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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere spannende Projekte im Anlagenbau.
- Arbeitgeber: Familiengeführtes Unternehmen mit über 45 Jahren Erfahrung in der Klima- und Raumlufttechnik.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, moderne Arbeitsmittel und betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und habe echten Einfluss auf den Projekterfolg.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und technische Affinität.
- Andere Informationen: Wachsendes Team mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir wachsen – und verstärken unser Team. Seit über 45 Jahren steht KOS KLIMA für Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft im Bereich Klima- und Raumlufttechnik. Als familiengeführtes Unternehmen verbinden wir traditionelles Handwerk mit modernem Projektmanagement. Um unser wachsendes Projektvolumen im Anlagenbau professionell zu steuern, erweitern wir unser Team. Dafür suchen wir eine strukturierte, mitdenkende und technisch affine Persönlichkeit.
Du hältst unserem Projekt- und Montageteam organisatorisch den Rücken frei - und sorgst dafür, dass aus Planung reibungslose Umsetzung wird.
Deine Mission
Du bist die organisatorische Schaltzentrale im Anlagenbau. Du koordinierst, strukturierst, dokumentierst - und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Kurz gesagt: Du machst aus Komplexität Klarheit.
Aufgaben
- Projektorganisation & Steuerung
- Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
- Erstellung von Arbeitsaufträgen und Abgleich mit Angeboten
- Vorbereitung von Projektmappen inkl. Massenlisten & Systembeschreibungen
- Teilnahme an KickOff-Meetings & Projektsitzungen
- Termin- und Meilensteinplanung in Abstimmung mit Projektleitung
- Unterstützung bei Budget-, Termin- und Ressourcenübersichten
- Vorbereitung von Projektauswertungen und Statusreports
- Auftrags-, Material- & Lieferantenmanagement
- Erstellung von Aufträgen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- Erstellung und Bereitstellung von Lieferscheinen
- Kontrolle von Materialbuchungen & Warenbewegungen
- Nachverfolgung von Lieferterminen inkl. Eskalation bei Abweichungen
- Prüfung von Mehrungen, Änderungen und Aufmaßen
- Kommunikation & Koordination (B2B/B2C)
- Telefonische und schriftliche Projektabstimmungen
- Terminvereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und Montageteams
- Koordination technischer Rückfragen zwischen Projektleitung und Baustelle
- Erstellung und Dokumentation von Aktennotizen
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
- Dokumentation & Qualitätssicherung
- Erstellung von Dokumentationsordnern, Anlagenprüfbüchern & Systemunterlagen
- Pflege der Anlagenstammdaten
- Zusammenstellung vollständiger Dokumentensätze (audit-ready)
- Vorbereitung und Pflege projektbezogener Checklisten
- Unterstützung bei internen Prüf- und Abnahmeprozessen
- Kundenzufriedenheitsabfragen & Follow-up-Kommunikation
- Reporting & Prozessoptimierung
- Unterstützung bei KPI-Dashboards und Projektübersichten
- Pflege eines strukturierten Digitalarchivs
- Erstellung von Statusupdates und Kommunikationsvorlagen
- Mitwirkung bei Lessons-Learned-Analysen
- Aktive Mitgestaltung und Verbesserung von Projektprozessen
- Organisation & Zentrale
- Postbearbeitung
- Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Annahme eingehender Anrufe
- Empfang & Betreuung von Besuchern
- Erstellung und Versand unseres Kunden-Newsletters
Qualifikation
Was du mitbringst
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau)
- Erfahrung in Projektassistenz oder vergleichbarer Funktion
- Technische Affinität - idealerweise Erfahrung im Anlagenbau / Handwerksumfeld
- Sicher im Umgang mit MS Office & ERP-Systemen
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Persönlich
- Du behältst auch bei mehreren Projekten den Überblick
- Du arbeitest verbindlich, lösungsorientiert und eigenverantwortlich
- Du kommunizierst klar und kundenorientiert
- Du denkst mit – und bringst eigene Ideen zur Prozessverbesserung ein
- Du bleibst auch unter Belastung ruhig und organisiert
Benefits
Was dich bei uns erwartet
- Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
- Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse
- Kurze Entscheidungswege
- Direkte Zusammenarbeit mit Bereichsleitung und Geschäftsführung
- Betriebliche Altersvorsorge & Zusatzleistungen
- Jobrad
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kollegiales Umfeld mit echtem Teamgedanken
Bereit, mehr zu sein als "nur Assistenz"? Du willst nicht einfach verwalten. Du willst verstehen, mitdenken, strukturieren - und echten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Du möchtest in einem technischen Umfeld arbeiten, in dem Organisation, Präzision und Kommunikation über Erfolg entscheiden? Du liebst es, wenn viele Fäden bei dir zusammenlaufen - und am Ende alles funktioniert? Dann bist du bei uns genau richtig. Bei KOS KLIMA bekommst du keine Nebenrolle. Du wirst Teil eines wachsenden Bereichs, übernimmst Verantwortung und gestaltest Prozesse aktiv mit. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Projekte reibungslos laufen, Teams effizient arbeiten und Kunden begeistert sind. Wenn du Lust hast, in einem innovativen, familiengeführten Unternehmen mitzuwachsen, Verantwortung zu übernehmen und dich weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Bewirb dich jetzt und werde Teil eines Teams, das Zukunft baut.
Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) Arbeitgeber: KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH
Kontaktperson:
KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Projekte des Unternehmens und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten in die spezifischen Anforderungen der Stelle einbringen kannst. Zeige, dass du nicht nur die Aufgaben verstehst, sondern auch, wie du zur Lösung von Herausforderungen beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Besuche Branchenveranstaltungen oder Webinare, um dich mit anderen Fachleuten auszutauschen und vielleicht sogar Insider-Infos über offene Stellen zu bekommen.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Begeisterung! Während des gesamten Bewerbungsprozesses solltest du deine Leidenschaft für die Branche und das Unternehmen deutlich machen. Lass sie wissen, dass du nicht nur einen Job suchst, sondern wirklich Teil ihres Teams werden möchtest. Das kann den entscheidenden Unterschied machen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Position interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Struktur ist alles: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf so, dass wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns, dass du auch in der Projektorganisation den Überblick behältst!
Technische Affinität zeigen: Wenn du Erfahrung im Anlagenbau oder mit ERP-Systemen hast, dann lass es uns wissen! Zeige in deiner Bewerbung, wie deine technischen Fähigkeiten und Erfahrungen dir helfen können, in der Rolle als Assistenz Engineering & Projects erfolgreich zu sein.
Bewirb dich über unsere Website: Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell bei uns ankommt und wir sie direkt bearbeiten können. Wir sind gespannt auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenswerte
Mach dich mit den Werten und der Kultur von KOS KLIMA vertraut. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft verstehst und wie du diese Werte in deiner Rolle als Assistenz Engineering & Projects umsetzen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Projekte organisiert oder koordiniert hast. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um deine Fähigkeiten in der Projektassistenz und deine technische Affinität zu demonstrieren.
✨Stelle kluge Fragen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die zeigen, dass du dich mit der Position und dem Unternehmen auseinandergesetzt hast. Frage nach den aktuellen Projekten, Herausforderungen im Anlagenbau oder wie das Team zusammenarbeitet, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei darauf vorbereitet, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und zeige, dass du in der Lage bist, sowohl schriftlich als auch mündlich effektiv zu kommunizieren, um technische Rückfragen zu klären.