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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere spannende Projekte im Anlagenbau.
- Arbeitgeber: Familiengeführtes Unternehmen mit über 45 Jahren Erfahrung in der Klima- und Raumlufttechnik.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, moderne Arbeitsmittel und betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Übernimm Verantwortung und gestalte aktiv den Projekterfolg mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und technische Affinität.
- Andere Informationen: Wachsendes Team mit direkter Zusammenarbeit und kurzen Entscheidungswegen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Über uns
Wir wachsen – und verstärken unser Team. Seit über 45 Jahren steht KOS KLIMA für Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft im Bereich Klima- und Raumlufttechnik. Als familiengeführtes Unternehmen verbinden wir traditionelles Handwerk mit modernem Projektmanagement. Um unser wachsendes Projektvolumen im Anlagenbau professionell zu steuern, erweitern wir unser Team. Dafür suchen wir eine strukturierte, mitdenkende und technisch affine Persönlichkeit als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d).
Du hältst unserem Projekt- und Montageteam organisatorisch den Rücken frei - und sorgst dafür, dass aus Planung reibungslose Umsetzung wird.
Deine Mission
Du bist die organisatorische Schaltzentrale im Anlagenbau. Du koordinierst, strukturierst, dokumentierst - und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Kurz gesagt: Du machst aus Komplexität Klarheit.
Aufgaben
Deine Aufgaben:
- Projektorganisation & Steuerung
- Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
- Erstellung von Arbeitsaufträgen und Abgleich mit Angeboten
- Vorbereitung von Projektmappen inkl. Massenlisten & Systembeschreibungen
- Teilnahme an KickOff-Meetings & Projektsitzungen
- Termin- und Meilensteinplanung in Abstimmung mit Projektleitung
- Unterstützung bei Budget-, Termin- und Ressourcenübersichten
- Vorbereitung von Projektauswertungen und Statusreports
- Auftrags-, Material- & Lieferantenmanagement
- Erstellung von Aufträgen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- Erstellung und Bereitstellung von Lieferscheinen
- Kontrolle von Materialbuchungen & Warenbewegungen
- Nachverfolgung von Lieferterminen inkl. Eskalation bei Abweichungen
- Prüfung von Mehrungen, Änderungen und Aufmaßen
- Kommunikation & Koordination (B2B/B2C)
- Telefonische und schriftliche Projektabstimmungen
- Terminvereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und Montageteams
- Koordination technischer Rückfragen zwischen Projektleitung und Baustelle
- Erstellung und Dokumentation von Aktennotizen
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
- Dokumentation & Qualitätssicherung
- Erstellung von Dokumentationsordnern, Anlagenprüfbüchern & Systemunterlagen
- Pflege der Anlagenstammdaten
- Zusammenstellung vollständiger Dokumentensätze (audit-ready)
- Vorbereitung und Pflege projektbezogener Checklisten
- Unterstützung bei internen Prüf- und Abnahmeprozessen
- Kundenzufriedenheitsabfragen & Follow-up-Kommunikation
- Reporting & Prozessoptimierung
- Unterstützung bei KPI-Dashboards und Projektübersichten
- Pflege eines strukturierten Digitalarchivs
- Erstellung von Statusupdates und Kommunikationsvorlagen
- Mitwirkung bei Lessons-Learned-Analysen
- Aktive Mitgestaltung und Verbesserung von Projektprozessen
- Organisation & Zentrale
- Postbearbeitung
- Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Annahme eingehender Anrufe
- Empfang & Betreuung von Besuchern
- Erstellung und Versand unseres Kunden-Newsletters
Qualifikation
Was du mitbringst:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau)
- Erfahrung in Projektassistenz oder vergleichbarer Funktion
- Technische Affinität - idealerweise Erfahrung im Anlagenbau / Handwerksumfeld
- Sicher im Umgang mit MS Office & ERP-Systemen
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Persönlich
Du behältst auch bei mehreren Projekten den Überblick. Du arbeitest verbindlich, lösungsorientiert und eigenverantwortlich. Du kommunizierst klar und kundenorientiert. Du denkst mit – und bringst eigene Ideen zur Prozessverbesserung ein. Du bleibst auch unter Belastung ruhig und organisiert.
Benefits
Was dich bei uns erwartet:
- Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
- Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse
- Kurze Entscheidungswege
- Direkte Zusammenarbeit mit Bereichsleitung und Geschäftsführung
- Betriebliche Altersvorsorge & Zusatzleistungen
- Jobrad
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kollegiales Umfeld mit echtem Teamgedanken
Bereit, mehr zu sein als "nur Assistenz"?
Du willst nicht einfach verwalten. Du willst verstehen, mitdenken, strukturieren - und echten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Du möchtest in einem technischen Umfeld arbeiten, in dem Organisation, Präzision und Kommunikation über Erfolg entscheiden? Du liebst es, wenn viele Fäden bei dir zusammenlaufen - und am Ende alles funktioniert? Dann bist du bei uns genau richtig. Bei KOS KLIMA bekommst du keine Nebenrolle. Du wirst Teil eines wachsenden Bereichs, übernimmst Verantwortung und gestaltest Prozesse aktiv mit. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Projekte reibungslos laufen, Teams effizient arbeiten und Kunden begeistert sind. Wenn du Lust hast, in einem innovativen, familiengeführten Unternehmen mitzuwachsen, Verantwortung zu übernehmen und dich weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Bewirb dich jetzt als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) und werde Teil eines Teams, das Zukunft baut.
Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) - KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH Arbeitgeber: KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH
Kontaktperson:
KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) - KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Projekte des Unternehmens und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten in die spezifischen Anforderungen der Stelle einbringen kannst. Zeige, dass du nicht nur die Aufgaben verstehst, sondern auch, wie du zum Erfolg des Teams beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Besuche Branchenveranstaltungen oder Webinare, um dich mit anderen Fachleuten auszutauschen und vielleicht sogar Insider-Informationen über offene Stellen zu erhalten.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein echtes Interesse an der Position und gibt uns die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Vergiss nicht, deine Bewerbung individuell anzupassen und deine Motivation klar zu kommunizieren!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Engineering & Projects (m/w/d) - KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Persönlichkeiten, die mitdenken und eigene Ideen einbringen. Lass deine Leidenschaft für Technik und Organisation durchscheinen!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. So behältst du den Überblick – genau wie wir es im Projektmanagement tun!
Mach es persönlich!: Sprich uns direkt an und zeige, dass du dich mit KOS KLIMA identifizierst. Erkläre, warum du Teil unseres Teams werden möchtest und was du zu unserem Erfolg beitragen kannst. Das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. Dort findest du alle Informationen und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet. Wir freuen uns auf dich!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenswerte
Informiere dich über die Werte und die Kultur von KOS KLIMA. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft verstehst und wie du diese Werte in deiner Rolle als Assistenz Engineering & Projects umsetzen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Projekte organisiert oder koordiniert hast. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele zu teilen, um deine Fähigkeiten in der Projektassistenz zu demonstrieren.
✨Technische Affinität zeigen
Da technische Affinität für die Position wichtig ist, solltest du dich mit den Grundlagen des Anlagenbaus vertraut machen. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die dein technisches Verständnis und deine Fähigkeit zur Problemlösung betreffen.
✨Fragen zur Prozessoptimierung stellen
Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Optimierung von Projektprozessen beziehen. Dies zeigt dein Interesse an kontinuierlicher Verbesserung und dass du aktiv zur Effizienzsteigerung im Unternehmen beitragen möchtest.