Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern.
- Unternehmen: Erfolgreiches E-Commerce-Unternehmen mit modernem Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, 30 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten und individuelle Weiterbildung.
- Weitere Informationen: Regelmäßige Team-Events und top ausgestattete Arbeitsplätze.
- Warum dieser Job: Übernehme eine verantwortungsvolle Rolle und bringe Ordnung in komplexe Abläufe.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und sehr gute Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 50000 € pro Jahr.
Sei die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern! Kugellager-Express ist ein erfolgreiches E-Commerce-Unternehmen mit Sitz im ostwestfälischen Schloß Holte-Stukenbrock. Über unsere Online-Plattform bieten wir Kunden weltweit ein umfangreiches Sortiment an Wälzlagern und passendem Zubehör – schnell, zuverlässig und mit hohem Qualitätsanspruch. An unserem Standort vereinen wir zentrale Unternehmensbereiche wie Administration, Lager und Logistik sowie Qualitätssicherung. Kurze Entscheidungswege, moderne Prozesse und ein engagiertes Team bilden die Grundlage unseres täglichen Erfolgs.
Wenn du gerne koordinierst, den Überblick behältst und mit einer strukturierten Arbeitsweise dafür sorgst, dass Prozesse reibungslos laufen, erwartet dich ein vielseitiges Aufgabengebiet mit großem Gestaltungsspielraum.
Das ist deine Rolle bei uns:
- Organisation, Zeit- und Dokumentenmanagement: Eigenständige Organisation und Steuerung des Kalenders der Geschäftsführung inklusive Terminplanung, Priorisierung und Koordination von Fokuszeiten; digitales Management der Eingangspost: Sichtung, Digitalisierung, strukturierte Ablage und Weiterleitung über das Dokumentenmanagement-System (DMS); Pflege und Optimierung der digitalen Dokumentenablage inklusive Verschlagwortung und Workflow-Zuweisungen; Vorfilterung, Priorisierung und teilweise eigenständige Bearbeitung geschäftlicher Korrespondenz; Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen inklusive Erstellung von Reiseplänen.
- Unterstützung im Personalbereich: Begleitung von Recruiting-Prozessen: Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Bewerbermanagement und Koordination von Vorstellungsgesprächen; Koordination von Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeitende; Pflegen der digitalen Personalakte sowie der Urlaubs- und Krankheitsdaten in unserem Zeiterfassungstool; Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Informationen für die externe Lohnbuchhaltung.
- Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern; Wahrnehmung einer zentralen Gatekeeper-Funktion für die Geschäftsführung; professionelle Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Dienstleistern und Geschäftspartnern; Koordination und Weitergabe von Informationen aus der Geschäftsführung an relevante Ansprechpartner.
- Inhaltliche Unterstützung der Geschäftsführung: Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings inklusive Agenda-Erstellung, Protokollführung und Aufgabenverfolgung; Erstellung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und weiteren Managementunterlagen; Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen als Entscheidungsgrundlage; Unterstützung bei der Vorbereitung geschäftlicher Themen und Projekte.
- Projekte und Sonderaufgaben: Organisations- und Digitalisierungsprojekte (Einführung eines DMS-Systems); eigenständige Koordination und Umsetzung kleinerer interner Projekte, beispielsweise: Firmenevents, Organisations- und Digitalisierungsprojekte, Standort- oder Büroumzüge; Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen: Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen, Überwachung von Freigabeprozessen im DMS, Schnittstelle zur Buchhaltung und externen Steuerberatung.
Das bringst du mit, um deine neue Rolle auszufüllen:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren Funktion.
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
- Ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles Auftreten.
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools, MS Office und idealerweise Dokumentenmanagement-Systemen.
- Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen gleichzeitig zuverlässig zu koordinieren.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
Das erwartet dich noch:
- Ein sicherer Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive und unbefristetem Arbeitsvertrag.
- Eine Vergütung im Rahmen von 45.000 – 50.000€ brutto p.a. bei 40 Stunden / Woche je nach Qualifikation und Berufserfahrung.
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
- 30 Urlaubstage, dazu jeweils ein halber Urlaubstag an Heiligabend und Silvester.
- Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell mit Kernarbeitszeit.
- Regelmäßige Team-Events.
- Arbeitgeberzuschuss zu den vermögenswirksamen Leistungen.
- Top ausgestattete, ergonomische Arbeitsplätze, kostenlose Kaffee-, Obst- und Getränkeversorgung sowie Parkplätze mit kostenloser E-Lademöglichkeit.
Du möchtest nicht nur Termine verwalten und Aufgaben koordinieren, sondern eine verantwortungsvolle Rolle als zentrale Schnittstelle übernehmen? Es motiviert dich, Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen, Prozesse weiterzuentwickeln und die Geschäftsführung sowie das Team mit deiner vorausschauenden und strukturierten Arbeitsweise wirkungsvoll zu unterstützen? Dann sende uns deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per Mail mit Angabe deines frühesten Eintrittsdatums und deiner Gehaltsvorstellung an karriere@kugellager-express.de oder lade deine Unterlagen einfach hier hoch. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Office Management & HR-Support Arbeitgeber: Kugellager-Express
Kugellager-Express ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Vertrag bietet, sondern auch individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen E-Commerce-Umfeld. Die moderne Arbeitskultur fördert Flexibilität durch Gleitzeitmodelle und regelmäßige Team-Events, während die ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplätze und die kostenlose Verpflegung das Wohlbefinden der Mitarbeitenden unterstützen. Hier hast du die Chance, eine zentrale Rolle in einem engagierten Team zu übernehmen und aktiv zur Optimierung von Prozessen beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Office Management & HR-Support erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Kugellager-Express, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Kugellager-Express im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Kugellager-Express echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Kugellager-Express zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Office Management & HR-Support mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Kugellager-Express reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kugellager-Express vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Kugellager-Express tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
