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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere spannende Projekte im Anlagenbau.
- Arbeitgeber: Familiengeführtes Unternehmen mit innovativer Kultur und Teamgeist.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, moderne Arbeitsmittel und betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und gestalte aktiv den Projekterfolg mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und technische Affinität.
- Andere Informationen: Wachsendes Team mit echten Entwicklungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Über uns
Wir wachsen – und verstärken unser Team. Seit über 45 Jahren steht KOS KLIMA für Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft im Bereich Klima- und Raumlufttechnik. Als familiengeführtes Unternehmen verbinden wir traditionelles Handwerk mit modernem Projektmanagement. Um unser wachsendes Projektvolumen im Anlagenbau professionell zu steuern, erweitern wir unser Team. Dafür suchen wir eine strukturierte, mitdenkende und technisch affine Persönlichkeit als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d).
Du hältst unserem Projekt- und Montageteam organisatorisch den Rücken frei - und sorgst dafür, dass aus Planung reibungslose Umsetzung wird.
Deine Mission
Du bist die organisatorische Schaltzentrale im Anlagenbau. Du koordinierst, strukturierst, dokumentierst - und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Kurz gesagt: Du machst aus Komplexität Klarheit.
Aufgaben
- Projektorganisation & Steuerung
- Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
- Erstellung von Arbeitsaufträgen und Abgleich mit Angeboten
- Vorbereitung von Projektmappen inkl. Massenlisten & Systembeschreibungen
- Teilnahme an KickOff-Meetings & Projektsitzungen
- Termin- und Meilensteinplanung in Abstimmung mit Projektleitung
- Unterstützung bei Budget-, Termin- und Ressourcenübersichten
- Vorbereitung von Projektauswertungen und Statusreports
- Auftrags-, Material- & Lieferantenmanagement
- Erstellung von Aufträgen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- Erstellung und Bereitstellung von Lieferscheinen
- Kontrolle von Materialbuchungen & Warenbewegungen
- Nachverfolgung von Lieferterminen inkl. Eskalation bei Abweichungen
- Prüfung von Mehrungen, Änderungen und Aufmaßen
- Kommunikation & Koordination (B2B/B2C)
- Telefonische und schriftliche Projektabstimmungen
- Terminvereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und Montageteams
- Koordination technischer Rückfragen zwischen Projektleitung und Baustelle
- Erstellung und Dokumentation von Aktennotizen
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
- Dokumentation & Qualitätssicherung
- Erstellung von Dokumentationsordnern, Anlagenprüfbüchern & Systemunterlagen
- Pflege der Anlagenstammdaten
- Zusammenstellung vollständiger Dokumentensätze (audit-ready)
- Vorbereitung und Pflege projektbezogener Checklisten
- Unterstützung bei internen Prüf- und Abnahmeprozessen
- Kundenzufriedenheitsabfragen & Follow-up-Kommunikation
- Reporting & Prozessoptimierung
- Unterstützung bei KPI-Dashboards und Projektübersichten
- Pflege eines strukturierten Digitalarchivs
- Erstellung von Statusupdates und Kommunikationsvorlagen
- Mitwirkung bei Lessons-Learned-Analysen
- Aktive Mitgestaltung und Verbesserung von Projektprozessen
- Organisation & Zentrale
- Postbearbeitung
- Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Annahme eingehender Anrufe
- Empfang & Betreuung von Besuchern
- Erstellung und Versand unseres Kunden-Newsletters
Qualifikation
Was du mitbringst
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau)
- Erfahrung in Projektassistenz oder vergleichbarer Funktion
- Technische Affinität - idealerweise Erfahrung im Anlagenbau / Handwerksumfeld
- Sicher im Umgang mit MS Office & ERP-Systemen
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Persönlich
- Du behältst auch bei mehreren Projekten den Überblick
- Du arbeitest verbindlich, lösungsorientiert und eigenverantwortlich
- Du kommunizierst klar und kundenorientiert
- Du denkst mit – und bringst eigene Ideen zur Prozessverbesserung ein
- Du bleibst auch unter Belastung ruhig und organisiert
Benefits
Was dich bei uns erwartet
Innovation. Pragmatismus. Persönlichkeit.
Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse
Kurze Entscheidungswege
Direkte Zusammenarbeit mit Bereichsleitung und Geschäftsführung
Betriebliche Altersvorsorge & Zusatzleistungen
Jobrad
Betriebliches Gesundheitsmanagement
Kollegiales Umfeld mit echtem Teamgedanken
Bereit, mehr zu sein als "nur Assistenz"?
Du willst nicht einfach verwalten. Du willst verstehen, mitdenken, strukturieren - und echten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Du möchtest in einem technischen Umfeld arbeiten, in dem Organisation, Präzision und Kommunikation über Erfolg entscheiden? Du liebst es, wenn viele Fäden bei dir zusammenlaufen - und am Ende alles funktioniert? Dann bist du bei uns genau richtig.
Bei KOS KLIMA bekommst du keine Nebenrolle. Du wirst Teil eines wachsenden Bereichs, übernimmst Verantwortung und gestaltest Prozesse aktiv mit. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Projekte reibungslos laufen, Teams effizient arbeiten und Kunden begeistert sind. Wenn du Lust hast, in einem innovativen, familiengeführten Unternehmen mitzuwachsen, Verantwortung zu übernehmen und dich weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Bewirb dich jetzt als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) und werde Teil eines Teams, das Zukunft baut.
Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) Arbeitgeber: KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH
Kontaktperson:
KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten aus der Branche oder ehemaligen Mitarbeitern von KOS KLIMA. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Projekte von KOS KLIMA und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Unterstützung für das Team bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für die Branche zu zeigen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau zu KOS KLIMA passt. Wir lieben es, wenn Bewerbungen authentisch sind.
Struktur ist alles!: Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf so, dass wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Denk daran: Du bist die organisatorische Schaltzentrale!
Technische Affinität zeigen!: Wenn du Erfahrung im Anlagenbau oder mit ERP-Systemen hast, dann lass es uns wissen! Zeige uns, wie deine technischen Fähigkeiten zur Stelle passen und wie du Prozesse optimieren kannst.
Bewirb dich über unsere Website!: Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So hast du die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell bei uns landet und wir dich bald kennenlernen können!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenswerte
Mach dich mit den Werten und der Kultur von KOS KLIMA vertraut. Überlege dir, wie du diese Werte in deiner bisherigen Arbeit umgesetzt hast und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Da die Position eine technische Affinität erfordert, solltest du dich auf mögliche technische Fragen vorbereiten. Informiere dich über aktuelle Trends im Anlagenbau und über spezifische Technologien, die das Unternehmen verwendet.
✨Strukturiere deine Antworten
Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten klar und strukturiert zu gestalten. So kannst du deine Erfahrungen und Erfolge präzise präsentieren und zeigst gleichzeitig deine organisatorischen Fähigkeiten.
✨Fragen stellen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen, die das Team aktuell bewältigen muss oder nach den nächsten Projekten.