzen Berlins fördert professionelle und persönliche Interaktionen.
• Kontinuierliches Lernen und Karrierewachstum: Wir sind bestrebt, eine einzigartige Lernumgebung zu bieten, in der Sie Ihre Karriereziele verfolgen können. Wir helfen Ihnen, Ihren Platz bei ctrl QS zu finden, mit Fokus auf Ihre Entwicklungsziele. Sie finden fließende Karrierewege mit Möglichkeiten zur Spezialisierung oder lateralem Wachstum. Auch unsere interne Akademie bietet eine Fülle von Lernmöglichkeiten.
• Vielfältiges und unterstützendes Team: Treten Sie unserem Team leidenschaftlicher, engagierter und unterhaltsamer Menschen aus mehr als 40 Nationen bei. Wir feiern Vielfalt und heißen alle willkommen, ihre einzigartigen Perspektiven einzubringen, Konventionen herauszufordern und Kreativität zu entfachen. Gemeinsam bilden wir ein multikulturelles und spaßliebendes Team, das auf Zusammenarbeit gedeiht.
• Menschenorientierte Kultur: Bei ctrl QS stellen wir unsere Mitarbeiter über alles andere. Wir streben danach, eine gesunde Unternehmenskultur zu fördern, in der sich jeder sicher und zufrieden fühlt. Regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten, unterhaltsame Sport- und Gesundheitsinitiativen, monatliche Team-Mittagessen, wöchentliche Unternehmensfrühstücke und regelmäßige Teamevents sind Teil der Routine. Und natürlich dürfen unsere berühmten Sommer- und Weihnachtsfeiern nicht fehlen!