Projekt- und Prozessmanager*in Standorte (m/w/d) (Elternzeitvertretung)

Die Stelle in Kürze

Du strukturierst gerne Prozesse so, dass sie effizient, transparent und für alle gut nutzbar sind, behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick und hast Freude daran, Strukturen zu schaffen, die die Arbeit unseres Teams erleichtern? Werde Teil von Kopfsachen als Projekt- und Prozessmanager*in (m/w/d) und gestalte die Weiterentwicklung unserer Standorte aktiv mit.

Du sorgst dafür, dass übergreifende Prozesse klar definiert, dokumentiert und kontinuierlich verbessert werden, begleitest den Rollout neuer Projekte und Produkte und bereitest den Aufbau neuer (Satelliten-)Standorte strategisch vor. So trägst du maßgeblich dazu bei, unsere Wirkung für die mentale Gesundheit von Jugendlichen nachhaltig zu vergrößern.

Deine Mission

Als Projekt- und Prozessmanager*in (m/w/d) schaffst du verlässliche Strukturen für Wachstum. Du verbindest strategisches Denken mit operativer Umsetzung und sorgst dafür, dass standortübergreifende Projekte gut vorbereitet, klar kommuniziert sind und dadurch erfolgreich umgesetzt werden können.

Du entwickelst effiziente Prozesse, setzt Rollouts für neue Produkte strukturiert auf und stellst sicher, dass alle Beteiligten wissen, was wann und wie zu tun ist. Dabei fungierst du als zentrale Schnittstelle zu anderen Teams. Mit einem klaren Blick für Prioritäten, Transparenz und Qualität stärkst du unsere Organisationsstruktur und ermöglichst nachhaltiges Wachstum.

Deine Aufgaben

• Prozessmanagement: Du betreust, dokumentierst und optimierst übergreifende Prozesse (z.B. Krankenkassen-Kooperationen, Schulakquise, Ehrenamtsbetreuung).
• Rollout-Management: Du setzt Rolloutpläne für neue Produkte auf und betreust deren Umsetzung und hältst den Überblick über Projekt-Meilensteine.
• Material-Management: Du strukturierst, aktualisierst und ergänzt unser Kommunikationsmaterial in Zusammenarbeit mit unserem Kommunikationsteam.
• Wissensmanagement: Du stellst ein effizientes Wissensmanagement sicher und optimierst Wissensmanagement-Prozesse.
• Management standortübergreifender Projekte: Vorbereitung des Rollouts, Briefing der Teammitglieder, Bereitstellen der benötigten Materialien, Ziele-Kontrolle.
• Aufbau neuer Standorte: Du erarbeitest ein Konzept für Satellitenstandorte, scoutest neue (Satelliten-)Standorte und bereitest die Entscheidungsgrundlage für die Wahl neuer (Satelliten-)Standorte vor.
• Standort-Schnittstelle zu anderen Teams: Du fungierst als Schnittstelle zu anderen Teams und steuerst und dokumentierst teamübergreifende Absprachen.

Dein Profil

• Du hast ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, z.B. in Betriebswirtschaft, Sozialmanagement, Non-Profit-Management, Organisationsentwicklung oder einem verwandten Bereich.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung im Projekt- und/oder Prozessmanagement mit – idealerweise in einer wachsenden Organisation, im Bildungs- oder Non-Profit-Kontext.
• Du kannst komplexe Abläufe strukturieren, dokumentieren und verständlich aufbereiten.
• Du hast Erfahrung im Rollout von Projekten oder Produkten und weißt, wie man unterschiedliche Stakeholder gut mitnimmt.
• Du arbeitest eigenständig, priorisierst sicher und behältst auch bei parallelen Projekten den Überblick.
• Du kommunizierst klar, verbindlich und transparent.
• Idealerweise bringst du Erfahrung im Wissensmanagement oder im Aufbau von Organisationsstrukturen mit.
• Du brennst für unsere Mission, die mentale Gesundheit junger Menschen zu stärken.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1-niveau).

Unser Angebot

• Eine bedeutungsvolle Mission: Du arbeitest an einer Aufgabe, die wirklich einen Unterschied im Leben junger Menschen macht.
• Gestaltungsfreiheit & Eigenverantwortung: Raum für Mitgestaltung, Verantwortung und eigene Ideen.
• Teamspirit & Wertschätzung: Offenes, unterstützendes Team mit regelmäßigem Feedback und engem Austausch.
• Flexible Arbeitsweise: Kombination aus Arbeiten im Berliner Büro und Homeoffice.
• Innovatives Umfeld: Ein junges Social Start-up mit viel Raum für Lernen und persönliche Entwicklung.

Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen, sich bei uns zu bewerben – insbesondere Menschen mit Migrationsgeschichte, BIPoC, Menschen der LGBTQIA+ Community sowie Menschen mit Behinderungen. Wir freuen uns auch auf deine Bewerbung, wenn du nicht alle Anforderungen zu 100 % erfüllst.

Kopfsachen e.V. ist ein Social Start-up zur Förderung der mentalen Gesundheit junger Menschen. Seit 2020 vermitteln wir in verschiedenen Bildungsformaten Schüler*innen und Schulpersonal die Grundlagen der psychischen Gesundheitskompetenz.