Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d)

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen (TBL) sind als Anstalt öffentlichen Rechts eine eigenständige hundertprozentige Tochter der Stadt Leverkusen für den Tiefbaubereich und zum öffentlichen Dienst zugehörig.

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich mit einschlägiger Zusatzqualifikation oder erfolgreich abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium im Studiengang Public Management, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaft, Wirtschaftsrecht oder ein vergleichbarer Studiengang.

Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Stabsstellen-, Referenten-, Gremien- oder Verwaltungsfunktion. Nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert. Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten. Flexibilität, Loyalität, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Konzentrationsfähigkeit. Souveränes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Hierarchieebenen und externen Ansprechpartnern. Interesse an kommunalen, technischen und infrastrukturellen Aufgabenstellungen. Kenntnisse im Aufgabengebiet der Reisekosten und des Datenschutzes inkl. gesetzl. Grundlagen. Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung/Grammatik, Kenntnis der DIN-Regel 5008. Gute Umgangsformen gegenüber Führungskräften, Bürgern, Mitarbeitenden. Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen außerhalb der üblichen Dienstzeiten. Kommunikations-, Konflikt- und Teamfähigkeit. Sehr gute EDV-Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint). Erfahrung mit Veränderungsprozessen wünschenswert. Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis für die Führerschein-Klasse B.

Um Ihre Qualifikation vollumfänglich bewerten zu können, benötigen wir bei ausländischen Studienabschlüssen einen Nachweis über die Gleichwertigkeit.

Ihre Aufgaben:

• In dieser zentralen Funktion unterstützen Sie den Vorstand in organisatorischen, kommunikativen und fachlich vorbereitenden Angelegenheiten.
• Sie koordinieren Termine, Gremienunterlagen, Vorstandsaufträge und bereichsübergreifende Abstimmungen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen für einen strukturierten Informationsfluss zwischen Vorstand, Abteilungen, Verwaltungsrat, Stadtverwaltung, Politik und externen Ansprechpartnern.

Organisation und Koordination des Vorstandsbereichs:

• Eigenständige Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen, Besprechungen, Dienstreisen und Abstimmungsformaten des Vorstands.
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung interner und externer Termine.
• Führung von Wiedervorlagen, Fristen- und Aufgabencontrolling.
• Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses im Vorstandsbereich.
• Vertrauliche Bearbeitung sensibler Vorgänge und Unterlagen.

Gremien- und Sitzungsmanagement:

• Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen des Verwaltungsrates und weiterer Gremien (zum Beispiel Personalrat, Gleichstellungsstelle, Schwerbehinderungsvertretung) samt Nachbearbeitung.
• Abstimmung von Tagesordnungen, Vorlagen, Anlagen und Beschlussunterlagen mit den zuständigen Organisationseinheiten.
• Überwachung von Beschlusslagen, Aufträgen und Umsetzungsständen.
• Erstellung von Protokollentwürfen, Vermerken, Sachstandsübersichten und Entscheidungsvorlagen.
• Koordination der Kommunikation mit Gremienmitgliedern, Stadtverwaltung und weiteren Stakeholdern.

Vorstandsbezogene Sachbearbeitung und Entscheidungsvorbereitung:

• Eigenständige Aufbereitung von Informationen, Sachverhalten und Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand.
• Erstellung von Präsentationen, Briefings, Stellungnahmen, Antwortentwürfen, Vermerken und Vorlagen.
• Recherche, Bewertung und Zusammenfassung verwaltungs-, organisations- und betriebsbezogener Fragestellungen.
• Mitwirkung bei strategischen und organisatorischen Sonderaufgaben des Vorstands.
• Vorbereitung von Gesprächen mit Verwaltung, Politik, Aufsichts-/Gremienvertretern, Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Institutionen.

Projekt- und Schnittstellenkoordination:

• Koordination bereichsübergreifender Vorstandsaufträge und Sonderprojekte.
• Nachhalten von Projektständen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Terminen.
• Unterstützung bei Organisationsentwicklungs-, Digitalisierungs-, Kommunikations- und Steuerungsthemen.
• Abstimmung mit Fachbereichen, Stabsstellen, Stadtverwaltung und externen Dienstleistern.
• Erstellung von Statusberichten und Managementinformationen.

Kommunikation und Korrespondenz:

• Selbstständige Entwurfsfertigung anspruchsvoller Korrespondenz für den Vorstand.
• Bearbeitung und Vorprüfung eingehender Anfragen, Beschwerden und Stellungnahmen.
• Adressatengerechte Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Presse-, Bürger- und Gremienkommunikation.
• Sicherstellung eines einheitlichen und professionellen Auftretens des Vorstandsbereichs.

Dokumenten-, Informations- und Wissensmanagement:

• Pflege und Weiterentwicklung strukturierter Ablage-, Akten- und Dokumentationssysteme.
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, Entscheidungen und Beschlüssen.
• Vertrauliche Verwaltung von Vorstandsunterlagen.
• Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen im Vorstandsbereich.

Eine Änderung bzw. Anpassung der Aufgaben entsprechend des Qualifikations- und Kompetenzprofils der Bewerberinnen und Bewerber bleibt vorbehalten.

Corporate Benefits:

• 30 Tage Urlaub/Jahr (basierend auf einer 5-Tage-Woche); ab 2027: 31 Tage/Jahre sowie ein Zeit-statt-Geld-Wahlmodell (Umwandlung der Jahressonderzahlung in bis zu drei zusätzliche Urlaubstage, Antragstellung in 2026, die zusätzlichen Urlaubstage können erst ab 2027 genommen werden).
• Zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester sowie arbeitsfrei an Rosenmontag.
• Dienstregelung für Brückentage.
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitmodell) bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39,00 Stunden (Tarifbeschäftigte) bzw. 41,00 Stunden (Beamtinnen und Beamte).
• Freizeitausgleich für geleistete Überstunden.
• Teilzeitbeschäftigung, sofern keine betrieblichen Gründe entgegenstehen.
• Möglichkeit der mobilen Arbeit in abstimmbaren Umfang.
• Einfache Wiedereingliederung nach längeren Abwesenheiten (z.B. Elternzeit).

Sonderurlaub für besondere persönliche Anlässe gem. § 29 TVöD. Gleichberechtigung und Diversität - Vorurteilsfreies Arbeitsumfeld und vielfältige Beschäftigungsstruktur.

Standortattraktivität - Leverkusen als Großstadt mit günstiger Anbindung zu umliegenden Metropolen wie Köln und Düsseldorf.

Nachhaltige Mobilitätsangebote:

• Moderner Pool an Elektrofahrzeugen und E-Bikes für Dienstfahrten.
• Kostenloses Deutschlandticket (nach Wahl).
• Kostenlose Parkplätze an den Standorten Borsigstraße und Marie-Curie-Straße.
• Jobrad (Dienstrad) zu günstigen Konditionen für dienstliche und private Nutzung (nach der Probezeit, gilt nicht für befristete Arbeitsverhältnisse).