Deine Mission
Als Vertrauensperson des CEO hältst Du ihm den Rücken frei: Du steuerst seinen Kalender, filterst Anfragen und sorgst am Hauptsitz in Bad Bentheim für Struktur, auch wenn er unterwegs ist.
Deine Aufgaben
- Eigenverantwortliche Führung des CEO-Kalenders inklusive Priorisierung von Anfragen und konsequenter Freihaltung von Fokuszeiten
- Filterung und Vorqualifizierung von Anfragen, Anrufen und Terminwünschen interner und externer Stellen
- Vorbereitung von Terminen und Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefings
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Board-, Gesellschafter- und Managementsitzungen inklusive Protokollführung
- Nachhalten von Beschlüssen, Zusagen und Wiedervorlagen gegenüber der Führungsebene
- Komplette Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
- Empfang und Betreuung von Gästen, Investoren und Geschäftspartnern am Hauptsitz
- Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben, vertrauliche Ablage und Dokumentenverwaltung
- Verantwortung für Office-Organisation, Firmenveranstaltungen und organisatorisches Onboarding am Hauptsitz
Das bringst Du mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung (z. B. Geprüfte/r Management-Assistent/in, Fremdsprachenkorrespondent/in) oder vergleichbare Qualifikation
- Fundierte, mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat
- Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Ein sicheres, verbindliches Auftreten gegenüber Geschäftsführern, Gesellschaftern und Führungskräften, auch wenn es darum geht, klar „Nein” zu sagen oder Zusagen konsequent einzufordern
- Eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
- Stilsichere Korrespondenz in Deutsch, gute Englischkenntnisse; Niederländischkenntnisse sind aufgrund unserer Standorte in den Niederlanden von Vorteil
Warum wir?
- Eine langfristig angelegte Vertrauensposition mit Verantwortung ab dem ersten Tag und direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
- Gestaltungsspielraum beim Aufbau des neu geschaffenen CEO Office
- Kurze Entscheidungswege in einer wachsenden Unternehmensgruppe
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich gesunden Unternehmen
- 30 Tage Urlaub und Urlaubsgeld
- Flexible Arbeitszeitgestaltung
- Eine strukturierte Einarbeitung und moderne Arbeitsmittel
Kontaktinformationen
Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der bzw. weiter!
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Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) in Bad Bentheim Arbeitgeber: Koop Wasserbau GmbH
Die Koop Wasserbau GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur eine leistungsgerechte übertarifliche Bezahlung und 30 Tage Urlaub bietet, sondern auch ein gesundes und modernes Arbeitsumfeld mit einem ausgezeichneten Betriebsklima schafft. Mit über 50 Jahren Erfahrung und einem starken Fokus auf individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter und sorgt durch regelmäßige Teamevents für einen starken Zusammenhalt im Team. Die Lage in Castrop-Rauxel ermöglicht es den Mitarbeitern, in der Nähe ihrer Baustellen zu arbeiten, was die Work-Life-Balance zusätzlich verbessert.
