Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung

Wer sind wir? Der Kreis MettmannWir sind eine Kommunalverwaltung mit rund 1.700 Mitarbeitenden und verstehen uns als modernes Dienstleistungsunternehmen. Mit rund 485.000 Einwohner_innen und einer Fläche von 407 Quadratkilometern ist der Kreis Mettmann der Landkreis mit der höchsten Bevölkerungsdichte in Deutschland. Vielfältige Arbeitsplätze, Wohnen in einer guten Infrastruktur und ein ebenso umfang- wie abwechslungsreiches Freizeitangebot machen das Leben hier attraktiv. Wir suchen für das Amt für technischen Umweltschutz zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle mit dem Stellenwert EG 6 TVöD bzw. A 7 LBesO NRW.Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 22,23 Stunden.

Die Aufgabenbreite im Amt für technischen Umweltschutz ist vielfältig. Das Amt, mit 51 Mitarbeitenden, gliedert sich in 4 Fachabteilungen „Grundsatzangelegenheiten und Untere Abfallwirtschaftsbehörde“ „Untere Bodenschutzbehörde“, „Untere Wasserbehörde“ und „Untere Immissionsschutzbehörde“.

Als Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung sind Sie die vertrauensvolle und kompetente Schnittstelle der Amtsleitung zu internen und externen Ansprechpartner_innen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Erledigung von allgemeiner Korrespondenz für die Amtsleitung,
• Abwicklung von Telefonaten und Umgang mit Besuch (zentrale Ansprechperson des Amtes sowohl nach innen als auch nach außen: Vermittlung zu Ansprechpartner_innenn, Verfassen von Gesprächsnotizen, amtsinterne Auskunftserteilung u.a. zu innerdienstlichen Regelungen)
• Organisation und Koordination von Terminen der Amtsleitung (Führen des Outlook-Kalenders, Überwachen von Fristen und Terminen, Zusammenstellung von Informationen und Unterlagen, ggf. deren Weiterleitung, Organisation von Videokonferenzen, Ausstatten von Besprechungsräumen für Besprechungen)
• Sichtung, Ordnung, Verteilung der Eingangspost des Amtes; Klärung im Falle nicht zuzuordnender Post,
• Pflege von Adress- und Verteilerlisten,
• Führen der Wiedervorlage der Amtsleitung und Erledigung der Ablage,
• Erfassen und Bearbeiten organisatorischer und allgemeiner Aufgabenstellungen (hausinterne Meldungen, Führen von Listen, Management verwaltungsinterner Regelungen für das Amt),
• Zeiterfassungsbeauftrage_r des Amtes
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und Arbeitskleidung für das Amt
• Unterstützung und Vertretung der Inventurbeauftragten

Anforderungen (diese Voraussetzungen müssen Sie zwingend mitbringen):

• Befähigung für die Ämtergruppe des zweiten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 1 allgemeine Verwaltung (ehemaliger mittlerer, nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder Abschluss des ersten Angestelltenlehrgangs,
• erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung oder
• erfolgreicher Abschluss zur/zum Rechtsanwalts-, Notar-, Justizfachangestellten.

Wir erwarten zudem:

eine fachliche Kompetenz, insbesondere

• gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen,
• gute Kenntnisse der und sicherer Umgang mit Office-Anwendungen,
• Bereitschaft, sich in weitere Fachanwendungen einzuarbeiten.

eine methodische Kompetenz, insbesondere

• Organisationsfähigkeit,
• strukturiertes, ziel- und ergebnisorientiertes Arbeiten.
• eine adäquate soziale Kompetenz, insbesondere
• freundliches und kompetentes Auftreten,
• Bereitschaft und Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit,
• Empathie und Geduld.

eine gutepersönliche Kompetenz, insbesondere

• Verschwiegenheit und Loyalität,
• Verantwortungsbewusstsein,
• Einsatzbereitschaft,
• Kunden- und Serviceorientierung,
• Zuverlässigkeit.

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und krisensichere Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten in einem motivierten Team mit gutem Betriebsklima
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD-VKA, 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• eine betriebliche Altersvorsorge
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten für eine ideale Work-Life-Balance mit lebensphasenorientierten Arbeitszeitmodellen
• ein Vorbelegungsrecht im ortsnahen Kindergarten (am Standort Mettmann)
• ein umfassendes betriebliches Gesundheitsmanagement
• ein freundliches und familiäres Arbeitsumfeld mit Angeboten des Personalrates wie der Gemeinschaftskasse, einem jährlichen Betriebsausflug sowie diversen Betriebssportgruppen
• ein Fahrradleasingangebot, z. T. überdachte Stellplätze für Ihr Fahrrad sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten
• corporate benefits – Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken

Weitere Informationen zur Kreisverwaltung Mettmann als Arbeitgeber finden Sie hier.

Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne!Ansprechpartner aus dem Fachbereich (Informationen zur Stelle):
Herr Stefan Senftleben
Tel. 02104 99-2856
E-Mail: stefan.senftleben@kreis-mettmann.de
Ansprechpartnerin aus dem Personalamt (Rückfragen zur Online-Bewerbung bzw. Fragen zum Ausschreibungsverfahren (insbesondere zu den Anforderungen):
Frau Victoria Fränz
Tel. 02104 99-1207
E-Mail: bewerbungen@kreis-mettmann.deAllgemeine Hinweise:
In Bezug auf die Stellenausschreibungen gilt, dass der Gleichstellungsplan der Kreisverwaltung Mettmann für die Stellenbesetzungen Anwendung findet. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht.

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