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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere spannende Projekte im Anlagenbau.
- Arbeitgeber: Familiengeführtes Unternehmen mit über 45 Jahren Erfahrung in Klima- und Raumlufttechnik.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, moderne Arbeitsmittel und betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Übernimm Verantwortung und gestalte aktiv den Projekterfolg mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und technische Affinität.
- Andere Informationen: Wachsendes Team mit echten Entwicklungsmöglichkeiten und kollegialem Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Über uns
Wir wachsen – und verstärken unser Team. Seit über 45 Jahren steht KOS KLIMA für Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft im Bereich Klima- und Raumlufttechnik. Als familiengeführtes Unternehmen verbinden wir traditionelles Handwerk mit modernem Projektmanagement. Um unser wachsendes Projektvolumen im Anlagenbau professionell zu steuern, erweitern wir unser Team. Dafür suchen wir eine strukturierte, mitdenkende und technisch affine Persönlichkeit als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d).
Deine Mission
Du bist die organisatorische Schaltzentrale im Anlagenbau. Du koordinierst, strukturierst, dokumentierst - und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Kurz gesagt: Du machst aus Komplexität Klarheit.
Aufgaben
- Projektorganisation & Steuerung
- Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
- Erstellung von Arbeitsaufträgen und Abgleich mit Angeboten
- Vorbereitung von Projektmappen inkl. Massenlisten & Systembeschreibungen
- Teilnahme an Kick Off-Meetings & Projektsitzungen
- Termin- und Meilensteinplanung in Abstimmung mit Projektleitung
- Unterstützung bei Budget-, Termin- und Ressourcenübersichten
- Vorbereitung von Projektauswertungen und Statusreports
- Auftrags-, Material- & Lieferantenmanagement
- Erstellung von Aufträgen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- Erstellung und Bereitstellung von Lieferscheinen
- Kontrolle von Materialbuchungen & Warenbewegungen
- Nachverfolgung von Lieferterminen inkl. Eskalation bei Abweichungen
- Prüfung von Mehrungen, Änderungen und Aufmaßen
- Kommunikation & Koordination (B2B/B2C)
- Telefonische und schriftliche Projektabstimmungen
- Terminvereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und Montageteams
- Koordination technischer Rückfragen zwischen Projektleitung und Baustelle
- Erstellung und Dokumentation von Aktennotizen
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
- Dokumentation & Qualitätssicherung
- Erstellung von Dokumentationsordnern, Anlagenprüfbüchern & Systemunterlagen
- Pflege der Anlagenstammdaten
- Zusammenstellung vollständiger Dokumentensätze (audit-ready)
- Vorbereitung und Pflege projektbezogener Checklisten
- Unterstützung bei internen Prüf- und Abnahmeprozessen
- Kundenzufriedenheitsabfragen & Follow-up-Kommunikation
- Reporting & Prozessoptimierung
- Unterstützung bei KPI-Dashboards und Projektübersichten
- Pflege eines strukturierten Digitalarchivs
- Erstellung von Statusupdates und Kommunikationsvorlagen
- Mitwirkung bei Lessons-Learned-Analysen
- Aktive Mitgestaltung und Verbesserung von Projektprozessen
- Organisation & Zentrale Postbearbeitung
- Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Annahme eingehender Anrufe
- Empfang & Betreuung von Besuchern
- Erstellung und Versand unseres Kunden-Newsletters
Qualifikation
Was du mitbringst
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau)
- Erfahrung in Projektassistenz oder vergleichbarer Funktion
- Technische Affinität - idealerweise Erfahrung im Anlagenbau / Handwerksumfeld
- Sicher im Umgang mit MS Office & ERP-Systemen
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Persönlich
- Du behältst auch bei mehreren Projekten den Überblick
- Du arbeitest verbindlich, lösungsorientiert und eigenverantwortlich
- Du kommunizierst klar und kundenorientiert
- Du denkst mit – und bringst eigene Ideen zur Prozessverbesserung ein
- Du bleibst auch unter Belastung ruhig und organisiert
Benefits
Was dich bei uns erwartet
- Innovation. Pragmatismus. Persönlichkeit.
- Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
- Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse
- Kurze Entscheidungswege
- Direkte Zusammenarbeit mit Bereichsleitung und Geschäftsführung
- Betriebliche Altersvorsorge & Zusatzleistungen
- Jobrad
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kollegiales Umfeld mit echtem Teamgedanken
Bereit, mehr zu sein als "nur Assistenz"? Du willst nicht einfach verwalten. Du willst verstehen, mitdenken, strukturieren - und echten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Du möchtest in einem technischen Umfeld arbeiten, in dem Organisation, Präzision und Kommunikation über Erfolg entscheiden? Du liebst es, wenn viele Fäden bei dir zusammenlaufen - und am Ende alles funktioniert? Dann bist du bei uns genau richtig. Bei KOS KLIMA bekommst du keine Nebenrolle. Du wirst Teil eines wachsenden Bereichs, übernimmst Verantwortung und gestaltest Prozesse aktiv mit. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Projekte reibungslos laufen, Teams effizient arbeiten und Kunden begeistert sind. Wenn du Lust hast, in einem innovativen, familiengeführten Unternehmen mitzuwachsen, Verantwortung zu übernehmen und dich weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Bewirb dich jetzt als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) und werde Teil eines Teams, das Zukunft baut.
Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) Arbeitgeber: KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH
Kontaktperson:
KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten aus der Branche oder ehemaligen Mitarbeitern von KOS KLIMA. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Projekte von KOS KLIMA und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten in die Projekte einbringen kannst. Zeig, dass du die richtige Person für die Aufgabe bist!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für die Projektassistenz zu zeigen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Lass deinen Charakter in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Technische Affinität zeigen!: Wenn du Erfahrung im Anlagenbau oder mit ERP-Systemen hast, dann erwähne das unbedingt! Zeig uns, dass du die technischen Skills mitbringst, die wir suchen.
Bewerbung über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenswerte
Informiere dich über KOS KLIMA und ihre Werte. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft verstehst und wie du diese Werte in deiner Rolle als Assistenz Engineering & Projects umsetzen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Projekte organisiert oder koordiniert hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu demonstrieren und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Stelle Fragen zur Projektorganisation
Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Projektorganisation und -steuerung beziehen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, mehr über die Herausforderungen und Erwartungen in der Rolle zu erfahren.
✨Zeige deine technische Affinität
Betone deine Erfahrungen mit MS Office und ERP-Systemen sowie deine technische Affinität. Erkläre, wie du diese Tools genutzt hast, um Projekte effizient zu steuern und Informationen klar zu dokumentieren.