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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere spannende Projekte im Anlagenbau.
- Arbeitgeber: Familiengeführtes Unternehmen mit über 45 Jahren Erfahrung in der Klima- und Raumlufttechnik.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, moderne Arbeitsmittel und betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und habe echten Einfluss auf den Projekterfolg.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und technische Affinität.
- Andere Informationen: Wachsendes Team mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Über uns
Wir wachsen – und verstärken unser Team. Seit über 45 Jahren steht KOS KLIMA für Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft im Bereich Klima- und Raumlufttechnik. Als familiengeführtes Unternehmen verbinden wir traditionelles Handwerk mit modernem Projektmanagement. Um unser wachsendes Projektvolumen im Anlagenbau professionell zu steuern, erweitern wir unser Team. Dafür suchen wir eine strukturierte, mitdenkende und technisch affine Persönlichkeit als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d).
Du hältst unserem Projekt- und Montageteam organisatorisch den Rücken frei - und sorgst dafür, dass aus Planung reibungslose Umsetzung wird.
Deine Mission
Du bist die organisatorische Schaltzentrale im Anlagenbau. Du koordinierst, strukturierst, dokumentierst - und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Kurz gesagt: Du machst aus Komplexität Klarheit.
Aufgaben
- Projektorganisation & Steuerung
- Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
- Erstellung von Arbeitsaufträgen und Abgleich mit Angeboten
- Vorbereitung von Projektmappen inkl. Massenlisten & Systembeschreibungen
- Teilnahme an KickOff-Meetings & Projektsitzungen
- Termin- und Meilensteinplanung in Abstimmung mit Projektleitung
- Unterstützung bei Budget-, Termin- und Ressourcenübersichten
- Vorbereitung von Projektauswertungen und Statusreports
- Auftrags-, Material- & Lieferantenmanagement
- Erstellung von Aufträgen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- Erstellung und Bereitstellung von Lieferscheinen
- Kontrolle von Materialbuchungen & Warenbewegungen
- Nachverfolgung von Lieferterminen inkl. Eskalation bei Abweichungen
- Prüfung von Mehrungen, Änderungen und Aufmaßen
- Kommunikation & Koordination (B2B/B2C)
- Telefonische und schriftliche Projektabstimmungen
- Terminvereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und Montageteams
- Koordination technischer Rückfragen zwischen Projektleitung und Baustelle
- Erstellung und Dokumentation von Aktennotizen
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
- Dokumentation & Qualitätssicherung
- Erstellung von Dokumentationsordnern, Anlagenprüfbüchern & Systemunterlagen
- Pflege der Anlagenstammdaten
- Zusammenstellung vollständiger Dokumentensätze (audit-ready)
- Vorbereitung und Pflege projektbezogener Checklisten
- Unterstützung bei internen Prüf- und Abnahmeprozessen
- Kundenzufriedenheitsabfragen & Follow-up-Kommunikation
- Reporting & Prozessoptimierung
- Unterstützung bei KPI-Dashboards und Projektübersichten
- Pflege eines strukturierten Digitalarchivs
- Erstellung von Statusupdates und Kommunikationsvorlagen
- Mitwirkung bei Lessons-Learned-Analysen
- Aktive Mitgestaltung und Verbesserung von Projektprozessen
- Organisation & Zentrale
- Postbearbeitung
- Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Annahme eingehender Anrufe
- Empfang & Betreuung von Besuchern
- Erstellung und Versand unseres Kunden-Newsletters
Qualifikation
Was du mitbringst
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau)
- Erfahrung in Projektassistenz oder vergleichbarer Funktion
- Technische Affinität - idealerweise Erfahrung im Anlagenbau / Handwerksumfeld
- Sicher im Umgang mit MS Office & ERP-Systemen
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Persönlich
- Du behältst auch bei mehreren Projekten den Überblick
- Du arbeitest verbindlich, lösungsorientiert und eigenverantwortlich
- Du kommunizierst klar und kundenorientiert
- Du denkst mit – und bringst eigene Ideen zur Prozessverbesserung ein
- Du bleibst auch unter Belastung ruhig und organisiert
Benefits
Was dich bei uns erwartet
Innovation. Pragmatismus. Persönlichkeit. Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen. Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse. Kurze Entscheidungswege. Direkte Zusammenarbeit mit Bereichsleitung und Geschäftsführung. Betriebliche Altersvorsorge & Zusatzleistungen. Jobrad. Betriebliches Gesundheitsmanagement. Kollegiales Umfeld mit echtem Teamgedanken.
Bereit, mehr zu sein als "nur Assistenz"? Du willst nicht einfach verwalten. Du willst verstehen, mitdenken, strukturieren - und echten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Du möchtest in einem technischen Umfeld arbeiten, in dem Organisation, Präzision und Kommunikation über Erfolg entscheiden? Du liebst es, wenn viele Fäden bei dir zusammenlaufen - und am Ende alles funktioniert? Dann bist du bei uns genau richtig. Bei KOS KLIMA bekommst du keine Nebenrolle. Du wirst Teil eines wachsenden Bereichs, übernimmst Verantwortung und gestaltest Prozesse aktiv mit. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Projekte reibungslos laufen, Teams effizient arbeiten und Kunden begeistert sind. Wenn du Lust hast, in einem innovativen, familiengeführten Unternehmen mitzuwachsen, Verantwortung zu übernehmen und dich weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Bewirb dich jetzt als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) und werde Teil eines Teams, das Zukunft baut.
Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) - KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH Arbeitgeber: KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH
Kontaktperson:
KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) - KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten aus der Branche oder ehemaligen Mitarbeitern von KOS KLIMA. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Projekte von KOS KLIMA und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten am besten präsentieren kannst. Zeig, dass du die richtige Person für die Assistenz im Engineering & Projects bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Außerdem hast du so die Chance, dich von anderen Bewerbungen abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) - KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. So wird es uns leichter fallen, deine Qualifikationen zu erkennen!
Technische Affinität zeigen!: Da wir im Bereich Anlagenbau tätig sind, ist es wichtig, dass du deine technische Affinität unter Beweis stellst. Erwähne relevante Erfahrungen oder Projekte, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich verdeutlichen.
Bewerbung über unsere Website!: Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass du die richtige Aufmerksamkeit bekommst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenswerte
Informiere dich über die Werte und die Kultur von KOS KLIMA. Zeige im Interview, dass du diese Werte teilst und wie du sie in deiner bisherigen Arbeit umgesetzt hast. Das zeigt, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch gut ins Team passt.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder technische Affinität unter Beweis gestellt hast. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele klar und strukturiert zu präsentieren, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Frage zum Beispiel nach den aktuellen Projekten oder Herausforderungen, mit denen das Team konfrontiert ist. So kannst du auch zeigen, dass du mitdenken und Lösungen anbieten möchtest.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, achte darauf, während des Interviews klar und präzise zu sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu formulieren, damit du zeigst, dass du auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren kannst.