Sachbearbeitung (m/w/d) Backoffice

Personalreferentin bei Kuhn Decker GmbH & Co. KG

Ja, es gibt ihn. Den Dreh- und Angelpunkt in einem Unternehmen. Bei Kuhn Decker ist dieser Platz das Office Management. Zu dir kommt man, wenn Verträge verschickt oder Begleitschreiben erstellt werden müssen, eine kleine Rechnung geschrieben werden soll, ein Lunchtalk organisiert werden soll, wenn man neue Haftnotizen benötigt, die Kaffeebohnen oder die Milch ausgehen, Gäste erwartet werden…. Und du bleibst ganz locker und jonglierst gekonnt mit deinen vielfältigen Aufgaben. Die Position könnte auch \“gute kaufmännische Seele\“ heißen, ein bisschen förmlicher nennen wir es Sachbearbeitung (m/w/d) Backoffice.

Aufgabenbereiche

Du erledigst selbständig und zuverlässig alle organisatorischen und administrativen Aufgaben, die im Sekretariat eines Planungsbüros anfallen. Dazu zählen insbesondere die Betreuung der Telefonzentrale, die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, das Einleiten des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen, die Erstellung von Begleitschreiben und von Projektbeteiligtenlisten, die Erstellung kleinerer Rechnungen uvm. Darüber hinaus übernimmst du das administrative und kaufmännische Facility Management, den Einkauf, hältst die Teeküche in Schuss und sorgst mit deiner freundlichen und serviceorientierten Art dafür, dass sich jeder Besucher willkommen fühlt.

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du besitzt eine sehr hohe Dienstleistungsorientierung und behältst auch bei schwierigen Telefonaten die Ruhe.
• Als Allrounder bist du in der Lage, viele Dinge gleichzeitig im Blick zu haben und zu priorisieren.
• Du beherrschst die gängigen MS-Office Produkte sowie verhandlungssicher die deutsche Sprache in Wort und Schrift.
• Idealerweise bringst du Erfahrung im Bau-Umfeld mit, z.B. durch die Arbeit in einem Architekturbüro.
• Du kannst mit modernen Kommunikationsmitteln einwandfrei umgehen und nutzt zeitgemäße Arbeitshilfen.

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