Mitarbeiter*in Digitale Poststelle / Dienstleistungssteuerung

Willkommen im einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.400 Beschäftigten engagieren wir uns in unterschiedlichen Fachgebieten für das Wohl von ca. 325.000 Menschen - individuell, freundlich und verbindlich.

Das Team Innerer Service ist ein leistungsstarkes Team des Fachdienstes Service, das mit seinen Dienstleistungen und Beschaffungen entscheidend zur Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter*innen der Kreisverwaltung beiträgt.

Darauf können Sie sich freuen:

• Ein Einstieg mit Perspektive: Sie starten bei uns unbefristet und entscheiden, ob Sie in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten möchten. Ihre Aufgaben sind abwechslungsreich und lassen sich nach einer fundierten Einarbeitung eigenverantwortlich gestalten.
• Rahmenbedingungen, die sich für Sie lohnen: Bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen bieten wir eine Vergütung bis EG 9c TVöD inklusive Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und betrieblicher Altersvorsorge. Bei Erfüllung der beamtenrechtlichen Voraussetzungen erhalten Sie eine Besoldung bis A 10 SHBesG.
• Ein Team, das sich auf Sie freut: Sie arbeiten in einem motivierten und offenen Team und treffen auf engagierte Kolleg*innen in der gesamten Facheinheit. Es erwartet Sie eine offene und kollegiale Zusammenarbeit.
• Balance im Alltag: Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche unterstützen Sie dabei, Beruf und Privatleben entspannt zu verbinden.
• Entwicklung, die Sie weiterbringt: Ob interne Schulungen oder externe Fortbildungen: Wir fördern Ihr Wissen in verschiedenen fachlichen Bereichen und begleiten Sie auf Ihrem beruflichen Weg. Unsere Gesundheitsangebote unterstützen zusätzlich Ihr Wohlbefinden.
• Bewegung und Mobilität leicht gemacht: Von Betriebssport bis EGYM Wellpass, von Jobticket bis Fahrradleasing – wir bieten Ihnen attraktive Möglichkeiten, aktiv zu bleiben und mobil unterwegs zu sein.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Dienstleistermanagement: Sie steuern unsere externen Partner*innen operativ wie strategisch in den Bereichen Posteingangs- und Bestandsaktendigitalisierung sowie beim Postausgang (Fulfillment). Dabei überwachen Sie konsequent die Einhaltung von SLAs und KPIs.
• Qualitätssicherung: Sie stellen die hohe Qualität unserer digitalen Postprozesse sicher, identifizieren Optimierungspotenziale und führen ein aktives Qualitäts- und Eskalationsmanagement bei Abweichungen.
• Compliance & Risikomanagement: Sie gewährleisten die Einhaltung regulatorischer Standards (z. B. TR-RESISCAN, BehAktÜbV, ERVV) und verantworten die revisionssichere Gestaltung der Dokumentenflüsse sowie die Entwicklung von Notfallkonzepten.
• Systemverantwortung: Sie betreuen fachlich die eingesetzten Systeme (u. a. enaio PostTool, beBPo), koordinieren Systemanpassungen und stellen einen stabilen Regelbetrieb sicher.
• Anwendungssupport: Sie begleiten unsere Fachbereiche bei der Systemnutzung, bereiten Schulungsunterlagen auf und befähigen die Mitarbeitenden, unsere digitalen Werkzeuge effizient einzusetzen.
• Projektbegleitung: Sie vertreten die Fachseite in Projekten, validieren Lösungen auf ihre Praxistauglichkeit, führen Abnahmetests durch und begleiten die Einführung neuer Prozesse aktiv.

Das bringen Sie mit:

• Die Befähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 "Allgemeine Dienste" oder eine Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten mit Angestelltenlehrgang 2. Alternativ ein Studium (z. B. BWL, Wirtschaftsinformatik, Verwaltungswissenschaften).
• Mehrere Jahre Berufserfahrung – idealerweise in der Dienstleistersteuerung, Fachanwendungsbetreuung oder bei der fachlichen Begleitung von Digitalisierungs- und Outsourcing-Projekten.
• Ein Grundverständnis für Dokumentenmanagementsysteme (idealerweise enaio, beBPo) sowie Datenflüsse, IT-Schnittstellen (z. B. OCR, Klassifikation) und Systemintegration.
• Kenntnisse im IT-Service-Management (Incident-, Change- und Release-Management) sind ein wertvolles Plus.
• Vertraut mit regulatorischen Anforderungen (Datenschutz, Compliance).
• Sicher in der Begleitung von Veränderungsprozessen und der Mitarbeit in Projekten.
• Analytisches Denkvermögen, Verhandlungsgeschick und ein hohes Maß an Durchsetzungsvermögen.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt.

Ihr Ansprechpartner zum laufenden Auswahlverfahren ist Herr Dominique Abratis, Telefon 04121 4502-1145. Für Rückfragen zum Aufgabengebiet und zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes steht Ihnen gern Herr Stephan Schlüter, unter Telefon 04121 4502-1163 zur Verfügung.